保健室档案管理责任制度

PAGE保健室档案管理责任制度一、总则（一）目的为加强保健室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在保健室工作中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于保健室全体工作人员在档案管理工作中的职责与行为规范。（三）档案定义保健室档案是指在保健室工作中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于医疗记录、健康档案、工作计划与总结、培训资料、药品管理记录等。二、档案管理职责分工（一）保健室负责人1.全面负责保健室档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标，并组织实施。2.监督档案管理制度的执行情况，对档案管理工作进行指导、检查和考核。3.协调解决档案管理工作中的重大问题，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等具体工作。2.按照档案管理的规范和标准，对档案进行分类、编号、编目等操作，确保档案的系统性和完整性。3.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题，如档案损坏、丢失等。4.为档案利用者提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。（三）各岗位工作人员1.负责本岗位工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交档案管理人员。2.严格按照档案管理制度的要求，妥善保管本岗位涉及的档案资料，不得擅自销毁、涂改或丢失。3.在工作中积极配合档案管理人员做好档案管理工作，提供必要的协助和支持。三、档案收集与整理（一）收集范围1.医疗档案：包括病历、诊断证明、检查检验报告、治疗记录等。2.健康档案：涵盖个人基本信息、健康体检记录、疾病史、家族病史等。3.工作计划与总结：保健室年度、季度、月度工作计划、总结，专项工作方案与总结等。4.培训资料：内部培训教材、课件、培训记录、外部培训学习资料等。5.药品管理记录：药品采购清单、出入库记录、库存盘点记录、药品不良反应报告等。6.设备管理档案：设备购置合同、说明书、维修记录、保养记录等。7.行政文件：上级部门下发的各类文件、保健室内部的通知、通报、会议纪要等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各岗位工作人员应及时将工作中形成的文件材料进行收集，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应真实、准确，不得伪造、篡改。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的有机联系。2.按照档案的类别、时间顺序等进行分类整理，便于查找和利用。3.同一类档案应保持相对集中，不同类档案之间应界限分明。（四）整理方法1.分类：根据档案的性质和内容，将档案分为医疗档案、健康档案、行政档案等大类，每大类下再细分若干小类。2.编号：为每一份档案或每一组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保存和查阅。四、档案归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.审核无误后，将档案按照分类和编号顺序进行排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号范围等信息。3.将档案目录录入电子文档，建立电子档案目录数据库，便于档案的检索和查询。（二）保管期限1.医疗档案、健康档案等涉及个人隐私和医疗信息的档案，应长期保存。2.工作计划与总结、培训资料等档案，保管期限为[X]年。3.药品管理记录、设备管理档案等档案，保管期限为[X]年。4.行政文件等档案，保管期限按照国家相关规定执行。（三）保管要求1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行清查和盘点，每年至少一次，确保档案的数量和质量与档案目录一致。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的完整性。五、档案利用（一）利用原则1.严格遵守国家法律法规和保密制度，确保档案利用过程中的信息安全。2.档案利用应遵循方便利用、服务工作的原则，在规定的范围内为需要查阅档案的人员提供服务。3.档案利用应进行登记，记录利用时间、利用人、利用目的、档案内容等信息，确保档案利用的可追溯性。（二）查阅与借阅1.内部工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.外部单位或个人因工作需要查阅档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经保健室负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督。3.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和保健室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改、损坏或丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理人员，并承担相应的责任。（三）档案统计档案管理人员应定期对档案的收进、移出、整理、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，上报保健室负责人。档案统计报表应真实、准确、完整，为档案管理工作的决策提供依据。六、档案安全与保密（一）安全措施1.档案保管场所应安装防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备的正常运行。2.档案管理人员应严格遵守档案管理操作规程，严禁在档案保管场所吸烟、使用明火，严禁将易燃、易爆物品带入档案保管场所。3.定期对档案进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案数据丢失。（二）保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及个人隐私、医疗信息、商业秘密等敏感信息的档案进行严格保密。2.未经授权，任何人不得擅自查阅、复制、传播档案内容。3.在档案利用过程中，档案管理人员应对利用人进行保密提醒，要求利用人妥善保管档案，不得泄露档案内容。（三）责任追究对违反档案安全与保密制度的行为，将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教育；情节严重的，将依法追究相关人员的责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立完善的保健室档案信息化管理系统实现档案的电子化存储、检索、利用和管理提高档案管理工作效率和服务质量。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备和档案管理软件，满足档案信息化管理的需求。2.对档案管理人员进行信息化技能培训，使其熟悉档案信息化管理系统的操作和应用。3.将档案目录和重要档案信息录入信息化管理系统，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和查询。4.利用信息化管理系统对档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节进行全程跟踪和管理，提高档案管理工作的规范化和科学化水平。（三）数据安全与维护1.建立健全档案信息化管理系统的数据安全防护机制，采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，确保档案数据的安全。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，及时修复系统漏洞，保证系统的正常运行。3.做好档案数据的备份工作，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案数据丢失。八、档案管理监督与考核（一）监督机制1.保健室负责人定期对档案管理工作进行检查和监督，发现问题及时督促整改。2.设立档案管理工作监督举报电话和邮箱，接受全体工作人员和社会公众的监督。对举报的问题，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。（二）考核办法1.制定档案管理工作考核标准，对档案管理人员和各岗位工作人员的档案管理工作进行考核。考核内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用、安全与保密等方面。2.考核方式采用定期考核与不定期抽