河北省机关单位档案制度

PAGE河北省机关单位档案制度一、总则（一）目的为加强河北省机关单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在机关工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本省机关单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河北省各级党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关以及各民主党派和工商联机关等各类机关单位（以下统称机关单位）的档案管理工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则机关单位应建立健全档案管理工作体制，实行统一领导，明确档案管理部门的职责，分级负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.完整准确、系统安全原则确保档案内容的完整性和准确性，保持档案之间的有机联系，实现档案的系统化管理。同时，采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则档案管理工作应充分考虑机关工作的实际需求，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为机关各项工作提供及时、有效的档案信息支持。二、档案管理机构与人员（一）管理机构1.机关单位应设立专门的档案管理部门，负责本单位档案工作的统筹规划、组织协调和具体实施。档案管理部门应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。2.档案管理部门的设置应与机关单位的规模和档案管理工作的实际需要相适应，可根据工作职能分为综合档案室、专门档案室等。综合档案室负责集中管理机关单位的各类档案；专门档案室可根据工作需要，设立文书档案、人事档案、财务档案、基建档案等专门档案管理科室，分别负责相应类型档案的管理工作。（二）人员配备1.机关单位应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉机关工作业务，具备较强的责任心和保密意识。2.档案管理人员应保持相对稳定，确需调整岗位时，应做好档案管理工作的交接手续，确保档案管理工作的连续性。3.机关单位应加强对档案管理人员的培训和考核，定期组织业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。对在档案管理工作中表现突出的人员，应给予表彰和奖励；对违反档案管理规定的人员，应依法依规追究责任。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.机关单位在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，包括收文、发文、会议文件、工作计划、总结、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案、基建档案等，均应纳入档案收集范围。2.机关单位应根据国家和本省有关档案管理的规定，结合本单位工作实际，制定具体的档案收集范围细则，明确各类档案的收集内容和要求。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。2.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应实行同步收集，确保档案的完整性和准确性。3.机关单位应定期对文件材料进行清理，对已办理完毕、具有保存价值的文件材料及时移交档案管理部门，不得擅自留存或销毁。（三）整理原则1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案整理应按照国家和本省有关档案分类标准进行，一般采用年度机构（问题）保管期限的分类方法，对档案进行分类、编号、编目等整理工作。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度将文件材料进行分类，同一年度的文件材料按照机构（问题）进行分类，不同机构（问题）的文件材料分别整理。对每份文件材料进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于查找和管理。编制文件目录，文件目录应包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，确保目录信息准确、完整。对整理好的文件材料进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。2.人事档案整理按照干部人事档案管理的有关规定，对人事档案进行分类整理，包括履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料等。对每份人事档案材料进行编号，编号应与档案管理系统中的编号一致，确保档案信息的准确录入和查询。编制人事档案目录，目录应包括材料名称、材料形成时间、材料份数等项目，便于档案的查阅和统计。3.财务档案整理按照会计档案管理的有关规定，对财务档案进行分类整理，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告、税务报表等。对每份财务档案材料进行编号，编号应按照年度和类别进行编制，确保档案的系统性和完整性。编制财务档案目录，并按照档案保管期限进行分类存放，便于财务档案的查阅和审计工作。4.基建档案整理按照基本建设项目档案管理的有关规定，对基建档案进行分类整理，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。对每份基建档案材料进行编号，编号应与项目建设的各个环节相对应，确保档案的准确性和完整性。编制基建档案目录，并按照项目建设阶段进行分类存放，便于基建档案的查阅和项目管理。四、档案的保管（一）保管场所1.机关单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、防火设备、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等，满足档案保管的实际需要。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量准确、存放有序。对发现的问题应及时采取措施进行处理，如修复、更换档案装具等。2.对电子档案应进行备份管理，备份存储介质应与档案原件分开存放，并定期进行检查和更新，确保电子档案的安全性和完整性。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储、专人保管等，确保档案的安全。4.档案库房应建立严格的出入库登记制度，档案管理人员应认真填写出入库登记表，记录档案的出入库时间、名称、数量、去向等信息，确保档案的流转可追溯。（三）保管期限1.机关单位应根据档案的重要程度、形成规律和特点，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。2.对涉及党和国家机密的档案，应按照国家有关保密规定确定保管期限，确保机密档案的安全。对保管期限已满的档案，应按照国家和本省有关档案鉴定销毁的规定进行鉴定和销毁。五、档案的利用（一）利用原则1.机关单位应遵循依法依规、方便利用的原则，积极为机关各项工作提供档案信息服务。2.档案利用应严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息的安全，防止档案信息的泄露。（二）利用范围1.机关单位内部工作人员因工作需要，可查阅、借阅本单位的档案。查阅、借阅档案应填写档案利用登记表，注明利用目的、内容、期限等信息，并经档案管理部门负责人批准。2.外单位因工作需要查阅、借阅机关单位档案的，应持有单位介绍信，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等信息，并经机关单位分管领导批准。查阅、借阅重要档案的，还应经机关单位主要领导批准。3.档案利用应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印、摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。（三）利用方式1.查阅利用机关单位内部工作人员和外单位人员可根据需要查阅档案原件或档案目录。查阅档案时，档案管理人员应提供必要的协助，确保查阅工作的顺利进行。2.借阅利用借阅档案应严格按照规定办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、污损、丢失档案。借阅期限届满，借阅人员应及时归还档案。3.档案信息开发利用机关单位应积极开展档案信息开发利用工作，通过编写档案参考资料、举办档案展览、提供档案咨询服务等方式，为机关工作和社会发展提供有价值的档案信息产品。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织机关单位应成立档案鉴定工作领导小组，由分管领导担任组长，档案管理部门负责人和相关业务部门负责人为成员。档案鉴定工作领导小组负责组织开展档案鉴定工作，制定档案鉴定标准和工作方案，对档案的保管期限进行审查和调整。（二）鉴定标准1.档案鉴定应依据国家和本省有关档案鉴定的规定，结合机关单位工作实际，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确定档案的保存价值。2.对反映机关主要职能活动、历史面貌、重要决策、重大事件等具有重要查考利用价值的档案，应列为永久保管；对在一定时期内具有查考利用价值的档案，可列为定期保管；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门应定期对保管期限已满的档案进行清理，提出档案鉴定意见，填写档案鉴定审批表，报档案鉴定工作领导小组审核。2.档案鉴定工作领导小组应组织相关人员对档案鉴定意见进行审查，必要时可征求有关部门和专家的意见。经审查同意销毁的档案，应在档案鉴定审批表上签署意见，并报机关单位分管领导批准。3.对批准销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。档案销毁清册应一式两份，并由档案管理部门和监销人员签字确认。（四）销毁方式1.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，一般采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁工作应在档案管理部门和监销人员的共同监督下进行，监销人员应对销毁过程进行全程监督，确保销毁工作符合规定要求。销毁工作完成后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。七、档案信息化建设（一）建设目标机关单位应积极推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）建设内容1.档案管理系统建设机关单位应建立档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，方便档案管理人员操作和利用。2.档案数字化加工机关单位应按照国家和本省有关档案数字化的规定，对重要档案和利用率较高的档案进行数字化加工，将纸质档案转化为电子档案，实现档案信息的长期保存和便捷利用。3.档案信息资源共享机关单位应加强档案信息资源共享平台建设，实现与其他机关单位、社会组织之间的档案信息共享，促进档案信息资源的有效利用。（三）建设要求1.档案信息化建设应遵循国家有关信息化建设的标准和规范，确保档案信息系统的安全可靠。2.机关单位应加强对档案信息化建设的投入，配备必要的硬件设备和软件系统，保障档案信息化建设工作的顺利开展。3.档案管理人员应具备一定的信息化技能，能够熟练操作档案管理系统和相关设备，确保档案信息化管理工作的正常运行。八、监督与检查（一）监督检查主体1.机关单位应建立健全档案管理监督检查制度，定期对本单位的档案管理工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。2.上级档案行政管理部门应加强对下级机关单位档案管理工作的监督检查，对违反档案管理规定的行为依法依规进行处理。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况，包括档案收集整理、保管利用、鉴定销毁、信息化建设等方面的制度落实情况。2.档案管理机构和人员的配备情况，档案管理人员的业务水平和工作责任心。3.档案库房的安全保管情况，包括防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等措施的落实情况。4.档案信息化建设情况，包括档案管理系统的运行情况、档案数字化加工质量、档案信息资源