档案三合一制度实施办法

PAGE档案三合一制度实施办法一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的保管、利用和查阅，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本档案三合一制度实施办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及下属单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.完整性原则全面收集公司各项工作活动中形成的各类档案，保证档案内容的完整性，反映公司发展的全过程。3.准确性原则档案内容应真实、准确，与实际工作情况相符，确保档案信息的可靠性。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和实施办法。2.负责接收、收集、整理、保管公司各类档案，确保档案的安全和完整。3.对档案进行分类、编号、编目、上架等整理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案进行处置。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.开展档案信息化建设，将档案信息录入电子档案管理系统，实现档案的数字化管理和远程查询。7.为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，积极开发档案信息资源，为公司决策提供参考依据。8.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并按照规定的时间和要求移交综合档案室。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，协助综合档案室做好档案的收集、整理和移交工作。3.严格执行公司档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。4.积极配合综合档案室开展档案利用工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的文件、报告、请示、批复、会议记录、合同协议、统计报表、技术资料、图纸、照片、音像资料等各种门类和载体的材料。2.公司下属单位报送的各类文件材料、工作总结、财务报表等。3.公司与外部单位往来的文件、信函、合同等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件材料，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，确定合理的保管期限。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类档案按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类。年度分类：按照文件形成的年度进行划分。机构（问题）分类：按照公司内部的组织机构或问题性质进行分类。保管期限分类：根据文件的重要程度和保存价值，将档案分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种保管期限。2.编号对分类后的档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。编号采用“年度机构（问题）保管期限流水号”的格式，例如：2023行政部永久001。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等项目。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，不掉页、不压字，便于翻阅和保管。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对不同保管期限、不同密级的档案应分别存放，并有明显的标识。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对破损、褪色或字迹模糊的档案，应及时进行修复或复制。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.对电子档案的存储环境进行监控，确保电子档案的可读性和完整性。五、档案的鉴定与处置（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司档案管理制度为依据，结合公司实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素进行分析判断，确定档案的价值和保管期限。2.综合分析结合公司的发展规划、业务特点、历史沿革等因素，对档案进行综合分析，确定档案的保存价值。（四）保管期限划分1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司成立以来的重要文件、会议记录、合同协议、财务报表、人事档案、重大项目资料等。2.长期保管凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为30年。主要包括公司一般性的文件、业务档案、设备档案等。3.短期保管凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有一定查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为10年。主要包括公司临时性的文件、报表等。（五）处置1.对已到保管期限的档案，由档案鉴定小组进行鉴定，提出处置意见。2.对确无保存价值的档案，经公司领导批准后，进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。3.对仍有保存价值但保管期限需要调整的档案，应及时进行调整，并重新编号、编目。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.服务公司原则档案利用工作应围绕公司中心工作，为公司决策、生产经营、管理等提供有力支持。3.方便快捷原则简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。（二）利用方式1.查阅因工作需要查阅档案的，利用者应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。查阅档案时，应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.借阅因工作需要借阅档案的，利用者应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅档案时，应严格遵守借阅期限，按时归还。借阅期间应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、丢失、损坏档案。（三）利用登记综合档案室应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、部门、查阅（借阅）时间、查阅（借阅）内容、归还时间等。档案利用登记应长期保存，以便查询和统计。七、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、利用和共享，提高档案管理工作的效率和水平。（二）建设任务1.档案数字化对公司现存的纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件进行整理、存储，建立电子档案数据库。2.电子档案管理系统建设购置或开发电子档案管理系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。3.数据安全保障建立电子档案数据安全保障体系，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保电子档案数据的安全。（三）实施步骤1.规划阶段制定档案信息化建设规划方案，明确建设目标、任务、实施步骤和保障措施等。2.准备阶段开展档案数字化前的准备工作，包括档案整理、设备采购、人员培训等。3.实施阶段按照规划方案和实施步骤，进行档案数字化扫描、电子档案管理系统建设等工作。4.验收阶段对档案信息化建设项目进行验收，确保系统功能符合要求，数据准确完整。（四）运行维护