文书拟写档案管理制度范本

PAGE文书拟写档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强本公司/组织文书拟写与档案管理工作，确保文书拟写规范、档案完整准确，提高工作效率，保障公司/组织合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门在文书拟写与档案管理方面的工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保文书拟写与档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：文书内容应真实反映工作实际情况，档案应完整、准确记录公司/组织各项活动。3.及时高效原则：及时处理文书拟写与档案管理工作，提高工作效率，避免延误。4.安全保密原则：加强文书与档案的安全保密管理，防止信息泄露。二、文书拟写规范（一）文书种类1.行政公文：包括通知、报告、请示、批复、函等，用于传达公司/组织决策、部署工作、沟通协调等。2.业务文书：根据不同业务类型制定，如合同、协议、订单、技术文件等，用于开展具体业务活动。3.内部文件：如会议纪要、工作计划、工作总结等，用于记录公司/组织内部工作情况。（二）拟写要求1.主题明确：文书应围绕一个中心主题展开，避免内容分散。2.格式规范：严格按照公司/组织规定的格式进行拟写，包括字体、字号、排版等。3.语言准确：使用规范、准确、简洁的语言表达，避免歧义、模糊或生僻词汇。4.逻辑清晰：文书结构应合理，层次分明，逻辑连贯。（三）拟写流程1.起草：由相关部门或人员根据工作需要起草文书，确保内容准确、完整。2.审核：文书起草完成后，应提交上级领导或相关部门进行审核，重点审核内容准确性、格式规范性、语言表达等。3.签发：经审核通过的文书，由公司/组织负责人或授权人员进行签发。4.印发：根据签发意见，对文书进行印发，并按照规定进行分发。（四）文书编号1.为便于文书管理和查询，对各类文书应进行编号。2.编号规则应明确、统一，一般包括年份、部门代码、文书类型代码、顺序号等。三、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的规章制度、会议文件、人事档案、行政事务文件等。2.业务档案：根据不同业务类型分类，如合同档案、销售档案（订单、客户资料等）、采购档案、项目档案等。3.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.其他档案：如声像档案、实物档案等。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整收集。2.档案收集范围应涵盖公司/组织各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等。3.对于重要档案，应实行定期收集与不定期收集相结合的方式，确保档案不遗漏。（三）档案整理1.收集到的档案应及时进行整理，按照分类标准进行分类、编号、编目。2.对档案进行装订、编页、编目等处理，确保档案整齐、规范。3.建立档案目录索引，方便查询和利用。（四）档案归档1.整理好的档案应及时归档，按照规定的档案保管期限进行存放。2.档案归档应遵循便于保管和利用的原则，合理安排档案存放位置。3.对电子档案应进行备份，并建立相应的存储管理制度。（五）档案保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗设施等。2.制定档案保管期限表，明确各类档案的保管期限，定期对档案进行鉴定，对已过保管期限的档案进行销毁。3.加强对档案保管场所的安全管理，限制无关人员进入，确保档案安全。（六）档案利用1.建立档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和审批权限。2.因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经批准后在指定地点查阅。3.如需借阅档案，应办理借阅手续，注明借阅期限，按时归还。4.严格遵守档案保密规定，不得擅自复印、传播档案内容。四、电子档案管理（一）电子档案的形成与收集1.各部门在工作中形成的电子文件，应按照文书拟写规范进行拟写，并及时收集。2.电子文件应采用通用格式存储，确保文件的可读性和可移植性。（二）电子档案的整理与归档1.对收集到的电子文件进行整理，按照档案分类标准进行分类、编号、编目。2.建立电子档案数据库，将电子档案进行集中存储和管理。3.对电子档案进行备份，备份方式可采用磁带备份、光盘备份、硬盘阵列备份等，确保电子档案数据安全。（三）电子档案的利用与安全1.电子档案的利用应遵循与纸质档案相同的利用制度，通过网络系统进行查阅和借阅。2.加强电子档案的安全管理，设置用户权限，防止电子档案被非法访问、篡改或删除。3.定期对电子档案系统进行维护和检查，确保系统正常运行。五、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组。2.鉴定小组根据档案保管期限表和公司/组织实际情况，对档案进行全面审查，确定档案的存毁价值。（二）档案销毁1.对已过保管期限且无保存价值确需销毁的档案，应填写档案销毁申请表，经批准后进行销毁。2.档案销毁应采用安全、可靠的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息彻底消除。3.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录由档案管理部门保存。六、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织设立档案管理监督小组，负责对文书拟写与档案管理工作进行监督检查。2.监督小组定期对各部门文书拟写与档案管理工作进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.文书拟写是否符合规范要求，包括主题、格式、语言、逻辑等。2.档案管理工作是否按照制度流程进行，包括收集、整理、归档、保管、利用等环节。3.档案的完整性、准确性和安全性。（三）整改措施1.对于检查中发现的问题，监督小组应下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，明确整改责任人，确保整改工作落实到位。3.整改完成后，责任部门应向监督小组提交整改报告，监督小组进行复查，确保问题得到彻