交通局工程档案管理制度

PAGE交通局工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强交通局工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为交通工程建设、维护、管理及相关决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于交通局负责实施或监管的各类交通工程项目档案管理，包括公路、桥梁、隧道、港口、航道等建设项目。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档规范》等相关法律法规及行业标准制定。（四）管理原则1.集中统一管理原则：交通局工程档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.全程跟踪原则：档案管理贯穿工程建设全过程，从项目立项、设计、施工到竣工验收等各环节，均应同步做好档案收集、整理和归档工作。3.真实准确原则：工程档案应如实反映工程建设实际情况，数据准确、内容完整，严禁虚假和不实信息。4.便于利用原则：档案管理应便于查询和利用，提高档案的使用价值，为工程建设和管理提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善交通局工程档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各工程项目建设单位的档案管理工作。3.负责接收、整理、保管和统计交通局工程档案，建立档案数据库，实现档案信息化管理。4.负责组织档案的鉴定、销毁等工作。5.负责提供档案查阅、借阅服务，积极开发档案信息资源。（二）工程项目建设单位职责1.建立健全本单位工程档案管理工作机制，明确档案管理责任人。2.负责收集、整理、归档本工程项目建设过程中形成的各类文件资料，确保档案的完整、准确和系统。3.按照档案管理要求，定期向交通局档案管理部门移交工程档案。4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。5.负责本单位档案管理工作的自查自纠，及时整改存在的问题。（三）项目负责人职责1.对本项目档案管理工作负总责，确保档案管理工作与工程建设同步推进。2.协调解决档案管理工作中存在的问题，保障档案管理工作所需的人员、经费和设备等条件。3.审核项目档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案督促整改。（四）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责。2.负责本单位工程文件资料的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案质量。3.及时将整理好的档案移交本单位档案管理部门，并办理交接手续。4.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等服务工作。三、工程文件材料的形成与收集（一）文件材料形成要求1.工程项目建设过程中，各参建单位应按照国家和行业有关规定，及时形成各类文件材料。文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。2.工程文件材料应使用规范的文件格式，如纸质文件应符合A4幅面要求，电子文件应采用通用的办公软件格式或行业标准格式。（二）文件材料收集范围1.立项文件：项目建议书、可行性研究报告、项目批复等。2.设计文件：初步设计、施工图设计文件及设计变更文件等。3.施工文件：施工组织设计、施工技术交底、工程测量记录、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量检验评定记录等。4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.设备文件：设备采购合同、设备安装调试记录、设备验收文件等。6.竣工验收文件：竣工验收报告、工程质量保修书、竣工决算报告等。7.其他文件：工程建设过程中的会议纪要、来往信函、声像资料等。（三）文件材料收集程序1.各参建单位应明确专人负责文件材料的收集工作，按照档案管理要求，及时收集本单位在工程建设过程中形成的各类文件材料。2.对于外来文件，如上级部门的批复、设计变更通知等，应及时签收、登记，并分发至相关部门和人员。3.在工程建设过程中，各参建单位应定期对文件材料进行清理和核对，确保文件材料的完整性和准确性。四、工程档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.分类科学、组卷合理、编目规范，确保档案的系统性和规范性。（二）整理方法1.分类：按照工程项目的不同阶段和文件材料的性质，将工程档案分为立项文件、设计文件、施工文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等类别。2.组卷：同一类别的文件材料按照其形成时间顺序或重要程度进行组卷，每卷厚度不宜超过20mm。卷内文件应排列有序，采用统一的卷内目录格式进行编号和登记。3.编目：编制档案案卷封面、卷内目录、备考表等，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。档案编号应按照统一的编号规则编制，确保档案编号的唯一性和系统性。（三）归档要求1.工程项目建设单位应在工程竣工验收后[X]个月内，将整理好的工程档案移交交通局档案管理部门。2.移交档案时，应编制档案移交清单，注明档案的名称、数量、卷号等信息，并双方签字确认。3.档案管理部门应对移交的工程档案进行审核，对不符合要求的档案，应及时通知建设单位进行整改，直至符合要求为止。五、工程档案的保管与利用（一）保管条件1.交通局档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。(二)保管期限1.工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映交通工程建设基本面貌、对交通事业发展有长远利用价值的档案，如项目立项文件、可行性研究报告、重要的设计文件、竣工验收报告等，应永久保管。3.长期保管：对交通工程建设有重要查考利用价值的档案，如施工过程中的重要技术文件、监理文件等，保管期限为[X]年。4.短期保管：对交通工程建设有一般查考利用价值的档案，如一般性的会议纪要、来往信函等，保管期限为[X]年。（三）档案利用1.交通局内部各部门因工作需要查阅工程档案时，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位查阅工程档案时，应持单位介绍信，经交通局档案管理部门负责人批准，并办理查阅登记手续后，方可查阅。查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.档案管理人员应根据查阅申请，及时提供档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。4.如需借阅档案，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。六、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.交通局档案管理部门应定期组织工程档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员等。2.档案鉴定小组负责对到期的工程档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定依据1.依据国家和行业有关档案保管期限的规定，结合交通局工程档案的实际情况，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，应及时进行销毁，确保档案库房的整洁和档案管理的高效。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组对到期档案进行逐卷审查，根据档案的内容、价值和保管期限等因素，提出存毁意见。2.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清单，注明档案的名称、数量、卷号等信息，并经档案鉴定小组组长签字确认。3.档案销毁清单经交通局分管领导批准后，方可进行档案销毁工作。（四）销毁方式1.档案销毁应采用安全、有效的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁时，应指定专人负责监督，销毁过程应进行详细记录，记录内容包括销毁日期、档案名称、数量、销毁方式等信息。3.档案销毁记录应与档案销毁清单一并保存，以备查考。七、工程档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立交通局工程档案管理信息系统，实现工程档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，实现工程档案的远程查阅和共享，为交通工程建设和管理提供便捷的信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质工程档案进行数字化扫描，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。数字化扫描应采用高分辨率扫描设备，扫描图像应清晰、完整，符合档案管理要求。2.档案数据库建设：建立工程档案数据库，将数字化档案信息录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。档案数据库应具备完善的检索、查询、统计等功能，方便档案管理人员和利用人员使用。3.信息安全管理：加强工程档案信息化管理的信息安全防护，采取数据备份、加密存储、用户认证等措施，确保档案信息的安全可靠。定期对档案管理信息系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。（三）信息化管理流程1.档案数字化流程：档案管理人员按照档案整理要求，对纸质档案进行分类、编号、编目等处理，然后进行数字化扫描。扫描后的电子档案应进行图像处理、数据挂接等操作，确保电子档案的质量和可用性。2.档案信息录入流程：档案管理人员将数字化档案信息录入工程档案数据库，录入过程中应认真核对档案信息，确保录入数据的准确性和完整性。录入完成后，应对录入数据进行审核，审核通过后的数据方可正式存入数据库。3.档案利用流程：利用人员通过档案管理信息系统查询所需档案信息，档案管理人员根据查询结果，为利用人员提供档案查阅、借阅等服务。利用人员如需下载档案，应按照系统规定的权限进行操作，确保档案信息的安全。八、监督与检查（一）监督检查主体交通局档案管理部门负责对各工程项目建设单位的工程档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况。2.文件材料的形成、收集、整理和归档情况。3.档案的保管和利用情况。4.档案信息化管理情况。（三）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门每年定期对各工程项目建设单位的档案管理工作进行检查，检查结果进行通报。2.不定期抽查：档案管理部门根据工作需要，不定期对各工程项目建设单位的档案管理工作进行抽查，及时发现和解决存在的问题。3.专项检查：针对工程建设过程中的重点环节或档案管理工作中存在的突出问题，档案管理部门组织专项检查，确保档案管理工作规范有序。（四）问题整改1.对于监督检查