档案信息化管理制度范本

PAGE档案信息化管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司档案信息化管理，提高档案管理效率和质量，确保档案信息的安全与有效利用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在档案信息化管理工作中的活动，包括档案的收集、整理、存储、检索、利用、安全管理等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案信息应真实、准确地反映公司各项业务活动的实际情况。2.完整性原则：确保档案信息的全面性和系统性，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障档案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丢失。4.便捷性原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用的效率，方便公司员工获取所需档案信息。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善档案信息化管理制度，并组织实施。指导和监督各部门的档案信息化管理工作。负责档案信息系统的建设、维护和管理。负责档案数据的收集、整理、存储和备份。负责档案信息的检索、利用和统计分析。2.各部门负责本部门档案的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案信息化管理工作，提供必要的支持和协助。按照规定权限使用档案信息系统，确保档案信息的安全和保密。二、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等，包括纸质档案、电子文件和其他载体的档案。2.公司与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.公司员工的个人档案，如人事档案、培训档案、业绩档案等。4.公司重要会议、活动形成的文件、记录、纪要等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门的档案，并确保档案的完整性和准确性。2.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行收集，确保文件的可读性和可识别性。3.档案收集过程中，应注意对档案的原始性和真实性进行保护，不得擅自修改、删除或销毁档案。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于计算机检索和信息共享。（四）整理方法1.纸质档案按照档案类别、年度、保管期限等进行分类整理。编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。对破损或褪色的档案进行修复和复制，确保档案的完整性。2.电子文件按照文件的来源、内容、时间等进行分类存储。建立电子文件索引数据库，实现电子文件的快速检索。对电子文件进行元数据管理，记录文件的背景信息、版本信息等。三、档案存储与备份（一）存储方式1.档案信息系统建立公司统一的档案信息系统，用于存储和管理各类档案信息。档案信息系统应具备完善的功能模块，包括档案录入、检索、借阅、审批、统计分析等。档案信息系统应采用安全可靠的服务器和存储设备，确保系统的稳定运行。2.存储介质对于重要的纸质档案，应采用专门的档案库房进行存储，并配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。对于电子文件，应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行备份，并定期进行数据迁移和更新。（二）存储要求1.档案存储应按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.档案存储环境应保持适宜的温度、湿度和清洁度，防止档案受损。3.对于电子文件的存储，应采用加密技术进行保护，防止数据泄露。（三）备份策略1.全量备份：定期对档案信息系统中的数据进行全量备份，确保数据的完整性。2.增量备份：在全量备份的基础上，每天对新增或修改的数据进行增量备份，减少备份数据量。3.异地备份：将备份数据存储在异地的数据中心，以防止本地数据丢失或损坏。4.备份频率：全量备份每周进行一次，增量备份每天进行一次。5.备份数据的验证：定期对备份数据进行验证，确保备份数据的可用性和完整性。四、档案检索与利用（一）检索工具1.档案目录：编制纸质和电子档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，方便用户检索。2.档案信息系统检索功能：利用档案信息系统的检索模块，通过关键词、题名、日期等条件进行快速检索。（二）检索方法1.用户可通过档案信息系统的检索界面，输入关键词或其他检索条件进行档案检索。2.对于纸质档案，可通过档案目录进行查找。3.档案管理人员应根据用户的检索需求，提供必要的帮助和指导。（三）利用流程1.申请：用户需要利用档案时，应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、数量等信息，并提交所在部门负责人审批。2.审批：部门负责人对申请表进行审批，同意后签字盖章，并将申请表提交档案管理部门。3.查阅：档案管理部门根据申请表提供档案，并安排专人负责查阅服务。用户应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或复制。4.归还：查阅完毕后，用户应及时将档案归还档案管理部门，并在档案利用登记表上签字确认。（四）利用限制1.涉及公司机密的档案，未经公司授权，不得对外提供或利用。2.档案利用应遵循档案的保管期限和利用范围，不得超期利用或违规利用。3.档案利用过程中，应注意保护档案的安全和完整，不得擅自修改、删除或销毁档案。五、档案安全管理（一）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，明确档案安全管理责任。2.制定档案安全操作规程，规范档案管理工作流程。3.加强对档案管理人员的安全培训，提高安全意识和应急处理能力。（二）安全措施1.物理安全：档案库房应安装防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案存储环境的安全。2.网络安全：档案信息系统应采取防火墙、入侵检测、加密传输等安全措施，防止网络攻击和数据泄露。3.数据安全：对档案数据进行定期备份，并采用加密技术进行存储，防止数据丢失或损坏。4.用户安全：对档案信息系统的用户进行权限管理，设置不同的访问级别，防止未经授权的访问。（三）安全检查1.定期对档案库房和档案信息系统进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。2.对安全检查中发现的问题，应及时采取措施进行整改，并记录整改情况。3.建立安全检查档案，对安全检查的结果和整改情况进行归档保存。（四）应急处理1.制定档案安全应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.定期组织档案安全应急演练，提高应急处理能力。3.发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，并及时向上级报告。六、档案信息化建设与维护（一）建设规划1.根据公司档案管理的需求和发展趋势，制定档案信息化建设规划。2.档案信息化建设规划应包括系统建设、设备采购、人员培训等方面的内容。3.档案信息化建设规划应报公司领导审批后实施。（二）系统建设1.按照档案信息化建设规划，选择合适的档案信息系统软件，并进行定制化开发。2.档案信息系统应具备完善的功能模块，包括档案录入、检索、借阅、审批、统计分析等。3.档案信息系统应与公司其他业务系统进行集成，实现数据共享和业务协同。（三）设备采购1.根据档案信息化建设的需要，采购必要的服务器、存储设备、终端设备等。2.设备采购应遵循公开、公平、公正的原则，选择质量可靠、性能稳定的产品。3.对采购的设备进行验收和调试，确保设备的正常运行。（四）人员培训1.定期组织档案管理人员参加档案信息化培训，提高业务水平和操作技能。2.培训内容包括档案信息系统的操作使用、安全管理、数据备份与恢复等方面。3.鼓励档案管理人员自主学习和探索档案信息化管理的新技术、新方法。（五）系统维护1.建立档案信息系统维护管理制度，定期对系统进行维护和升级。2.系统维护包括软件升级、数据备份与恢复、故障