吉林科研档案数字化制度

PAGE吉林科研档案数字化制度一、总则（一）目的为加强吉林科研档案的管理，确保科研档案的完整性、准确性和安全性，提高科研档案的利用效率，促进科研工作的发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于吉林省境内从事科研活动的各类企事业单位、科研机构、高等院校等组织（以下简称“组织”）的科研档案数字化管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：科研档案数字化应确保档案内容与原件一致，真实反映科研活动的全过程。2.完整性原则：全面收集、整理科研活动中形成的各类档案，保证档案的完整性。3.准确性原则：数字化过程中应准确录入档案信息，避免出现错误或遗漏。4.安全性原则：采取必要的安全措施，保障科研档案数字化信息的安全，防止信息泄露、篡改或丢失。5.规范性原则：遵循国家和行业相关标准规范，确保科研档案数字化工作的标准化和规范化。二、管理职责（一）组织领导1.各组织应成立科研档案数字化工作领导小组，由主管科研工作的领导担任组长，成员包括科研管理部门、档案管理部门、信息技术部门等相关负责人。领导小组负责统筹协调科研档案数字化工作，制定工作计划，解决工作中的重大问题。2.领导小组应定期召开会议，研究部署科研档案数字化工作，督促检查工作进展情况，确保工作顺利推进。（二）科研管理部门职责1.负责组织科研项目的申报、立项、实施和验收等工作，指导科研人员做好科研文件材料的形成、积累和整理工作。2.协助档案管理部门做好科研档案的收集、整理和归档工作，审核科研档案的完整性和准确性。3.负责向档案管理部门提供科研项目的相关信息，配合档案管理部门开展科研档案数字化工作。（三）档案管理部门职责1.制定科研档案数字化工作方案，明确工作流程、质量标准和技术要求。2.负责科研档案的收集、整理、分类、编目等基础工作，确保科研档案符合归档要求。3.组织实施科研档案数字化工作，对数字化过程进行全程监控，保证数字化成果的质量。4.建立健全科研档案数字化管理制度，负责科研档案数字化设备、软件和存储介质的管理。5.负责科研档案数字化成果的验收、存储和保管，提供档案利用服务。（四）信息技术部门职责1.提供科研档案数字化所需的技术支持，保障数字化工作的顺利进行。2.负责数字化设备的维护和管理，确保设备正常运行。3.协助档案管理部门做好数字化软件的选型、安装和调试工作，保障软件系统的安全稳定。4.负责科研档案数字化信息的安全防护，制定安全策略，防止信息泄露和网络攻击。（五）科研人员职责1.按照科研项目管理要求，及时整理和归档科研活动中形成的文件材料，确保文件材料的完整、准确。2.配合档案管理部门做好科研档案的收集、整理和数字化工作，提供必要的协助和信息。3.遵守科研档案数字化管理制度，不得擅自销毁、涂改或转移科研档案。三、科研档案的收集与整理（一）收集范围1.科研项目立项阶段：包括项目申报书、可行性研究报告、项目批复文件等。2.科研项目实施阶段：包括科研计划、实验记录、研究报告、技术合同、知识产权相关文件等。3.科研项目验收阶段：包括验收申请书、验收报告、成果鉴定文件等。4.科研人员在科研活动中形成的其他具有保存价值的文件材料，如学术论文、著作、获奖证书等。（二）收集要求1.科研项目负责人应在项目研究过程中及时收集和整理项目文件材料，确保文件材料的真实性、完整性和准确性。2.对于重要的科研文件材料，应进行备份，防止原件丢失或损坏。3.科研文件材料应按照项目进行分类整理，同一项目的文件材料应集中存放，便于管理和查阅。（三）整理原则1.遵循科研活动的规律和特点，按照文件材料的形成时间、来源、内容和形式等进行分类整理。2.保持科研文件材料之间的有机联系，便于系统地反映科研项目的全貌。3.便于保管和利用，根据文件材料的数量、载体形式等因素，合理确定整理方式和保管期限。（四）整理方法1.分类：按照科研项目的类别、学科领域、研究阶段等进行分类。例如，可以分为基础研究项目档案、应用研究项目档案、开发研究项目档案等。2.编号：对每个科研项目进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号可以采用项目立项编号或自行编制的编号。3.编目：编制科研项目档案目录，目录应包括项目编号、项目名称、项目负责人、起止时间、归档日期、保管期限等信息。目录应一式两份，一份随档案存放，一份作为检索工具。4.装订：对纸质科研文件材料进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保管。对于不宜装订的文件材料，如超大图纸、照片等，可以采用卷盒、夹页等方式进行保管。四、科研档案数字化流程（一）数字化前处理1.档案整理：对收集整理好的科研档案进行再次核对和整理，确保档案的顺序正确、目录清晰。2.去污修复：对有污渍、破损的档案进行去污、修复处理，保证档案的整洁和完整。3.编号标注：在档案的首页或其他显著位置标注档案编号，以便于识别和管理。（二）扫描1.设备选型：根据科研档案的数量、类型和扫描要求，选择合适的扫描设备。扫描设备应具备高分辨率、高精度、稳定性好等特点。2.扫描分辨率：一般情况下，科研档案的扫描分辨率应不低于300dpi。对于文字较小、字迹模糊或需要长期保存的档案，扫描分辨率应适当提高。3.扫描模式：根据档案的内容和载体形式，选择合适的扫描模式。对于纸质档案，一般采用黑白二值模式扫描；对于照片、图纸等彩色档案，应采用彩色模式扫描。4.扫描顺序：按照档案编号顺序进行扫描，确保扫描图像与档案原件一一对应。5.扫描质量控制：在扫描过程中，应定期检查扫描图像的质量，如清晰度、完整性、色彩还原度等。对于不符合质量要求的图像，应及时进行重新扫描。（三）图像处理1.图像纠偏：对扫描过程中出现的图像倾斜、扭曲等问题进行纠偏处理，使图像保持水平和垂直。2.去污去噪：去除扫描图像中的污渍、黑点、黑线等噪声，提高图像的清晰度。3.裁剪拼接：对于超过扫描幅面的档案图像，应进行裁剪拼接处理，确保图像完整。4.图像增强：对图像进行对比度、亮度等调整，增强图像的视觉效果，便于阅读和识别。5.格式转换：将扫描图像转换为通用的图像格式，如TIFF、JPEG等，便于存储和管理。（四）数据挂接1.建立索引：根据科研档案的编号、题名、日期等信息，建立索引数据库，以便于快速检索和查询。2.数据录入：将科研档案的相关信息录入索引数据库，确保数据的准确性和完整性。3.图像挂接：将处理好的图像文件与索引数据库中的数据进行挂接，实现图像与信息的一一对应。（五）存储备份1.存储设备选择：选择安全可靠、容量大、性能稳定的存储设备，如磁盘阵列、磁带库等。2.存储方式：采用异地备份、多介质备份等方式，确保科研档案数字化信息的安全。存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.存储环境要求：存储设备应放置在温度、湿度适宜的环境中，避免阳光直射、灰尘、水浸等因素对存储介质的影响。（六）质量验收1.验收标准：制定科研档案数字化质量验收标准，明确图像质量、数据准确性、挂接完整性等方面的要求。2.验收流程：由档案管理部门组织相关人员对科研档案数字化成果进行验收。验收人员应按照验收标准进行检查，填写验收报告。3.验收整改：对于验收过程中发现的问题，应及时通知数字化实施部门进行整改，整改完成后重新进行验收，直至验收合格。五、科研档案数字化管理（一）存储管理1.建立科研档案数字化存储库，对数字化档案进行集中存储和管理。存储库应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等功能。2.对存储的科研档案数字化信息进行分类存储，按照项目编号、年度等进行划分，便于查找和利用。3.定期对存储设备进行检查和维护，确保存储设备的正常运行。对存储的数字化档案进行定期备份，防止数据丢失。（二）检索利用1.建立科研档案数字化检索系统，提供多种检索方式，如按项目编号、题名、关键词、日期等进行检索。检索系统应具备快速、准确、便捷的特点。2.为利用者提供科研档案数字化信息的在线查询和下载服务。利用者应按照规定的权限进行查询和下载，不得擅自更改、删除或传播档案信息。3.建立科研档案数字化利用登记制度，对利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容等。（三）安全管理1.建立健全科研档案数字化安全管理制度，明确安全责任，加强安全防范措施。2.对科研档案数字化信息进行加密处理，防止信息泄露。设置不同的用户权限，对不同级别的用户授予相应的访问权限。3.加强对数字化设备、软件和存储介质的安全管理，定期进行病毒查杀和安全漏洞扫描，防止网络攻击和恶意软件入侵。4.制定科研档案数字化信息安全应急预案，定期进行演练，确保在发生安全事故时能够及时采取措施，减少损失。（四）人员管理1.加强对科研档案数字化工作人员的培训，提高其业务水平和安全意识。培训内容包括档案管理知识、数字化技术、安全保密知识等。2.建立科研档案数字化工作人员岗位责任制，明确工作职责和工作要求。工作人员应严格遵守相关制度和操作规程，确保工作质量。3.定期对科研档案数字化工作人员进行考核，考核结果与绩效挂钩。对工作表现优秀的人员给予表彰和奖励，对违反规定的人员进行批评教育或处罚。六、监督与检查（一）监督检查主体1.各组织的科研档案数字化工作领导小组负责对本组织的科研档案数字化工作进行监督检查。2.上级主管部门、档案行政管理部门等有权对各组织的科研档案数字化工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.科研档案数字化工作制度的执行情况，包括收集、整理、数字化流程、管理等方面的制度。2.科研档案数字化工作的质量，如扫描分辨率、图像处理效果、数据准确性、挂接完整性等。3.科研档案数字化信息的安全管理情况，包括存储安全、访问安全、备份安全等。4.科研档案数字化工作的进度，是否按照工作计划按时完成任务。（三）监督检查方式1.定期检查：领导小组定期对科研档案数字化工作进行检查，查看工作进展情况，发现问题及时督促整改。2.不定期抽查：对科研档案数字化工作的关键环节和重点部位进行不定期抽查，确保工作质量。3.专项检查：针对科研档案数字化工作中存在的突出问题或薄弱环节，开展专项检查，进行集中整治。