档案密集架库房管理制度

PAGE档案密集架库房管理制度一、总则（一）目的为了加强档案密集架库房的管理，确保档案的安全与完整，提高档案管理工作的效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内档案密集架库房的管理工作，包括档案的存储、保管、查阅、借阅等相关活动。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。2.科学管理原则：运用科学的方法和技术，对档案进行分类、整理、存储和保管。3.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，便于档案的查阅和借阅，提高档案的利用效率。二、库房环境管理（一）温度与湿度控制1.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.配备温湿度监测设备，定期进行监测记录，每天至少记录一次。3.根据温湿度变化情况，采取相应的调控措施。当温度或湿度超出规定范围时，应及时采取通风、除湿、加湿等措施进行调整。（二）清洁与卫生1.定期对库房进行清洁，保持地面、货架、档案密集架等清洁无灰尘。2.每周至少进行一次全面清洁，包括擦拭货架、档案密集架表面，清扫地面等。3.严禁在库房内吸烟、饮食，保持库房内空气清新。（三）防火与防盗1.库房内应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.安装防火、防盗报警装置，如烟雾报警器、红外线报警器等，并保证其正常运行。3.库房门窗应坚固可靠，具备良好的密封性，窗户应安装防护栏。4.严格执行库房出入制度，非库房管理人员未经许可不得进入库房。（四）防虫与防鼠1.定期对库房进行防虫、防鼠检查，发现问题及时采取措施。2.在库房内放置防虫、防鼠药品或器材，如驱虫剂、鼠夹、鼠药等，但要注意避免对档案造成损害。3.保持库房内环境整洁，减少害虫和老鼠的栖息场所。三、档案密集架管理（一）档案密集架的选型与安装1.根据档案存储的需求和库房空间情况，选择合适规格和型号的档案密集架。2.档案密集架应安装牢固，排列整齐，通道宽度应符合安全和使用要求。3.在安装过程中，应严格按照厂家提供的安装说明书进行操作，并进行质量验收。（二）档案密集架的标识与编号1.对每列档案密集架进行编号，编号应清晰、醒目，便于识别和查找。2.在档案密集架上设置标识牌，标明该列密集架存放档案的类别、年度等信息。3.建立档案密集架标识与编号的管理台账，记录标识与编号的设置情况及变更情况，并定期进行核对。（三）档案密集架的维护与保养1.定期对档案密集架进行检查，包括架体结构、传动部件、轨道等，发现问题及时维修。2.每半年至少进行一次全面的维护保养，对架体进行擦拭、润滑，对轨道进行清理等。3.对档案密集架的电子控制系统进行定期检查和维护，确保其正常运行。（四）档案密集架的使用规范1.档案管理人员应熟悉档案密集架的操作方法，严格按照操作规程进行操作。2.开启档案密集架时，应平稳操作，避免碰撞和剧烈震动。3.严禁超载使用档案密集架，不得在架体上堆放重物或其他杂物。4.使用完毕后，应及时关闭档案密集架，并将其锁定。四、档案存储管理（一）档案的分类与编号1.根据档案的形成来源、内容、时间等因素，对档案进行科学分类。2.为每类档案编制统一的编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.建立档案分类与编号的管理目录，详细记录各类档案的分类标准、编号规则及对应内容。（二）档案的整理与上架1.对收集到的档案进行整理，包括文件材料的装订、编目、编页等。2.按照档案分类与编号的要求，将整理好的档案上架存放，确保档案排列有序。3.在档案上架过程中，应做好记录，注明档案的类别、编号、存放位置等信息。（三）档案的存放方式1.档案应按照类别、年度等顺序依次存放，同一类档案应集中存放在同一列或相邻列的档案密集架上。2.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、照片档案等。3.对珍贵、重要的档案应采取特殊的存放保护措施，如专柜存放、加密存储等。（四）档案存储的标识与索引1.在档案密集架上设置明显的标识，标明该区域存放档案的类别、年度等信息。2.建立档案存储索引，包括纸质索引和电子索引，方便档案管理人员和查阅人员快速查找档案。3.定期对档案存储索引进行更新和维护，确保其准确性和完整性。五、档案查阅管理（一）查阅申请1.本公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。3.外部单位或人员查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，并填写《档案查阅申请表》，经本公司/组织相关领导审批后，方可查阅。（二）查阅审批1.档案管理部门收到查阅申请表后，应进行审核，核实查阅目的和查阅内容是否符合规定。2.对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，应报公司/组织主管领导审批。3.审批通过后，档案管理部门应在申请表上签署意见，并安排专人负责接待查阅。（三）查阅服务1.档案管理人员应根据查阅申请表的要求，提供准确、完整的档案资料。2.查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出库房。3.查阅过程中，档案管理人员应进行现场监督，确保查阅人员正确使用档案，不得对档案进行涂改、损坏等操作。（四）查阅记录1.对每次档案查阅情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅记录应妥善保存，以备日后查询和审计。六、档案借阅管理（一）借阅申请1.本公司/组织内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后（涉及重要档案的需公司/组织主管领导审批），提交至档案管理部门。3.外部单位或人员借阅档案，参照查阅申请流程，经严格审批后，方可办理借阅手续。（二）借阅审批1.档案管理部门对借阅申请表进行审核，重点审查借阅期限、归还时间等是否合理。2.对于重要、珍贵档案的借阅申请，应进行严格评估，确保借阅安全。3.审批通过后，档案管理部门与借阅人员签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。（三）借阅服务1.根据借阅申请表和协议的要求，为借阅人员提供档案借阅服务。2.借阅人员应凭有效证件领取档案，并在规定的借阅期限内归还。3.借阅期间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或擅自复制、摘录档案内容。（四）借阅归还1.借阅人员应在规定的归还时间内将档案归还至档案管理部门。2.档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。3.借阅人员归还档案后，档案管理部门应在《档案借阅申请表》和《档案借阅协议》上注明归还情况，并将相关记录存档。七、档案数字化管理（一）数字化规划1.根据档案管理的实际需求和发展趋势，制定档案数字化规划。2.规划应明确数字化的范围、目标、步骤以及技术要求等内容。3.定期对数字化规划进行评估和调整，确保其与公司/组织的发展战略相适应。（二）数字化实施1.按照数字化规划，组织开展档案数字化工作。2.选择专业的数字化加工服务机构或自行组建数字化团队，确保数字化工作的质量和效率。3.在数字化过程中，应严格遵守相关技术标准和规范，保证数字化档案的准确性和完整性。（三）数字化存储与管理1.建立数字化档案存储系统，对数字化档案进行分类存储和管理。2.为数字化档案建立索引和元数据，便于快速检索和利用。3.定期对数字化档案存储系统进行维护和备份，确保数据安全。（四）数字化档案利用1.提供数字化档案的在线查阅和下载服务，方便公司/组织内部人员使用。2.制定数字化档案利用的权限管理规定，严格控制查阅和下载范围。3.对数字化档案的利用情况进行记录和统计，为档案管理决策提供依据。八、档案销毁管理（一）销毁鉴定1.定期对超过保管期限或已失去保存价值的档案进行销毁鉴定。2.成立档案销毁鉴定小组，由档案管理部门、业务部门及相关领导组成。3.鉴定小组根据档案的内容、性质、历史价值等因素，对档案是否需要销毁进行评估和鉴定。（二）销毁审批1.经鉴定小组鉴定同意销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案的类别、数量、销毁原因等信息。2.申请表经公司/组织主管领导审批后，方可进行销毁。3.对于涉及重要机密或敏感信息的档案销毁，应报上级主管部门备案。（三）销毁实施1.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉碎等。2.销毁过程应由专人负责监督，确保档案全部销毁，不得遗留。3.对销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、档案类别和数量等信息。（四）销毁记录与存档1.将档案销毁申请表、审批文件、销毁记录等相关资料整理归档，保存期限按照档案管理规定执行。2.定期对档案销毁记录进行检查和核对，确保其真实性和完整性。九、人员管理（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、存储、保管、查阅、借阅等日常管理工作。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案管理工作的规范、有序进行。3.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。4.协助公司/组织内部各部门做好档案的利用工作，提供必要的档案信息服务。（二）人员培训与考核1.定期组织档案管理人员参加业务培训，提高其业务水平和综合素质。2.培训内容包括档案管理法律法规、业务知识、操作技能等方面。3.建立档案管理人员考核制度，对其工作表现、业务能