档案工作信息化管理制度

PAGE档案工作信息化管理制度一、总则（一）目的为了适应公司/组织发展的需要，加强档案工作信息化建设，提高档案管理的效率和质量，确保档案信息的安全与有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案工作信息化过程中的相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案工作信息化活动合法合规。2.安全性原则：建立健全档案信息安全防护体系，保障档案信息不被泄露、篡改或丢失。3.规范性原则：规范档案信息化管理流程，确保档案数据的准确、完整和一致。4.便捷性原则：充分利用信息技术手段，提高档案管理的效率和服务水平，方便档案的查询、利用和共享。二、档案信息化管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案工作信息化管理制度、流程和标准。2.组织实施档案信息化建设项目，包括系统选型、采购、开发、部署和维护等。3.负责档案数据的收集、整理、录入、存储和备份等工作，确保档案数据的质量。4.建立档案信息安全管理机制，保障档案信息安全。5.负责档案信息化系统的用户培训和技术支持，提高员工的信息化应用能力。6.开展档案信息化工作的监督检查和评估，不断改进档案管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门的档案信息录入信息化系统，并保证数据的真实性和及时性。3.配合档案管理部门做好档案信息化建设相关工作，如提供业务需求、参与系统测试等。4.严格遵守档案信息化管理制度，正确使用档案信息化系统，不得擅自修改、删除或泄露档案信息。（三）信息技术部门职责1.提供档案信息化建设所需的技术支持和保障，确保信息化系统的稳定运行。2.协助档案管理部门进行信息化系统的选型、开发和维护，优化系统性能。3.负责网络安全、数据备份与恢复等技术工作，保障档案信息安全。4.对档案管理部门和各部门的信息化应用进行技术培训和指导。三、档案信息化建设（一）系统规划与选型1.根据公司/组织的档案管理需求和发展战略，制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和步骤。2.在选型过程中，充分调研市场上的档案管理软件产品，综合考虑软件的功能、性能、安全性、易用性、扩展性以及供应商的技术实力、服务质量等因素，选择适合公司/组织的档案信息化管理系统。3.组织相关部门和人员对选型方案进行论证和评审，确保选型结果符合公司/组织的实际需求和发展要求。（二）系统建设与实施1.按照选定的档案信息化管理系统，组织开展系统建设工作，包括系统开发、定制化配置、接口开发等。2.在系统建设过程中，严格遵循软件开发规范和项目管理流程，确保系统的质量和进度。3.做好系统上线前的各项准备工作，包括数据迁移、系统测试、用户培训等。数据迁移要确保数据的准确性和完整性，系统测试要全面覆盖各项功能和业务流程，用户培训要使相关人员熟悉系统的操作和使用方法。4.系统上线后，及时进行系统的验收工作，对系统的功能、性能、安全性等进行全面评估，确保系统达到预期目标。（三）系统升级与优化1.定期对档案信息化管理系统进行评估和分析，根据公司/组织业务发展和技术进步的需要，及时提出系统升级和优化的建议。2.制定系统升级和优化计划，明确升级和优化的内容、时间节点和责任人。3.在系统升级和优化过程中，要做好数据备份、系统测试等工作，确保系统升级和优化的顺利进行，不影响档案管理工作的正常开展。四、档案数据管理（一）数据收集与整理1.各部门按照档案管理的要求，负责收集本部门产生的各类档案资料，并进行初步整理。2.档案管理部门对收集到的档案资料进行审核和二次整理，确保档案资料的齐全、完整和准确。3.按照档案分类标准，对档案资料进行分类、编号和编目，建立档案目录数据库。（二）数据录入与存储1.档案管理人员将整理好的档案资料按照规定的格式和要求录入档案信息化管理系统，确保数据的准确录入。2.对录入的数据进行严格审核，确保数据质量。审核内容包括数据的完整性、准确性、规范性等。3.选择安全可靠的存储设备和存储方式，对档案数据进行存储。存储设备要定期进行检查和维护，并做好数据备份工作。备份策略要根据数据的重要性和变化频率制定，确保数据的可恢复性。（三）数据利用与共享1.建立档案信息查询和利用机制，方便公司/组织内部人员根据权限查询和利用档案信息。2.制定档案信息共享规则，明确共享的范围、方式和审批流程。对于涉及公司/组织机密或敏感信息的档案，要严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。3.鼓励各部门之间开展档案信息共享与协作，提高工作效率和决策科学性。（四）数据安全管理1.建立档案信息安全防护体系，采取防火墙、入侵检测、加密技术、身份认证等安全措施，防止档案信息被非法访问、篡改或泄露。防火墙要定期进行更新和维护，设置合理的访问规则，阻止外部非法网络访问。使用加密技术对重要档案数据进行加密存储和传输，确保数据在传输过程中的安全性。实施身份认证制度，对用户进行严格的身份验证，只有经过授权的用户才能访问档案信息。2.制定档案信息安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。应急预案要包括信息泄露、系统故障、自然灾害等方面的应对措施，确保在发生安全事件时能够快速响应，减少损失。3.加强对档案信息化系统的安全审计，记录和分析系统操作日志，及时发现和处理安全隐患。安全审计要覆盖系统的各个环节，包括用户登录、数据访问、系统配置更改等。五、档案信息化系统操作与维护（一）系统操作规范1.制定档案信息化系统操作手册，明确系统的各项功能和操作流程，供用户参考使用。2.用户在使用档案信息化系统时，要严格按照操作手册的要求进行操作，不得擅自更改系统设置和数据。3.操作人员要及时记录系统操作过程中的重要信息和异常情况，以便后续查询和处理。（二）系统维护管理1.设置专门的系统维护人员，负责档案信息化管理系统的日常维护和管理工作。2.系统维护人员要定期对系统进行巡检，检查系统的运行状态、硬件设备、软件程序等，及时发现和解决系统故障和问题。3.建立系统维护记录档案，详细记录系统维护的时间、内容、处理结果等信息，为系统的优化和升级提供依据。（三）系统故障处理1.当档案信息化管理系统出现故障时，操作人员要及时报告系统维护人员。2.系统维护人员接到故障报告后，要迅速进行故障诊断和排除。对于一般性故障，要在规定时间内恢复系统正常运行；对于复杂故障，要及时组织技术力量进行攻关，确保系统尽快恢复。3.在系统故障处理过程中，要做好数据备份和恢复工作，防止数据丢失。同时，要对故障原因进行分析总结，采取相应的预防措施，避免类似故障的再次发生。六、档案信息化培训与考核（一）培训计划与实施1.档案管理部门根据公司/组织员工的档案信息化应用需求，制定年度培训计划。培训计划要明确培训的目标、内容、对象、时间和方式等。2.按照培训计划组织开展培训工作，培训方式可以采用集中授课、在线学习、现场指导等多种形式。培训内容要包括档案信息化管理制度、系统操作技能、安全保密知识等。3.定期对培训效果进行评估，通过考试（考核）、实际操作、问卷调查等方式了解员工对培训内容的掌握程度和应用能力，根据评估结果及时调整培训计划和内容。（二）考核与激励1.建立档案信息化应用考核制度，对员工的档案信息化应用能力和工作表现进行考核。考核内容包括档案数据录入的准确性和及时性、系统操作的规范性、档案信息利用的效果等。2.将档案信息化应用考核结果与员工的绩效评价