招投标档案管理制度汇编

PAGE招投标档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强公司招投标档案管理，规范招投标文件的收集、整理、归档、保管和利用，确保招投标档案的完整、准确、系统和安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有招投标活动中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：招投标档案由公司指定的档案管理部门统一收集、整理、归档和保管，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：招投标档案应如实反映招投标活动的全过程，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则：加强招投标档案的安全保护措施，防止档案信息泄露，确保档案的安全性和保密性。4.有效利用原则：充分发挥招投标档案的作用，为公司的决策、业务开展、项目管理等提供有力的支持和依据，提高档案的利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善招投标档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各部门招投标文件的收集、整理和归档工作。3.集中统一管理公司的招投标档案，建立健全档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。4.负责招投标档案的整理、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化和标准化。5.做好招投标档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设施和设备，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。6.按照规定的期限和程序，对招投标档案进行鉴定和销毁。7.积极开展招投标档案的利用工作，为公司提供档案查阅、借阅等服务，充分发挥档案的作用。（二）业务部门职责1.负责本部门招投标文件的收集、整理和初步审核工作，并及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好招投标档案的整理、编目、装订等工作，提供必要的资料和信息。3.在开展招投标活动过程中，严格按照档案管理要求，规范文件的形成和积累，确保文件的质量和完整性。4.配合档案管理部门做好档案的安全保管和利用工作，不得擅自销毁、涂改、出借或转让档案。（三）项目负责人职责1.负责项目招投标文件的全过程管理，确保文件的及时收集、整理和归档。2.对项目招投标文件的真实性、完整性和准确性负责，督促相关人员做好文件的形成和积累工作。3.协调解决项目招投标档案管理过程中出现的问题，确保档案管理工作的顺利进行。三、档案收集与整理（一）收集范围1.招标文件：包括招标公告、招标文件、答疑文件、补遗文件等。2.投标文件：包括投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件、售后服务承诺等。3.开标、评标文件：包括开标记录、评标报告、评标委员会成员名单等。4.中标文件：包括中标通知书、中标合同等。5.其他与招投标活动有关的文件、资料、记录等，如往来信函、会议纪要、电话记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责招投标文件的收集工作，确保文件的及时、完整收集。2.对于纸质文件，应收集原件；如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。3.对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并按照规定的存储方式进行保存。4.收集的文件应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，符合档案管理的要求。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同保存价值，便于保管和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理的效率和质量。（四）整理方法1.分类：按照招投标项目的类别、时间顺序等进行分类，如工程类、货物类、服务类等。2.编号：对每一份招投标文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、文件名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于查找和利用。4.装订：对纸质文件进行装订，确保文件的整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门应在招投标活动结束后[X]个工作日内，将整理好的招投标文件移交档案管理部门。2.档案管理部门应对移交的招投标文件进行认真核对，确保文件的完整性和准确性。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。3.经核对无误的招投标文件，应按照规定的分类和编号方法进行归档，并填写档案归档登记表。（二）保管期限1.招投标档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括：中标合同、重大项目的招投标文件等。3.长期保管的档案包括：一般项目的招投标文件、与公司业务发展密切相关的招投标文件等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括：一般性项目的招投标文件等，保管期限为[X]年。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.电子档案应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行备份，并按照规定的存储方式进行保管。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。五、档案利用与借阅（一）利用范围与方式1.公司内部人员因工作需要，可以查阅、借阅招投标档案。2.查阅、借阅档案应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等信息，并经部门负责人签字批准。3.档案管理部门应根据申请表的内容，及时提供档案查阅、借阅服务，并做好登记记录。4.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。5.借阅档案时，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、伪造、销毁档案。借阅期限届满后，应及时归还档案。（二）保密规定1.档案管理人员应对招投标档案的内容严格保密，不得泄露给无关人员。2.在查阅、借阅档案过程中，查阅、借阅人应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的招投标档案，应采取特殊的保密措施，确保信息安全。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对招投标档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理、准确。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判断、合理取舍的原则，确保鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、相关专业人员等组成。2.文件鉴定小组按照档案保管期限的规定，对到期的招投标档案进行逐卷鉴定，提出鉴定意见。3.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制档案鉴定销毁清册，注明档案的编号、名称、日期、来源、保管期限、鉴定意见等信息。4.档案鉴定销毁清册经公司领导批准后，按照规定的程序进行档案销毁。（三）销毁方法1.纸质档案应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.电子档案应采用格式化、删除等方式进行销毁，并对存储介质进行物理破坏，防止数据恢复。3.档案销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由监销人员签字确认。七、监督与检查（一）监督检查部门公司内部审计部门负责对招投标档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.招投标档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等环节。2.档案管理部门和业务部门的职责履行情况，是否按照规定及时、准确地收集和移交档案，是否规范地整理和保管档案等。3.档案的安全保管情况，档案库房的设施设备是否齐全、有效，档案是否存在损坏、丢失等情况。4.档案的利用情况，是否按照规定的程序和要求提供档案查阅、借阅服务，档案的利用效果是否良好。（三）检查方式与频率1.内部审计部门定期对招投标档案管理工作进行全面检查，每年不少于[X]次。2.不定期对档案管理工作进行专项检查，如发现问题及时进行整改。3.检查方式可采用查阅档案资料、实地查看档案库房、询问相关人员等方式进行。（四）问题处理与整改1.对于监督检查中发现的问题，内部审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部