广西档案馆库房管理制度

PAGE广西档案馆库房管理制度一、总则（一）目的为加强广西档案馆库房管理，确保档案的安全与完整，有效保护和利用档案资源，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规以及档案行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广西档案馆库房的各类档案存储、保管及相关管理活动。（三）基本原则1.安全第一原则确保档案实体安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。2.科学管理原则运用先进的管理理念和技术手段，提高库房管理的科学性和规范性。3.有效利用原则在保障档案安全的前提下，方便档案的查阅和利用，充分发挥档案的价值。二、库房环境管理（一）温湿度控制1.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%范围内。2.配备温湿度监测设备，实时监控库房温湿度变化，并做好记录。3.根据温湿度情况，采取相应的调控措施。当温度过高时，可采用空调制冷；温度过低时，使用空调制热或采取保暖措施。湿度不符合要求时，通过除湿机、加湿器等设备进行调节。（二）清洁卫生1.定期对库房进行全面清洁，包括地面、货架、档案装具等，保持库房整洁。2.清洁过程中，应使用符合档案保管要求的清洁工具和材料，避免对档案造成污染。3.防止灰尘、杂物等进入库房，库房门窗应安装防尘、防虫设施。（三）通风换气1.库房应具备良好的通风系统，保证空气流通。2.定期开启通风设备，进行通风换气，排除有害气体和异味。3.在通风过程中，要注意防止灰尘、雨水等进入库房，对档案造成损害。三、档案存储管理（一）档案上架1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，编制档案存放索引。2.档案应整齐有序地上架存放，一个全宗的档案应相对集中排列。3.上架时，要注意档案的排放方向，便于查找和取用。（二）装具使用1.选用符合档案保管要求的档案装具，如档案柜、档案架等。2.定期检查装具是否完好，如有损坏应及时维修或更换。3.装具应摆放整齐，保持库房通道畅通。（三）标识管理1.在档案架、档案柜等显著位置标明档案类别、年度、保管期限等信息。2.制作库房平面布局图，标明各类档案的存放位置，便于查找和管理。3.对特殊档案或重要档案，应设置明显的标识，加以区分和保护。四、档案出入库管理（一）档案入库1.档案移交入库时，移交人员应与库房管理人员共同核对档案数量、质量等情况，并办理交接手续。2.库房管理人员应按照档案存放索引，将档案准确无误地存入相应位置。3.对新入库的档案，应及时进行登记，建立档案入库台账。（二）档案出库1.查阅利用档案时，利用者应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人审批后，到库房办理出库手续。2.库房管理人员根据审批后的申请表，核对利用者身份，取出相应档案，并在档案出库登记簿上进行登记。3.档案出库时间一般不得超过规定期限，如需延期，应办理续借手续。（三）档案归还1.档案利用完毕后，利用者应及时将档案归还库房。2.库房管理人员对归还的档案进行认真核对，检查档案是否完好无损，如有问题应及时查明原因并处理。3.在档案归还登记簿上记录归还时间、档案状况等信息。五、安全防护管理（一）防火1.库房应配备必要的消防设施，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.严禁在库房内吸烟和使用明火，严禁存放易燃易爆物品。3.制定火灾应急预案，定期组织消防演练，提高工作人员的火灾应急处置能力。（二）防盗1.库房门窗应安装防盗门窗和门锁，门锁应具备一定的防盗性能。2.安装监控设备，对库房出入口、内部等区域进行实时监控，监控资料应保存一定期限。3.加强库房安全保卫工作，非库房管理人员未经许可不得进入库房。（三）防虫防鼠1.在库房内放置防虫、防鼠药品和器具，定期检查和更换。2.保持库房清洁卫生，减少害虫和老鼠的滋生环境。3.对档案进行定期检查，发现虫害或鼠害迹象时，应及时采取措施进行处理。（四）防潮防霉1.对易受潮、发霉的档案，应采取防潮防霉措施，如密封包装、放置干燥剂等。2.定期检查档案的防潮防霉情况，发现问题及时处理。3.如档案已经受潮发霉，应按照档案修复技术规范进行处理，尽量减少对档案的损害。六、档案信息化管理（一）数字化建设1.按照档案数字化相关标准和规范，逐步推进档案数字化工作。2.对重要档案和利用率高的档案优先进行数字化处理，建立档案数字化副本。3.加强数字化过程中的质量控制，确保数字化档案的准确性和完整性。（二）信息系统管理1.建立档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。2.档案管理信息系统应具备档案录入、存储、检索、利用等功能，并与其他相关系统进行有效对接。3.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的安全稳定运行。（三）数据安全1.加强档案数字化数据的安全管理，采取数据备份、加密存储等措施，防止数据丢失和泄密。2.对档案管理信息系统的用户权限进行严格管理，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。3.定期对数据进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。七、人员管理（一）人员培训1.定期组织库房管理人员参加业务培训，提高其档案管理专业知识和技能水平。2.培训内容包括档案法律法规、库房管理制度、档案保护技术、信息化管理等方面。3.鼓励库房管理人员参加相关学术交流活动，了解档案管理领域的最新动态和发展趋势。（二）人员考核1.建立库房管理人员考核制度，对其工作表现、业务能力等进行定期考核。2.考核内容包括档案管理工作质量、工作效率、遵守规章制度等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的人员进行表彰和奖励，对不称职的人员进行批评教育或调整岗位。（三）人员职责1.库房管理人员应严格遵守库房管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的存储、保管、出入库等日常管理工作，确保档案的安全与完整。3.协助档案查阅利用工作，为利用者提供优质服务。4.定期对库房进行检查和盘点，及时发现和处理问题。八、档案鉴定与销毁管理（一）档案鉴定1.按照档案鉴定的相关规定和标准，定期对档案进行鉴定。2.成立档案鉴定小组，由档案部门负责人、业务人员、专家等组成，对档案的保存价值进行评估。3.鉴定过程中，应充分考虑档案的历史、现实和未来利用价值，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）档案销毁1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。2.编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。3.档案销毁清册应经相关部门负责人审核批准后，方可实施销毁。4.档案销毁应采用符合环保要求的方式进行，如焚烧、粉碎等，并在专人监督下进行，确保销毁彻底。5.销毁过程中，应做好记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.建立库房管理制度监督检查机制，定期对库房管理工作进行检查。2.检查内容包括库房环境、档案存储、出入库管理、安全防护、信息化管理等方面。3.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关责任人限期整改。（二）责任追究1.对违反库房管理制度的行为，应视情节轻重，给予相应的责任追究。2.责