文件记录及档案管理制度

PAGE文件记录及档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织文件记录及档案管理，确保文件记录的完整性、准确性、系统性和安全性，提高工作效率，为公司/组织的决策、运营和发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位在工作过程中形成的各类文件记录及档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门或指定专人负责文件记录及档案的集中统一管理，确保各类文件记录及档案的完整性和系统性。2.分类分级管理原则：根据文件记录及档案的来源、内容、性质和用途等进行分类分级管理，便于查找、利用和保管。3.真实准确原则：文件记录及档案应如实反映公司/组织的工作活动和业务情况，确保其真实性和准确性。4.安全保密原则：加强文件记录及档案的安全保密措施，防止文件记录及档案的丢失、损坏、泄露和篡改。5.便于利用原则：文件记录及档案的管理应便于公司/组织内部各部门、各岗位的查阅和利用，提高工作效率。二、文件记录及档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织文件记录及档案管理制度。2.负责公司/组织各类文件记录及档案的收集、整理、归档、保管、查阅和利用等工作。3.定期对公司/组织的文件记录及档案进行清查和盘点，确保文件记录及档案的完整性和准确性。4.对公司/组织各部门的文件记录及档案管理工作进行指导和监督，定期组织培训和考核。5.负责公司/组织档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化和智能化。6.做好公司/组织档案的安全保密工作，制定安全保密制度，采取必要的安全保密措施，防止档案信息泄露。（二）各部门职责1.负责本部门文件记录的收集、整理、保管和移交等工作，确保文件记录的完整性和准确性。2.按照公司/组织文件记录及档案管理制度的要求，定期将本部门的文件记录移交档案管理部门归档。3.配合档案管理部门做好文件记录及档案的查阅和利用工作，提供必要的协助和支持。4.负责本部门档案信息的安全保密工作，对涉及公司/组织机密的文件记录及档案进行严格管理。（三）文件记录及档案管理人员职责1.认真履行岗位职责，严格遵守文件记录及档案管理制度，做好文件记录及档案的管理工作。2.负责文件记录及档案的收集、整理、归档、保管、查阅和利用等具体工作，确保文件记录及档案的质量和安全。3.定期对文件记录及档案进行清查和盘点，及时发现和处理问题，确保文件记录及档案的完整性和准确性。4.积极参加档案管理培训和学习，不断提高业务水平和综合素质。5.保守公司/组织机密，不得泄露文件记录及档案的内容。三、文件记录及档案的分类与编号（一）文件记录分类1.行政文件：包括公司/组织的章程、制度、规定、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.业务文件：包括公司/组织在经营管理、市场营销、财务管理、人力资源管理、质量管理等业务活动中形成的文件记录。3.技术文件：包括公司/组织的产品设计图纸、工艺文件、技术标准、技术报告、技术总结等。4.合同协议：包括公司/组织与客户、供应商、合作伙伴等签订的各类合同协议。5.财务文件：包括公司/组织的财务报表、会计凭证、审计报告、税务文件等。6.人事文件：包括公司/组织的员工档案、劳动合同、薪酬福利文件、培训记录等。7.其他文件：包括公司/组织在其他工作活动中形成且不属于上述分类的文件记录。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，确保每个档案都有唯一的编号。2.档案编号采用分类编号法，按照文件记录的分类进行编号。具体编号规则如下：一级分类代码：用大写字母表示，如行政文件用“A”表示，业务文件用“B”表示，技术文件用“C”表示，合同协议用“D”表示，财务文件用“E”表示，人事文件用“F”表示，其他文件用“G”表示。二级分类代码：在一级分类代码后用两位数字表示，如行政文件中的制度规定用“A01”表示，通知用“A02”表示。顺序号：在二级分类代码后用四位数字表示，如“A010001”、“A020002”等，按照文件记录形成的时间顺序依次编号。3.档案编号应在文件记录形成时及时编制，并在文件记录的首页或封面显著位置标注。四、文件记录及档案的收集与整理（一）文件记录收集1.各部门应指定专人负责文件记录的收集工作，确保文件记录的及时、完整收集。2.文件记录收集范围包括本部门在工作过程中形成的各类文件记录，以及从外部接收的与本部门工作相关的文件记录。3.文件记录收集应遵循全面、准确、及时的原则，确保文件记录的完整性和准确性。对于重要文件记录，应进行原件收集；对于无法收集原件的，应收集复印件，并注明原件保存地点和保管人。4.各部门应定期对收集的文件记录进行整理和汇总，形成文件记录清单，并将清单报送档案管理部门备案。（二）文件记录整理1.档案管理部门负责对各部门报送的文件记录进行整理。整理工作应按照文件记录的分类和编号要求进行，确保文件记录的系统性和规范性。2.文件记录整理应包括文件记录的分类、排序、编目、装订等工作。对于纸质文件记录，应按照一定的顺序进行排列，编制文件记录目录，并进行装订；对于电子文件记录，应按照规定的格式和命名规则进行存储和管理。3.在文件记录整理过程中，应认真核对文件记录的内容和格式，确保文件记录完整、准确、清晰。对于不符合要求的文件记录，应及时与相关部门或人员沟通，进行补充、修改或完善。五、文件记录及档案的归档与保管（一）文件记录归档1.各部门应按照公司/组织文件记录及档案管理制度的要求，定期将整理好的文件记录移交档案管理部门归档。归档时间一般为每年的[具体时间]。2.档案管理部门在接收各部门移交的文件记录时，应认真核对文件记录的清单和内容，确保文件记录的完整性和准确性。对于不符合要求的文件记录，应退回原部门进行补充、修改或完善。3.文件记录归档应按照档案编号顺序进行，将同一类别的文件记录集中存放，并建立相应的档案目录和索引，便于查找和利用。（二）档案保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。档案管理人员应定期对档案库房进行检查和维护，确保档案保管环境安全可靠。3.档案管理人员应按照档案编号顺序将档案存放于档案柜或货架上，并建立档案存放位置索引，便于查找和利用。对于重要档案，应采取专柜存放、专人保管等特殊措施，确保档案的安全。4.档案管理人员应定期对档案进行清查和盘点，核对档案的数量、内容和存放位置等，确保档案的完整性和准确性。对于发现的问题，应及时进行处理，并做好记录。5.档案管理人员应做好档案的安全保密工作，严格遵守档案查阅和利用制度，防止档案信息泄露。对于涉及公司/组织机密的档案，应采取加密存储、限制访问等措施，确保档案信息安全。六、文件记录及档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅文件记录及档案，应根据工作需要，填写《文件记录及档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等内容，并经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的文件记录及档案，查阅申请人应填写《机密文件记录及档案查阅申请表》，经所在部门负责人、保密管理部门负责人和公司/组织分管领导审批后，方可到档案管理部门查阅。查阅过程中，档案管理人员应进行全程监督，查阅完毕后，查阅申请人应及时归还档案，并在《机密文件记录及档案查阅登记表》上签字确认。3.外部单位或个人查阅公司/组织文件记录及档案，应提前向公司/组织提出书面申请，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等内容，并经公司/组织分管领导审批后，方可到档案管理部门查阅。查阅过程中，档案管理人员应进行全程监督，查阅完毕后，查阅申请人应及时归还档案，并在《文件记录及档案查阅登记表》上签字确认。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《文件记录及档案查阅申请表》或《机密文件记录及档案查阅申请表》，并提交所在部门负责人审批。2.审批通过后，查阅申请人将申请表提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表内容，查找相应的文件记录及档案，并提供给查阅申请人查阅。4.查阅申请人在档案管理部门指定的地点查阅文件记录及档案，查阅过程中应遵守档案管理部门的规定，不得擅自涂改、复印、拍照、传播档案内容。5.查阅完毕后，查阅申请人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的数量和内容，并在《文件记录及档案查阅登记表》上记录查阅情况。（三）利用规定1.公司/组织内部人员因工作需要利用文件记录及档案时，应按照查阅程序办理相关手续，并在档案管理部门的监督下进行利用。利用过程中，不得擅自将档案带出档案管理部门。2.外部单位或个人利用公司/组织文件记录及档案时，如需复印、拍照、摘录等，应提前向档案管理部门提出申请，并经公司/组织分管领导审批后，方可进行。利用完毕后，应及时将复印件、照片、摘录等资料归还档案管理部门，并在《文件记录及档案利用登记表》上签字确认。3.公司/组织各部门应充分利用文件记录及档案资源，为工作决策、业务开展、项目实施等提供支持和服务。档案管理部门应定期对文件记录及档案的利用情况进行统计和分析，为公司/组织的管理和发展提供参考依据。七、文件记录及档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的文件记录及档案。2.因机构调整、业务变更等原因不再使用或已失去效力的文件记录及档案。3.经鉴定确认为重复、错误、虚假或已被替代的文件记录及档案。4.涉及公司/组织机密且已解密或已不再具有保密价值的文件记录及档案。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对档案进行清查和鉴定，确定需要销毁的文件记录及档案清单，并填写《文件记录及档案销毁申请表》。2.《文件记录及档案销毁申请表》应经档案管理部门负责人、公司/组织分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案管理部门应指定专人负责文件记录及档案的销毁工作，销毁过程中应进行全程监督，确保销毁彻底、安全。4.文件记录及档案销毁方式可采用焚烧、粉碎、电子删除等方式。对于纸质文件记录，应采用焚烧或粉碎的方式进行销毁；对于电子文件记录，应采用电子删除的方式进行销毁，并确保数据无法恢复。5.文件记录及档案销毁完毕后，档案管理人员应填写《文件记录及档案销毁登记表》，注明销毁时间、销毁方式、销毁数量等内容，并由监销人员签字确认。（三）销毁监督1.公司/组织应建立文件记录及档案销毁监督机制，对销毁过程进行全程监督。监销人员应由档案管理部门负责人或其他指定人员担任。2.监销人员应认真履行职责，监督销毁人员按照规定的程序和方式进行销毁，确保销毁工作的真实性和有效性。3.监销人员应在《文件记录及档案销毁登记表》上签字确认销毁情况，并存档备查。八、文件记录及档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织文件记录及档案管理信息系统，实现文件记录及档案的数字化、网络化和智能化管理。2.通过信息化手段，提高文件记录及档案的收集、整理、归档、保管、查阅和利用效率，降低管理成本。3.利用信息化技术，加强文件记录及档案的安全保密管理，确保档案信息安全。（二）信息化管理措施1.档案管理部门应制定文件记录及档案信息化建设规划，明确信息化建设的目标、任务、步骤和措施。2.按照信息化建设规划，逐步建立文件记录及档案管理信息系统，实现文件记录及档案的电子化存储、检索、利用和管理。3.加强档案管理人员的信息化培训，提高其信息化操作技能和业务水平，确保信息化管理工作的顺利开展。4.建立健全文件记录及档案信息化管理制度，规范信息化管理流程，确保信息化管理工作的规范化和标准化。5.加强文件记录及档案信息化安全管理，采取必要的安全防护措施，如防火墙、入侵检测、数据加密等，防止档案信息泄露和被篡改。（三）电子文件管理1.电子文件的形成、办理、传输、存储等应符合国家有关法律法规和行业标准的要求。2.电子文件应采用统一的格式和命名规则进行存储和管理，确保