流动人员职工档案管理制度

PAGE流动人员职工档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司流动人员职工档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，维护职工合法权益，促进公司人力资源合理配置和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内流动人员职工档案的管理，包括但不限于离职员工、借调员工、临时聘用人员等档案的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实反映职工的工作经历、业绩表现等情况，保证信息准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案安全，防止档案信息泄露，维护职工隐私。4.便捷高效原则：优化档案管理流程，提高工作效率，为职工提供便捷的档案服务。二、档案内容及分类（一）档案内容流动人员职工档案应包括以下材料：1.个人基本信息：身份证、学历证书、学位证书、专业技术资格证书等复印件。2.工作经历材料：劳动合同、工作证、离职证明、考核评价材料等。3.培训与学习材料：培训证书、进修证明等。4.奖励与处罚材料：荣誉证书、处分决定等。5.其他材料：如体检报告、社保缴纳记录等与职工相关的重要材料。（二）档案分类根据档案内容的性质和用途，将流动人员职工档案分为以下几类：1.人事档案：主要记录职工的基本信息、工作经历、人事任免等情况。2.业务档案：与职工业务工作相关的材料，如项目成果、业务考核等。3.培训档案：职工参加各类培训的记录和证明材料。4.奖惩档案：记载职工获得的奖励和受到的处罚情况。三、档案收集与整理（一）档案收集1.人力资源部门负责定期收集流动人员职工档案材料，确保档案内容及时更新。2.各部门应协助人力资源部门做好档案材料的收集工作，及时将涉及本部门职工的相关材料移交人力资源部门。3.职工本人应按照要求及时提交个人相关材料，确保档案信息完整。（二）档案整理1.人力资源部门收到档案材料后，应及时进行整理，按照档案分类标准进行分类存放。2.对档案材料进行编号、编目，并建立电子档案目录，便于查询和管理。3.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，确保档案的完整性。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门独立的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案安全存放。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。（二）保管要求1.对档案进行分类存放，建立档案索引，便于查找和调阅。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行数据维护和更新。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅流动人员职工档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到人力资源部门查阅。2.涉及职工个人隐私的档案材料，未经职工本人同意，不得查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.所在部门负责人对申请表进行审核，签署意见并批准。3.查阅人持批准后的申请表到人力资源部门办理查阅手续，档案管理人员按照申请表要求提供档案材料，并在查阅现场进行监督。4.查阅人查阅档案时应保持安静，不得在档案上涂改、标记、抽取或损坏档案材料。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案材料归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊原因确需借阅流动人员职工档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.所在部门负责人对申请表进行审核，签署意见。3.人力资源部门负责人对申请表进行审批，批准后在申请表上签字。4.借阅人持批准后的申请表到人力资源部门办理借阅手续，档案管理人员将档案材料交借阅人，并在《档案借阅登记表》上登记借阅信息。5.借阅人应妥善保管档案材料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。6.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案材料，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案材料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。六、档案转递（一）转递条件1.职工离职、调动、退休等原因需要转递档案的，按照规定办理档案转递手续。2.档案转递应确保档案材料的完整性和准确性，不得扣留或遗漏重要材料。（二）转递流程1.人力资源部门根据职工的转递需求，开具《档案转递通知单》，注明转递原因、转递单位、档案内容等信息。2.将档案材料进行整理、密封，并在封口处加盖档案管理部门印章。3.通过机要交通或专人送取等方式将档案转递给接收单位，并要求接收单位在《档案转递回执》上签字确认。4.及时将档案转递情况记录在职工个人档案中，并更新电子档案信息。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的流动人员职工档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、查询、统计和分析，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理措施1.配备专业的档案信息化管理人员，负责档案信息化系统的维护和管理。2.对档案材料进行数字化扫描，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.在档案信息化系统中设置严格的用户权限管理，不同人员只能根据授权访问相应的档案信息。4.定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。5.利用档案信息化系统对档案信息进行统计分析，为公司人力资源管理决策提供数据支持。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善流动人员职工档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等日常管理工作。3.负责档案信息化管理系统的建设、维护和管理。4.定期对档案管理工作进行检查和总结，及时发现问题并提出改进措施。（二）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度，确保档案管理工作规范有序。2.负责档案材料的具体收集、整理、分类、编号等工作，保证档案内容准确、完整。3.妥善保管档案，做好档案库房的安全防范工作，防止档案损坏、丢失和泄露。4.按照规定办理档案查阅、借阅、转递等手续，为查阅和借阅人员提供优质服务。5.及时更新档案信息化系统中的信息，保证电子档案与纸质档案一致。6.完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。九、监督与检查（一）监督机制1.公司内部设立档案管理监督小组，定期对流动人员职工档案管理工作进行监督检查。2.接受职工对档案管理工作的监督和投诉，对发现的问题及时进行调查处理。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、查阅借阅、转递等环节是否符合规定。2.档案内容的真实性、完整性和准确性，是否存在虚假材料或遗漏重要信息的情况。3.档案信息化管理系统的运行情况，数据是否安全、准确、及时更新。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整