县体育总会档案管理制度

PAGE县体育总会档案管理制度一、总则（一）目的为加强县体育总会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在体育总会各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县体育总会机关各部门、直属单位以及下属各体育协会在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：县体育总会档案工作实行集中统一管理，由办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，全面反映体育总会各项工作的历史面貌。3.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为档案利用提供便利条件。4.安全保密原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以县体育总会主要领导为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组，负责领导和监督档案管理工作，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）办公室办公室作为档案管理的职能部门，具体负责档案管理的日常工作，其职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案检索体系和数据库，提高档案检索效率。4.负责档案的保管、保护工作，确保档案的安全。5.做好档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清理。6.组织开展档案的利用工作，为体育总会各项工作提供档案服务。7.负责对各部门、直属单位和下属体育协会档案工作的指导、监督和检查。（三）各部门、直属单位及下属体育协会职责1.各部门、直属单位及下属体育协会应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、完整。2.按照档案管理要求，做好本部门档案的日常管理工作，保证档案的安全。3.积极配合办公室开展档案管理工作，提供档案利用所需的相关信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与体育总会工作有关的文件、指示、规定、通知等。2.体育总会召开的各种会议文件、记录、纪要、决议等。3.体育总会制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。4.体育总会组织开展的各项体育活动的文件、资料、照片、音像等。5.体育总会与其他单位签订的合同、协议、合作项目等文件。6.体育总会工作人员的人事档案、工资档案、考核档案等。7.体育总会财务工作形成的会计凭证、账簿、报表等。8.下属各体育协会上报的文件、资料、统计报表等。9.其他与体育总会工作有关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门、直属单位及下属体育协会应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，定期移交办公室。2.收集的档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要的档案材料，应同时收集电子文档，确保档案信息的完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案整理：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制案卷目录。2.会计档案整理：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，编制会计档案目录。3.人事档案整理：按照干部人事档案管理规定进行整理，建立个人档案。4.声像档案整理：按照内容、时间顺序进行整理，编制声像档案目录，并配以文字说明。5.实物档案整理：对具有保存价值的实物进行登记造册，注明来源、时间、内容等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持整洁、通风良好。（二）档案装具1.档案柜、档案架应符合档案保管要求，材质坚固，便于存放和查找档案。2.档案盒应采用统一规格，材质优良，能够有效保护档案。（三）档案保管要求1.按照档案类别和保管期限进行分类存放，标识清晰。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.做好档案库房的温湿度记录，采取有效措施调节温湿度。5.严禁在档案库房内吸烟、使用明火和存放易燃、易爆物品。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室负责人、档案管理人员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定其保存价值。2.根据档案保管期限表，结合实际情况，对档案进行综合评估。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册经档案管理领导小组审批后，报上级主管部门备案。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.监销人员在档案销毁后，应在档案销毁清册上签字确认。六、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、移交、利用等工作情况。3.档案库房的温湿度、安全检查等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案进行统计。2.采用计算机软件进行档案统计数据的录入、汇总和分析。（三）统计要求1.统计数据应真实、准确、完整，及时上报。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规利用原则：严格遵守国家有关档案利用的法律法规和规定。2.服务体育总会工作原则：积极为体育总会各项工作提供档案支持。3.确保档案安全原则：在档案利用过程中，确保档案的安全和保密。（二）利用范围1.体育总会工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察部门因办案需要查阅档案。4.其他经档案管理领导小组批准的查阅档案事项。（三）利用程序1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，报办公室审批。2.办公室根据审批意见，安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅记录。3.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。4.如需复印、摘录档案内容，应经办公室同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等。（四）档案借阅1.因工作需要长期借阅档案时，应填写档案借阅申请表，经档案管理领导小组批准后，办理借阅手续。2.借阅档案期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，办公室应对归还的档案进行检查，如有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为体育总会各项工作提供更加便捷的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设：开发或选用适合体育总会档案管理需求的信息化管理软件，实现档案的在线管理和利用。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息系统