汽车研究院档案管理制度

PAGE汽车研究院档案管理制度一、总则（一）目的为加强汽车研究院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在研究院各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于汽车研究院各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则研究院设立专门的档案管理部门，对全院档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映研究院的工作实际，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理和保存与研究院工作相关的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善研究院档案管理制度。2.负责全院档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导各部门档案管理工作，对兼职档案员进行业务培训。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。5.开发档案信息资源，为研究院的科研、生产、管理等工作提供档案信息服务。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，接受档案管理部门的业务指导和监督。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等具体工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。4.积极开展档案信息开发利用工作，并做好利用登记和统计工作。5.定期对档案管理设备进行维护和检查，确保档案管理工作的正常开展。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.科研项目档案包括科研项目立项、研究、验收等过程中形成的各类文件材料，如项目申请书、研究报告、实验数据、测试报告等。2.产品研发档案涵盖汽车产品从设计、开发到生产的全过程文件，如设计图纸、技术文件、工艺文件、质量检验报告等。3.生产管理档案涉及生产计划、调度、质量控制、设备管理等方面的文件，如生产计划报表、质量检验记录、设备维护档案等。4.行政管理档案包括研究院的行政事务、人事管理、财务管理、后勤保障等方面的文件，如会议纪要、人事档案、财务报表、物资采购记录等。5.市场营销档案有关市场调研、销售策略、客户信息等方面的文件，如市场调研报告、销售合同、客户档案等。6.知识产权档案包含专利申请、商标注册、著作权登记等相关文件，以及知识产权保护和管理的记录。（二）档案编号1.编号规则采用“年份+类别代码+流水号”的方式进行编号。例如，2023年科研项目档案的编号为：KY2023001，其中“KY”为科研项目档案类别代码，“2023”为年份，“001”为流水号。2.类别代码科研项目档案（KY）、产品研发档案（CP）、生产管理档案（SC）行政管理档案（XZ）、市场营销档案（SY）、知识产权档案（ZS）。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与研究院工作相关的文件、指示、通知等。2.研究院在科研、生产、管理等活动中形成的各类文件材料。3.与研究院合作的单位或个人提供的文件材料。4.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并按照档案管理部门的要求进行整理和移交。2.对于重要文件和紧急文件，应优先收集，并确保其完整性和准确性。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，不得使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写工具。（三）整理方法1.分类整理按照档案分类方案，将收集到的文件材料进行分类，同类文件按照时间顺序排列。2.装订成册对于纸张较多、厚度较大的文件材料，应进行装订，确保文件的整齐和牢固。3.编目编号对整理好的文件材料进行编目，填写卷内文件目录，注明文件的题名、日期、文号、责任者等信息，并按照编号规则进行编号。4.装盒上架将编目编号后的文件材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年份、编号等信息，然后上架存放。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。（三）档案存放1.按照档案类别和编号顺序，将档案盒整齐排列上架存放，便于查找和利用。2.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，确保数据的安全和完整。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合研究院的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员及相关业务专家组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，分析其内容和形式的价值，确定其保存期限。2.综合鉴定法综合考虑档案的来源、形成时间、内容性质、利用价值等因素，对档案进行全面鉴定。（四）鉴定标准1.永久保存反映研究院主要职能活动和历史面貌的，对研究院和国家具有长远利用价值的档案，如重要科研成果、重大决策文件、长期合同等。2.定期保存在一定时期内对研究院工作有查考利用价值的档案，分为30年和10年两种保管期限。3.无需保存已失去保存价值的档案，如重复文件、一般性文件等。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对经过鉴定确定为无需保存的档案编制销毁清册，注明档案的题名、日期、文号、责任者、保管期限等信息。2.销毁清册经档案管理部门负责人审核，研究院主管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。七、档案的利用（一）利用范围1.为研究院的科研、生产、管理等工作提供档案信息支持。2.满足上级机关、有关部门及社会各界对研究院档案的查阅需求。3.为研究院员工提供个人档案查阅服务。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅对于确需借出档案的，应办理借阅手续，填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。3.复制根据利用者的需求，档案管理部门可为其提供档案复印件，并加盖档案管理部门印章。复制档案应按照规定收取一定的费用。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为研究院的发展提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理内容与要求1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并按照档案分类和编号规则进行存储和管理。扫描图像应清晰、完整，符合档案管理的要求。2.电子档案管理建立电子档案数据库，对电子档案进行分类、编目、存储和备份。制定电子档案的保管、利用、安全等管理制度，确保电子档案的安全和完整。3.档案信息系统建设开发或选用适合研究院档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的在线检索、借阅申请、利用登记等功能。系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息的安全和保密。（三）信息化安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染等安全事件的发生。2.对档案信息系统的用户