北京市人事档案管理制度

PAGE北京市人事档案管理制度一、总则（一）目的为加强北京市人事档案管理，维护人事档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥人事档案在人才选拔、任用、培养、考核等方面的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于北京市行政区域内的各类机关、企事业单位、社会团体以及其他组织（以下统称“单位”）和与之建立人事关系的个人。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实可靠，如实反映个人的经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：人事档案应全面、系统地收集个人在各个方面的资料，确保档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对人事档案内容予以保密，防止档案信息泄露。4.动态管理原则：根据个人情况的变化，及时更新和完善人事档案内容，保持档案的时效性。二、人事档案管理机构及职责（一）管理机构1.单位人事部门：负责本单位人事档案的日常管理工作，指定专人负责档案的收集、整理、保管、查阅等具体事务。2.北京市人才服务机构：受单位委托，负责部分单位人事档案的集中管理和服务工作，提供档案整理、数字化、存储、查阅等一站式服务。（二）职责分工1.单位人事部门职责制定和完善本单位人事档案管理制度，并组织实施。负责收集、鉴别、整理本单位员工的人事档案材料，确保档案材料的真实性和完整性。按照规定及时将员工的人事档案材料移交至北京市人才服务机构或本单位档案管理部门。办理员工人事档案的查阅、借阅、转递等手续，严格遵守档案管理规定，确保档案安全。定期对本单位人事档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。2.北京市人才服务机构职责贯彻执行国家和本市有关人事档案管理的法律法规和政策规定，制定相应的管理制度和操作规程。接收、保管委托单位移交的人事档案，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理。为委托单位提供人事档案查阅、借阅、出具证明等服务，确保服务质量和效率。负责对档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理水平。定期向委托单位反馈人事档案管理情况，接受监督检查。三、人事档案内容及分类（一）履历材料1.个人基本情况登记表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、参加工作时间、工作单位、职务等信息。2.履历表，记录个人的学习经历、工作经历、任职经历等详细情况。3.自传，个人对自己成长经历、思想变化、工作表现等方面的自我描述。（二）自传材料1.入党、入团申请书，表明个人政治追求和思想觉悟。2.转正申请书，记录个人在党团组织中的成长历程。3.政治历史情况的审查材料，包括对个人政治历史问题的调查、结论等。（三）考核材料1.年度考核登记表，记录个人年度工作表现、考核结果等情况。2.任职期满考核材料，对个人在任职期间的工作业绩、能力水平等进行全面评价。3.专项考核材料，如对个人某项工作任务完成情况的考核、对个人参加培训学习效果的考核等。（四）学历学位材料1.学历证书、学位证书复印件，证明个人的学历和学位水平。2.学籍档案资料，包括入学登记表、成绩单、毕业生登记表等，反映个人在校学习情况。3.学历学位认证材料，对学历学位的真实性进行认证的相关文件。（五）培训材料1.参加各类培训的结业证书、培训鉴定表等，记录个人参加培训的情况和学习成果。2.培训计划、培训总结等材料，反映单位对员工培训的组织和实施情况。（六）职业资格证书材料1.各类职业资格证书复印件，如专业技术资格证书、职业技能等级证书等。2.职业资格考试报名登记表、成绩合格证明等相关材料。（七）党团材料1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表等党员档案材料。2.入团志愿书、入团申请书、团员登记表等团员档案材料。3.党团组织关系介绍信、证明等材料。（八）奖励材料1.个人获得的各类奖励证书、表彰决定等，包括国家级、省部级、市级、单位级奖励。2.奖励审批表，详细记录奖励的原因、过程和结果。（九）处分材料1.个人受到的党纪、政纪处分决定、通报批评等文件。2.处分审批表，说明处分的依据、程序和结果。（十）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资条等工资相关材料，反映个人工资待遇的变化情况。2.任免文件、任职通知等，记录个人职务的任免情况。3.出国（境）审批表、护照复印件等出国（境）相关材料。（十一）其他可供组织参考的材料1.个人工作总结报告、述职报告等，展示个人的工作业绩和能力水平。2.个人荣誉称号、先进事迹材料等，体现个人在工作、社会活动等方面的突出表现。3.其他与个人人事档案相关的重要材料，如体检报告、专业技术成果证明等。四、人事档案的收集与整理（一）收集1.单位人事部门应定期收集员工的人事档案材料，确保档案材料的及时更新。收集范围包括但不限于员工个人提交的材料、单位内部产生的考核材料、培训材料、奖励处分材料等。2.对于新入职员工，应在入职一个月内收集其完整的人事档案材料，包括学历学位证书、身份证复印件、就业报到证、劳动合同等。3.员工因工作调动、晋升、奖惩等原因产生的新档案材料，应在相关手续办理完毕后及时收集归档。（二）鉴别1.对收集到的人事档案材料进行认真鉴别，确保材料的真实性、完整性和有效性。鉴别内容包括材料的内容是否真实、手续是否齐全、格式是否规范等。2.对于不符合要求的档案材料，应及时与相关部门或人员沟通核实，要求补充或更正。对于虚假材料，应予以剔除，并按照有关规定进行处理。（三）整理1.按照人事档案内容分类标准，对鉴别后的档案材料进行分类整理。同一类材料应按照时间顺序排列，不同类材料之间应保持相对独立。2.对每份档案材料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号方式可采用“年份+流水号”的形式，如“2023001”表示该档案材料是2023年收集整理的第1份材料。3.制作档案目录，目录应清晰反映档案材料的分类、编号、名称、日期等信息，便于查阅和检索。档案目录应一式两份，一份装订在档案内，一份单独成册作为索引。五、人事档案的保管（一）保管要求1.单位应设立专门的人事档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等安全防护设施，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.人事档案应采用专用档案柜存放，档案柜应坚固耐用，便于分类存放和查找。档案应按照类别、年度、编号顺序依次排列，存放整齐有序。（二）档案数字化1.单位应积极推进人事档案数字化工作，将纸质档案内容进行扫描录入，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案内容一致，确保档案信息的真实性和完整性。2.电子档案应采用安全可靠的存储设备进行备份，备份设备应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。3.建立电子档案查阅、借阅、使用等管理制度，严格控制电子档案的访问权限，确保电子档案信息安全。（三）档案定期检查1.单位人事部门应定期对人事档案进行检查，检查内容包括档案材料的完整性、准确性、安全性等。检查周期为每年一次，特殊情况可随时进行检查。2.对检查中发现的问题，应及时进行整改。如发现档案材料有损坏、丢失等情况，应及时采取补救措施，确保档案的完整性。3.建立档案检查记录档案，记录每次检查的时间、内容、发现的问题及整改情况等，以备查阅。六六、人事档案的查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅人事档案的，应填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经单位人事部门负责人批准。2.查阅人事档案应在指定的档案查阅室进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅室。查阅时应使用专用的查阅工具，不得在档案材料上涂改、圈划、抽取、撤换等。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《人事档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅人事档案的，应填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、借阅范围等，并经单位人事部门负责人和主管领导批准。2.借阅人事档案应严格按照批准的借阅范围和期限进行，不得擅自扩大借阅范围或延长借阅期限。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的人事档案，不得转借他人，不得在档案上批注、污损、拆换等。借阅期满后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）查阅、借阅限制1.涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案材料，未经本人同意或相关部门批准，不得查阅和借阅。2.正在接受审查或调查的人员档案，在审查或调查期间，除审查或调查机关外，其他单位和个人不得查阅和借阅。3.人事档案管理人员不得查阅本人及直系亲属的人事档案。七、人事档案的转递（一）转递条件1.员工因工作调动、辞职、退休、升学、出国（境）定居等原因，需要转递人事档案的，单位应按照规定办理档案转递手续。2.转递人事档案应确保档案材料完整、准确、安全，不得扣留或故意拖延转递时间。（二）转递程序1.转出单位人事部门应填写《人事档案转递通知单》，详细注明档案转递原因、转递单位、转递档案内容等信息，并加盖单位公章。2.将《人事档案转递通知单》及档案材料一并密封，通过机要交通或专人送取的方式转递至接收单位。严禁个人自带档案转递。3.接收单位收到档案后，应认真核对档案材料是否齐全、完整，档案内容与《人事档案转递通知单》是否一致。如发现问题，应及时与转出单位联系沟通，协商解决。4.接收单位在确认档案无误后，应在《人事档案转递回执》上签字盖章，并及时将回执返回转出单位。（三）特殊情况处理1.因特殊原因无法通过机要交通或专人送取方式转