县委办档案管理工作制度

PAGE县委办档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强县委办档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在服务县委决策、指导工作、研究历史等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县委办各科室及所属事业单位在各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。县委办档案工作实行集中统一领导，由综合档案室归口管理全办档案，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则。档案的形成应真实反映县委办各项工作的实际情况，保证档案内容的完整性，不得随意篡改、删减档案信息。3.方便利用原则。档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，提高档案服务效率，满足工作需要。4.安全保密原则。严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室综合档案室是县委办档案管理的职能部门，负责全办档案工作的组织、协调、指导和监督。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施县委办档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管县委办各科室及所属事业单位形成的各类档案，确保档案的齐全完整。3.对档案进行分类、编号、编目、上架等整理工作，建立科学合理的档案检索体系，方便档案查询利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已到保管期限的档案进行销毁或移交。5.负责档案的信息化建设，将重要档案信息录入电子档案管理系统，实现档案信息资源共享。6.开展档案利用服务工作，为县委办各项工作提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记和统计工作。7.组织开展档案业务培训，提高全办人员的档案意识和业务水平。8.负责档案库房的安全管理，配备必要的安全防护设施，确保档案实体安全。（二）各科室及所属事业单位档案管理人员各科室及所属事业单位应指定专人负责档案管理工作，其职责如下：1.负责本科室及所属事业单位档案的收集、整理、初步分类和移交工作，确保档案材料的及时、准确和完整。2.按照档案管理要求，对本科室及所属事业单位形成的文件材料进行平时整理，定期向综合档案室移交。3.协助综合档案室开展档案利用工作，提供有关档案资料的线索和信息。4.负责本科室及所属事业单位档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与县委办工作相关的文件、指示、通知等。2.县委办形成的各类文件、会议记录、纪要、领导讲话、工作计划、总结、报告、调研材料、统计报表等。3.县委办各科室在履行职能过程中产生的业务文件、合同协议、信函、简报、信息资料等。4.县委办组织的各类会议、活动形成的文件材料、照片、音像资料等。5.县委办工作人员参加各类培训、学习、考察等活动带回的文件资料。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室及所属事业单位应明确档案收集责任人，及时收集本科室及所属事业单位工作中形成的各类文件材料，确保档案收集的及时性。2.收集的档案材料应齐全完整，包括文件的正件与附件、定稿与修改稿、请示与批复等，不得遗漏重要内容。3.对收集的档案材料应进行初步整理，剔除重复、无用的材料，保持档案材料的真实性和有效性。4.各科室及所属事业单位应定期将收集整理好的档案材料移交综合档案室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。整理工作包括分类、编号、编目、装订等环节。（四）分类方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。即先将档案按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后在每个保管期限内按机构（问题）进行分类。2.专门档案：根据不同类型的专门档案，采用相应的分类方法。如会计档案按照会计年度、保管期限分类；照片档案按照年度问题保管期限分类；电子档案按照类别、年度、保管期限分类等。（五）编号规则1.文书档案编号：采用“年度+保管期限代码+流水号”的方式。年度用公元纪年全称，保管期限代码分别为“Y”（永久）、“C”（长期）、“D”（短期），流水号按顺序编写。例如，2023年形成的永久档案编号为“2023Y001”。2.专门档案编号：根据各类专门档案的特点和管理要求，制定相应的编号规则。如会计档案编号可采用“年度+类别代码+顺序号”，照片档案编号可采用“年度+照片顺序号”等。（六）编目要求1.编制档案目录：档案目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。目录应打印或书写清晰，一式两份，一份装订在案卷内，一份单独成册。2.编写档号章：档号章应填写在每份文件首页的右上角，内容包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等。3.编制电子目录：同时建立电子档案目录，录入档案管理系统，方便档案的检索和利用。（七）装订要求1.文书档案：一般以每份文件为一件进行装订，文件材料应左侧对齐，采用三孔一线的方法装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。2.照片档案：照片应进行编号、裱贴，并附文字说明，装入照片册或档案盒保存。3.电子档案：应按照电子档案管理要求进行存储和整理，确保电子档案的可读性和完整性。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火防盗、防潮防虫的地点，远离易燃、易爆、污染源等。2.库房应具备良好的密封、隔热、保温性能，配备温湿度调节设备，使库房温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。3.库房应设置防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等设施，如消防器材、防盗门窗、除湿机、防虫药品、防鼠板、窗帘等。（二）档案装具1.档案应使用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等装具进行存放，确保档案存放整齐、有序。2.档案柜、档案架应坚固耐用，排列整齐，便于通风和查找。档案盒应采用无酸纸制作，规格统一，盒面应标明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等信息。（三）档案存放1.档案应按照分类编号顺序进行存放，不同年度、保管期限、机构（问题）的档案应分开存放，便于管理和查找。2.对珍贵档案、重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密保管等，确保档案的安全。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。（四）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.确定档案保管期限应根据国家有关规定和县委办工作实际，综合考虑档案的重要性、查考利用价值等因素。3.对保管期限已满的档案，应按照规定程序进行鉴定销毁或移交。（五）档案清查与统计1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、存放位置清楚、保管状况良好。2.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案工作动态。统计报表应准确、及时、完整，按规定上报有关部门。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、业务骨干及相关科室负责人组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合县委办工作实际，对档案进行鉴定。2.鉴定档案应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面分析，判断档案的保存价值。3.对涉及县委重要决策、重大事件、历史沿革等具有重要查考利用价值的档案，应列为永久保管；对在一定时期内具有查考利用价值的档案，可列为长期或短期保管；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐卷、逐件审查，提出鉴定意见。2.填写档案鉴定审批表，详细说明档案的名称、年度、保管期限、数量、鉴定依据及销毁意见等，经鉴定工作小组组长签字后，报县委办领导审批。3.经批准销毁的档案，应编制销毁清单，一式两份，一份留存综合档案室，一份交监销人员。（四）销毁实施1.销毁档案应在指定地点进行，由综合档案室和监销人员共同实施。监销人员应对销毁过程进行监督，确保档案销毁彻底，防止档案流失。2.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认。3.对已销毁的档案，应及时在档案目录和电子档案管理系统中进行注销，并做好记录。六、档案的利用（一）利用范围1.县委办工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅县委办相关档案，须经县委办领导批准。3.因工作需要，需向社会提供档案信息服务的，须经县委办领导批准，并按照国家有关规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：县委办工作人员可直接到综合档案室查阅档案，查阅时应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写档案借阅申请表，经所在科室负责人签字，综合档案室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复印件。复制档案应经综合档案室负责人批准，并进行登记。复制的档案应与原件核对无误，并加盖“与原件核对无误”章。（三）利用登记与统计1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用者姓名、所在科室、利用目的、档案名称、数量、查阅期限等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。统计报表应按规定上报有关部门。（四）利用监督与保密1.综合档案室工作人员应监督利用者遵守档案利用规定，确保档案安全。对利用过程中发现的问题，应及时制止并报告。2.严格遵守档案保密制度，对涉及县委机密、敏感信息的档案，应严格控制利用范围，防止档案信息泄露。利用者应对档案内容严格保密，不得擅自向无关人员透露。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各科室及所属事业单位应及时将形成的电子文件收集整理，按照电子档案管理要求进行分类、编号、编目等工作。2.电子文件应采用通用格式存储，确保其可读性和可移植性。对重要电子文件应进行备份，备份数据应存储在不同介质上，并异地存放。3.建立电子档案元数据，对电子档案的背景信息、内容信息、结构信息等进行详细记录，确保电子档案的完整性和可追溯性。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，服务器应具备防火、防盗、防潮、防电磁干扰等功能，存储设备应定期进行检查和维护。2.采用磁盘阵列、磁带库等存储方式，对电子档案进行分级存储，确保电子档案的安全性和可靠性。3.建立电子档案保管期限制度，按照国家有关规定和县委办工作实际，确定电子档案的保管期限，并定期进行鉴定和销毁。（三）电子档案的利用1.建立电子档案管理系统，实现电子档案的在线查阅、借阅、复制等功能。利用者可通过网络终端查询和利用电子档案，但需经授权并遵守相关规定。2.对电子档案的利用情况进行详细记录，包括利用日期、利用者姓名、所在科室、利用目的、档案名称及编号等信息。3.加强电子档案利用过程中的安全管理，防止电子档案信息泄露和被