中学档案室档案管理制度

PAGE中学档案室档案管理制度一、总则（一）目的为加强中学档案室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、管理及各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校档案室各类档案的管理，包括但不限于教学档案、行政档案、学生档案、教师业务档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则本校档案室对全校各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容应真实反映学校各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则全面收集、整理学校在各个方面形成的档案材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查询、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置学校设立独立的档案室，配备专业的档案管理人员，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善本校档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理全校各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、征集、鉴定、销毁等工作，确保档案的质量和安全。4.建立档案检索系统，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。5.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。6.负责向学校各部门提供档案信息服务，积极开展档案编研工作，为学校的决策和各项工作提供参考依据。7.加强与上级档案管理部门及其他相关单位的联系与沟通，及时了解档案管理的新政策、新要求，不断提高本校档案管理水平。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案材料的齐全、完整、准确。2.按照学校档案管理制度的要求，定期将整理好的档案移交档案室。3.协助档案室做好档案的查询、借阅等工作，及时提供所需档案材料。4.接受档案室的业务指导和培训，不断提高自身的档案管理业务水平。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.教学档案包括教学计划、教学大纲、教案、课件、试卷、成绩册、教学总结、教学研究成果等。2.行政档案包括学校行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、统计报表、人事档案、财务档案等。3.学生档案包括学生学籍档案、综合素质评价档案、奖惩记录、毕业档案等。4.教师业务档案包括教师个人基本情况、教学工作量、教学成果、科研成果、培训记录、考核评价等。5.学校基本建设档案包括校园规划、建设项目审批文件、工程图纸、竣工验收报告等。6.其他档案学校在招生、就业、对外交流、文化活动等方面形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续齐全。3.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的可读性和完整性。（三）归档时间1.教学档案应在每学期末或课程结束后及时归档。2.行政档案应在文件办理完毕后一周内归档。3.学生档案应在学生毕业或离校后一个月内归档。4.教师业务档案应在每年年底前归档。5.学校基本建设档案应在项目竣工验收后三个月内归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员对收集到的档案材料进行初步整理，按照档案分类方案进行分类、编号、编目。2.将整理好的档案材料移交档案室，档案室档案管理人员进行审核、验收，对不符合要求的档案材料退回原部门重新整理。3.档案室档案管理人员对审核合格的档案材料进行装订、上架，并录入档案管理系统，建立档案数据库。四、档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（二）分类方法本校档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。1.年度按照文件材料形成的年度进行分类，不同年度的文件材料分别整理。2.机构（问题）按照学校内部机构设置或问题性质进行分类，如教学、行政、学生、教师等。3.保管期限根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种保管期限。（三）整理要求1.对每份档案材料进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。2.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保目录准确、清晰。3.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，保持档案的完整性。4.对电子档案进行整理时，应按照电子文件管理的相关规定进行分类、编号和存储，确保电子档案的可读性和可用性。五、档案的编目与检索（一）编目要求1.编制档案目录时，应使用统一的格式和字体，确保目录的规范性和美观性。2.档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容，便于档案的查询和利用。3.对重要档案应编制专题目录，如教学成果目录、科研项目目录等，提高档案的检索效率。（二）检索工具1.建立纸质档案目录索引，包括全宗指南、分类目录、专题目录等，方便档案管理人员和利用者查找档案。2.开发档案管理信息系统，实现档案的数字化检索。档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能，提高档案管理的信息化水平。3.定期对档案检索工具进行更新和维护，确保检索工具的准确性和完整性。六、档案的保管与保护（一）保管条件1.档案室应配备必要的数据存储设备，如服务器、磁盘阵列等，确保电子档案的安全存储。2.档案室应安装防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如消防器材、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘、吸尘器等，确保档案的安全保管。3.档案室应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管期限划分1.永久保管的档案凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如学校章程、重要会议记录、重大改革方案、机构演变、人事任免、财务预决算等档案。2.长期保管的档案凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为30年。如教学计划、教学大纲、教案、学生学籍档案等档案。3.短期保管的档案凡是反映学校一般性工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为10年。如一般性的行政文件、临时性的统计报表等档案。（三）档案的定期检查1.档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化、利用情况等。每月进行一次局部检查，及时发现和处理档案保管中存在的问题。2.检查内容包括档案的完整性、准确性、系统性，档案的载体状况，档案的保管环境等。对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、更换防虫药、调整温湿度等。3.建立档案检查记录，详细记录检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及处理情况等，确保档案检查工作的规范化和制度化。（四）档案的安全保护措施1.严格执行档案借阅制度，对借阅档案的人员进行登记，明确借阅期限和归还时间，确保档案按时归还。2.加强对档案管理人员的安全教育，提高档案管理人员的安全意识和防范能力。3.制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够迅速、有效地保护档案的安全。4.对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围，确保档案信息不泄露。七、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理、高效的原则，确保档案信息的安全和合法使用。2.积极主动地为学校各项工作提供档案信息服务，充分发挥档案的利用价值。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案室查阅档案，档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案材料，并做好查阅登记工作。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。档案管理人员应根据借阅申请表的内容，提供相应的档案材料，并与借阅者签订档案借阅协议，明确借阅期限、归还时间、保管责任等事项。3.复制档案利用者如需复制档案材料，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理复制手续。档案管理人员应按照规定的程序和要求进行复制，并对复制件进行核对和登记。（三）利用审批1.查阅档案一般由档案利用者直接到档案室办理，无需审批。2.借阅档案应按照以下审批程序进行：借阅者填写档案借阅申请表，详细说明借阅目的、借阅期限等内容。所在部门负责人对借阅申请表进行审核，签字同意后报档案室。档案室档案管理人员对借阅申请表进行审批，对符合借阅条件的，办理借阅手续；对不符合借阅条件的，应向借阅者说明原因。3.复制档案应按照以下审批程序进行：复制者填写档案复制申请表，注明复制内容、复制用途等。所在部门负责人对复制申请表进行审核，签字同意后报档案室。档案室档案管理人员对复制申请表进行审批，对涉及保密内容的档案复制，应报学校保密工作部门审批。（四）利用期限与归还1.档案借阅期限一般不超过两周，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案室提出申请，经批准后方可延长。2.借阅者应按时归还档案，如因特殊原因不能按时归还的，应提前向档案室说明情况，并办理续借手续。3.借阅者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅者的责任。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.严格按照国家有关档案鉴定的标准和规定进行鉴定，确保档案鉴定工作的合法性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成。档案鉴定工作小组负责对本校档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映学校的主要职能活动和基本历史面貌，是否对学校、国家和社会具有保存价值。2.档案的形成时间、来源、形式、载体等是否符合档案管理的要求。3.档案的保管状况是否良好，是否存在破损、褪色、霉变等情况。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、