县综合档案馆办公室制度

PAGE县综合档案馆办公室制度一、总则（一）目的为加强县综合档案馆办公室的规范化管理，提高工作效率，确保各项工作有序开展，依据国家相关法律法规及档案行业标准，结合本馆实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县综合档案馆办公室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规以及档案管理相关行业标准，确保各项工作合法合规。2.高效务实原则以提高工作效率为核心，注重工作实效，简化工作流程，避免形式主义。3.分工协作原则明确各岗位职责，同时强调团队协作，形成工作合力，共同完成办公室各项任务。4.服务至上原则树立服务意识，为档案管理业务部门及其他相关部门提供优质、高效的服务。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.全面负责办公室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调办公室与其他部门之间的工作关系，确保各项工作顺利衔接。3.负责办公室人员的工作安排、考核评价及培训指导，提升团队整体素质。4.审核重要文件、报告等材料，确保文件质量和工作方向的正确性。5.参与馆内重要决策，为领导提供决策支持和信息服务。6.负责办公室经费的预算编制、使用管理及报销审批。7.组织办公室人员完成馆领导交办的其他临时性工作任务。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管及利用工作，严格按照档案管理流程操作。2.对各类档案进行分类、编号、编目，建立完善的档案检索体系，方便查询利用。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整与安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。4.按照规定的期限和要求，做好档案的鉴定、销毁工作，并做好记录。5.为档案利用者提供优质的服务，办理档案查阅、借阅等手续，做好登记和跟踪管理。6.协助办公室主任开展档案信息化建设工作，将档案信息录入系统，实现档案数字化管理。7.参与档案业务培训和交流活动，不断提高自身业务水平。（三）行政事务人员职责1.负责办公室文件、资料的收发、登记、传阅、归档等工作，确保文件传递及时、准确。2.做好办公用品的采购、保管、发放工作，合理控制办公用品费用支出。3.负责办公室环境卫生的管理，定期组织清洁打扫，营造整洁舒适的办公环境。4.安排和协调办公室会议、活动等相关事宜，做好会议记录和活动组织工作。5.负责办公室设备设施的日常维护和管理，及时报修故障设备，确保设备正常运行。6.协助办理办公室人员的考勤、请假等手续，做好工资核算等相关工作。7.完成办公室主任交办的其他行政事务性工作。（四）信息宣传人员职责1.制定并执行档案馆信息宣传工作计划，负责馆内信息的收集、整理、编辑和发布。2.维护档案馆官方网站、微信公众号等信息发布平台，及时更新内容，提高平台的影响力和关注度。3.撰写新闻稿件、宣传资料等，宣传档案馆的工作动态、业务成果、馆藏特色资源等，提升档案馆的社会形象。4.组织开展档案宣传活动，如档案展览、讲座、开放日等，吸引社会公众关注档案工作。5.收集、分析社会公众对档案信息的需求和反馈，为宣传工作提供参考依据，不断改进宣传方式和内容。6.与上级主管部门、新闻媒体等保持良好沟通协作，及时报送信息，争取宣传支持。三、工作流程（一）文件处理流程1.收文办公室行政事务人员负责签收外来文件，核对文件数量、完整性等，进行登记。对收文进行分类，根据文件内容和性质确定传阅范围和处理部门。将文件呈送办公室主任阅批，办公室主任根据文件要求提出拟办意见，明确承办部门和办理期限。承办部门按照办公室主任的批示进行办理，办理过程中如有需要协调的事项，及时与相关部门沟通。承办部门办理完毕后，将文件及处理结果交回办公室，行政事务人员进行登记，并将文件归档保存。2.发文各部门如需发文，填写发文稿纸，注明文件标题、主送单位、抄送单位、发文内容、拟稿人等信息，经部门负责人审核签字后交办公室。办公室档案管理人员对发文稿纸进行编号、登记，检查文件格式、内容等是否符合要求。将发文稿纸呈送办公室主任审核，办公室主任审核通过后，交分管领导签发。办公室行政事务人员根据领导签发的文件进行排版、校对，无误后打印、盖章。行政事务人员负责将文件发送给主送单位和抄送单位，并将发文底稿及相关资料整理归档。（二）档案管理流程1.档案收集档案管理人员定期到各部门收集应归档的文件材料，明确收集范围和时间要求。对收集到的文件材料进行初步整理，检查文件的完整性、准确性，剔除重复、无效的文件。与移交部门办理档案交接手续，填写档案交接清单，双方签字确认。2.档案整理根据档案分类方案，对收集的档案进行分类，确定档案类别、保管期限等。对每份档案进行编号、编目，编制目录清单，包括档号、题名、日期、保管期限等信息。按照档案装订要求，对档案进行装订，确保档案整齐、牢固。将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上填写相关标识信息。3.档案归档档案管理人员按照档案存放顺序，将整理好的档案上架存放，建立档案存放索引。在档案管理系统中录入档案的基本信息，实现档案的信息化管理，方便查询和利用。定期对档案归档情况进行检查，确保档案归档准确、完整。4.档案保管保持档案库房的清洁卫生，控制库房温度、湿度，做好防火、防潮、防虫、防盗工作。定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、存放位置等，发现问题及时处理。对破损、褪色等有问题的档案进行修复或复制，确保档案的质量。5.档案利用档案利用者填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、原因、期限等信息，经所在部门负责人签字后交档案管理人员。档案管理人员对申请表进行审核，符合规定的予以办理查阅、借阅手续，明确查阅、借阅的范围和要求。档案利用者在指定地点查阅、借阅档案，档案管理人员进行现场监督，不得擅自涂改、抽取、撤换档案。档案利用完毕后，利用者及时归还档案，档案管理人员进行核对、检查，确保档案完好无损。（三）会议组织流程1.会议筹备办公室行政事务人员根据会议需求，确定会议时间、地点、参会人员、会议主题、议程等。提前通知参会人员会议相关信息，准备会议所需的文件、资料、设备等。安排会议场地的布置，摆放桌椅、音响设备、投影仪等，确保会议环境舒适、设备正常运行。准备会议记录所需的纸笔等用品。2.会议进行行政事务人员负责签到工作，统计参会人员出勤情况。会议开始时，介绍会议主题、议程和参会人员，宣布会议纪律。按照会议议程进行会议讨论、发言，行政事务人员做好会议记录，记录会议讨论的主要内容、决策事项、提出的问题及解决方案等。会议过程中，及时处理突发情况，如设备故障、人员临时变动等。3.会议结束会议结束后，行政事务人员整理会议记录，经办公室主任审核后，将会议记录分发给相关部门和人员。组织参会人员清理会议场地，归还借用的设备和物品。对会议效果进行评估，总结经验教训，为今后会议组织工作提供参考。（四）信息宣传流程1.信息收集信息宣传人员定期关注馆内各部门工作动态，主动收集工作中的亮点、成果、经验等信息。鼓励全体工作人员积极提供信息线索，对提供有价值信息的人员给予适当奖励。关注档案行业相关政策法规、学术研究成果、行业动态等，收集与本馆工作相关的外部信息。2.信息整理对收集到的信息进行筛选、分类，剔除无关、重复的信息。对信息内容进行编辑、润色，确保信息表述准确、清晰、简洁，突出重点。根据信息的重要性和时效性，确定信息的发布级别和方式。3.信息发布在档案馆官方网站上开设相应栏目，及时发布信息。按照网站信息发布规范，上传信息内容，确保格式正确、排版美观。定期更新微信公众号内容，选择合适的信息进行推送，撰写吸引人的标题和摘要，配上相关图片或视频，提高信息的阅读量和关注度。对于重要信息，及时向新闻媒体投稿，争取在媒体上进行宣传报道，扩大档案馆的社会影响力。4.宣传活动策划与实施根据档案馆工作重点和社会公众需求，策划档案宣传活动方案，明确活动主题、形式、时间、地点、参与人员等。组织开展档案展览、讲座、开放日等宣传活动，提前做好活动准备工作，如展品征集、资料整理、场地布置、宣传资料制作等。在活动实施过程中，做好现场组织、引导、讲解等工作，确保活动顺利进行，达到预期宣传效果。对宣传活动进行总结评估，分析活动效果，收集参与者的反馈意见，为今后活动策划和改进提供依据。四、工作纪律（一）考勤制度1.全体工作人员应严格遵守工作时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.如需请假，应提前按照规定填写请假申请表，说明请假原因和期限，经批准后交办公室备案。请假审批权限按照馆内相关规定执行。3.因特殊情况无法提前请假的，应及时向办公室主任说明情况并补办请假手续。未经批准擅自离岗的，按旷工处理。4.办公室行政事务人员负责考勤记录，每月统计考勤情况并公布。对于迟到、早退、旷工等情况，按照馆内绩效考核制度进行相应处理。（二）工作纪律1.遵守国家法律法规和馆内各项规章制度，保守工作秘密，不得泄露档案信息及其他工作机密。2.认真履行岗位职责，按时完成工作任务，不得敷衍塞责、推诿扯皮。工作中遇到问题及时请示汇报，不得擅自处理。3.严格遵守工作流程和操作规范，确保工作质量和效率。不得违规操作或擅自简化工作程序。4.保持良好的工作秩序和办公环境，不得在办公室内大声喧哗、争吵打闹，不得从事与工作无关的事情。5.爱护办公设备和档案资料，节约使用办公用品，不得浪费或故意损坏。（三）廉洁纪律1.严格遵守廉洁自律各项规定，严禁利用职务之便谋取私利，不得接受服务对象的礼品、宴请等。2.在工作中坚持公正、公平、公开原则，不得徇私舞弊、弄虚作假。3.严格执行财务制度，不得违规报销费用，不得挪用公款或擅自设立小金库。五、绩效考核（一）考核原则1.客观公正原则以工作实际表现和业绩为依据，全面、客观、公正地评价工作人员的工作情况。2.注重实绩原则重点考核工作人员完成工作任务的数量、质量、效率以及取得的工作成果。3.激励与约束并重原则通过绩效考核，激励工作人员积极工作，同时对工作不力的人员进行约束和督促改进。（二）考核内容1.工作业绩档案管理人员考核档案收集、整理、归档、保管、利用等工作的完成情况，包括档案的完整性、准确性、利用率等指标。行政事务人员考核文件处理、办公用品管理、会议组织、环境卫生维护等工作的质量和效率。信息宣传人员考核信息发布数量、质量、宣传活动效果、平台关注度等工作业绩。2.工作态度考核工作人员的责任心、敬业精神、团队协作意识等。考察工作人员对待工作任务的积极性、主动性，是否认真负责、按时完成工作。3.业务能力考核工作人员的专业知识水平、业务技能熟练程度。评估工作人员解决实际问题的能力、创新工作方法的能力等。（三）考核方式1.定期考核每月或每季度进行一次定期考核，由办公室主任组织，相关人员参与。工作人员提交个人工作总结，考核人员根据平时工作记录、工作成果等进行综合评价，填写考核表。2.不定期考核根据工作需要，对工作人员进行不定期考核，重点考核临时性工作任务的完成情况、突发事件的处理能力等。3.民主测评每年组织一次民主测评，由全体工作人员对其他人员的工作表现进行评价，测评结果作为绩效考核的参考依据之一。（四）考核结果应用1.将绩效考核结果与工资奖金挂钩，根据考核得分确定绩效奖金发放额度。2.对于考核优秀的工作人员，给予表彰奖励，如颁发荣誉证书、给予晋升机会等。3.对于考核不称职的工作人员，进行诫勉谈话、调整岗位或按照相关规定进行处理。六、培训与学习（一）培训计划1.办公室根据工作人员的岗位需求和业务发展情况，制定年度培训计划。培训计划包括培训目标、培训内容、培训方式、培训时间安排等。2.培训内容涵盖档案业务知识、行政管理知识、信息技术应用、信息宣传技巧等方面，以提高工作人员的综合素质和业务能力。（二）培训方式1.内部培训定期组织内部培训讲座，邀请馆内业务骨干或专家进行授课，分享工作经验和专业知识。2.外部培训根据工作需要，选派工作人员参加上级主管部门或相关机构组织的外部培训课程、研讨会等，拓宽视野，学习先进的管理理念和技术方法。3.在线学习利用网络学习平台，提供丰富的学习资源