毕业生团队档案管理制度

PAGE毕业生团队档案管理制度一、总则（一）目的为加强毕业生团队档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在规范毕业生团队档案的收集、整理、保管、查阅和销毁等工作流程，为团队的发展、决策以及成员的职业发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内的毕业生团队，包括但不限于新入职毕业生组成的项目团队、实习团队等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映毕业生团队的工作情况和成员表现。2.完整性原则：全面收集与毕业生团队相关的各类资料，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保护档案信息的安全，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理工作。二、档案管理职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责毕业生团队档案的集中管理。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的日常维护和管理工作。（二）团队负责人职责1.负责组织本团队成员及时整理和提交各类档案资料。2.对本团队档案的真实性、完整性负责。3.协助档案管理部门做好档案的查阅和利用工作。（三）成员职责1.按照要求及时提供个人工作相关的档案资料。2.配合团队负责人和档案管理部门完成档案管理工作。三、档案内容（一）团队基本信息1.团队组建方案，包括团队名称、成员构成、负责人等。2.团队目标和工作计划。（二）成员个人档案1.个人简历，包括教育背景、工作经历等。2.入职申请表、劳动合同等相关入职资料。3.培训记录，包括参加公司内部培训、外部培训等的记录。4.绩效考核记录，定期的绩效评估结果。5.奖惩记录，获得的奖励和违纪处罚情况。6.工作成果记录，如项目报告、工作总结、发表的文章等。（三）团队工作档案1.项目文档，包括项目策划书、项目执行记录、项目总结报告等。2.会议记录，团队内部会议、与其他部门或外部机构会议的纪要。3.沟通记录，与上级领导、其他团队、客户等的邮件往来、即时通讯记录等。4.考勤记录，团队成员的出勤情况。（四）财务档案1.团队预算申请和执行情况记录。2.费用报销凭证等相关财务资料。（五）其他档案与毕业生团队相关的其他重要资料，如团队获得的荣誉证书、合作协议等。四、档案收集（一）定期收集1.每月末，团队成员应将本月个人工作相关资料整理提交给团队负责人。2.每季度末，团队负责人应将本季度团队工作档案整理提交给档案管理部门。（二）不定期收集1.对于临时性工作任务或重要事件，相关责任人应在任务完成或事件发生后及时整理并提交相关档案资料。2.当团队成员岗位变动、离职等情况发生时，应在规定时间内将个人相关档案资料交接清楚。（三）收集要求1.档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。2.提交的档案资料应按照类别进行分类整理，并附上简要说明。五、档案整理（一）分类档案管理部门收到团队提交的档案资料后，按照档案内容的类别进行分类，如团队基本信息、成员个人档案、团队工作档案、财务档案等。（二）编号对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，确保唯一性和系统性。例如，成员个人档案编号可采用“团队名称成员姓名首字母缩写档案类别编号流水号”的形式。（三）编目编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源等信息。档案目录应一式两份，一份随档案保存，一份单独成册以便查阅。（四）装订对于纸质档案，应进行整齐装订，去除金属物，确保档案的牢固和美观。六、档案保管（一）保管方式1.设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.对于电子档案，应进行备份存储，并采用安全的存储介质和存储方式，如光盘、硬盘阵列等。同时，要定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（二）保管期限1.团队基本信息、成员个人档案中的入职申请表、劳动合同等长期保管。2.培训记录、绩效考核记录、奖惩记录等保管期限为[X]年。3.项目文档、会议记录、沟通记录等根据项目或事件的重要性确定保管期限，一般为[X]年至[长期]不等。4.财务档案按照国家财务档案管理规定的期限进行保管。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内。2.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应进行登记。3.定期对档案库房进行安全检查，确保档案的安全保管。七、档案查阅（一）查阅权限1.团队成员因工作需要可查阅本人的档案资料。2.团队负责人可查阅本团队的所有档案资料。3.其他部门或人员因工作需要查阅毕业生团队档案的，需经档案管理部门负责人批准，并办理查阅手续。（二）查阅手续1.查阅人需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.《档案查阅申请表》经批准后，查阅人在档案管理人员的陪同下在指定地点查阅档案。3.查阅过程中，查阅人不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人同意。（三）查阅记录档案管理人员应对查阅情况进行记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、批准人等信息。查阅记录应妥善保存，以备查询。八、档案借阅（一）借阅权限除团队成员和团队负责人外，其他人员原则上不得借阅毕业生团队档案。确因特殊原因需要借阅的，需经公司/组织高层领导批准。（二）借阅手续1.借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等。2.《档案借阅申请表》经批准后，借阅人向档案管理部门办理借阅手续，签订《档案借阅承诺书》，明确借阅人的责任和义务。3.档案管理部门按照借阅期限和借阅范围提供档案，并进行登记。（三）借阅期限档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（四）归还借阅人应在规定期限内归还所借档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人的责任。九、档案保密（一）保密措施1.对涉及公司/组织机密、商业秘密以及个人隐私的档案资料，应采取严格的保密措施。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.在档案查阅和借阅过程中，应提醒查阅人和借阅人注意保密。（二）保密责任1.查阅人和借阅人应严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。2.如因违反保密规定造成公司/组织损失的，将依法追究相关人员的责任。十、档案销毁（一）销毁条件档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的，应按照规定进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对到期或需销毁的档案进行清理，列出《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司/组织高层领导批准后实施销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应有专人负责监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。（三）销毁记录档案管理部门应对档