银行业档案保管制度规范

PAGE银行业档案保管制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范银行业档案的保管工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，为银行业务的开展、风险防范、内部管理以及监管要求提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于本行各部门及分支机构在业务经营、管理活动中形成的各类档案，包括但不限于会计档案、信贷档案、业务合同档案、人事档案、行政档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则本行档案管理部门负责对全行档案进行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.分类分级管理原则根据档案的类别和重要程度，进行分类分级管理，以便于档案的保管、查阅和利用。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，严格遵守国家有关保密法律法规。4.方便利用原则在确保档案安全保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，提供便捷的查阅和利用服务。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善本行档案保管制度及相关操作规程。2.负责接收、整理、保管全行各类档案，建立档案数据库，实现档案的电子化管理。3.定期对档案进行检查、盘点，确保档案的安全和完整。4.按照规定的程序和要求，提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。5.组织开展档案鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和合规性。6.负责与外部档案管理机构的沟通协调，做好档案的移交、托管等工作。（二）各业务部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理和初步分类，确保档案资料的齐全、完整和真实。2.按照档案管理部门要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并协助档案管理部门做好档案的核对和交接工作。3.配合档案管理部门开展档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的业务解释和说明。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。（三）分支机构职责1.按照总行档案管理要求，负责本分支机构各类档案的收集、整理、保管和利用工作。2.定期向总行档案管理部门报送档案管理情况报告，接受总行的监督和指导。3.配合总行档案管理部门开展档案的检查、盘点、鉴定、销毁等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告、会计电算化数据等。2.信贷档案涵盖贷款申请资料、贷前调查资料、贷款审批文件、借款合同、担保合同、贷后管理资料等。3.业务合同档案各类业务合同、协议、意向书等。4.人事档案员工个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训、薪酬等档案材料。5.行政档案本行行政公文、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度等。6.其他档案除上述类别外的其他各类档案，如审计档案、法律事务档案、客户资料档案等。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则。2.会计档案编号按照会计年度、档案类别、保管期限等进行编制。例如：“20XX年会计凭证永久”。3.信贷档案编号可根据贷款业务编号、档案类别、时间顺序等进行编制。如：“[贷款业务编号]贷前调查资料20XX年X月”。4.业务合同档案编号按照合同类别、签订时间、合同序号等进行编制。例如：“业务合同20XX年X月[合同序号]”。5.人事档案编号以员工工号为基础，按照档案类别进行编制。如：“[员工工号]履历档案”。6.行政档案编号按照文件类别、年份、文号等进行编制。例如：“行政公文20XX年[文号]”。7.其他档案编号根据档案特点和管理需要进行编制，确保编号的科学性和实用性。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各业务部门和分支机构应明确档案收集责任人，按照规定的时间和要求，及时收集本部门和本机构形成的各类档案。2.档案收集应确保资料的齐全、完整，包括文件的正本、副本、附件、电子文档等。3.对于重要业务活动形成的档案，应在活动结束后及时进行收集，避免档案资料的散失。（二）档案整理1.档案管理部门和各业务部门应按照档案分类标准，对收集到的档案进行整理。2.整理工作包括对档案资料进行分类、排序、编目、装订等。3.会计档案应按照记账凭证、原始凭证的顺序进行整理，每册凭证应加具封面、封底，并填写相关信息。4.信贷档案应按照业务流程顺序进行整理，将相关资料装订成册，并编制目录。5.业务合同档案应按照合同签订时间、合同类别进行整理，每份合同应加盖骑缝章，并编制合同清单。6.人事档案应按照档案材料的类别进行整理，每类材料应编写页码，并填写档案目录。7.行政档案应按照文件的重要程度、时间顺序进行整理，每份文件应加盖文件处理章，并编制文件目录。五、档案的保管（一）保管场所1.本行应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等。2.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案保管场所应划分不同区域用于存放不同类别的档案，如会计档案区、信贷档案区、人事档案区等，并设置明显的标识。（二）保管方式1.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。2.纸质档案应按照档案类别、保管期限进行分类存放，便于查找和管理。3.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。4.对于重要档案，应采取异地备份等措施，防止因自然灾害、突发事件等原因导致档案丢失。（三）保管期限1.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年（已删除）、10年、15年、25年5类。2.信贷档案的保管期限应根据贷款业务的性质和风险状况确定，一般应在贷款结清后保管一定期限，如5年、10年等。3.业务合同档案的保管期限应根据合同的性质和重要程度确定，一般应在合同履行完毕后保管一定期限，如3年、5年等。4.人事档案的保管期限应自员工离职或退休后按照国家有关规定执行，一般为永久保管。5.行政档案的保管期限应根据文件的性质和重要程度确定，一般应在文件形成后保管一定期限，如3年、5年等。6.其他档案的保管期限应按照国家有关法律法规和行业标准执行。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和盘点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.检查内容包括档案的完整性、准确性、安全性，以及保管设施设备的运行情况等。3.对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复损坏的档案、更换老化的保管设备等。4.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自将档案带出保管场所，不得擅自销毁档案。5.因工作需要查阅档案时，应按照规定的程序进行登记和审批，确保档案的安全。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.本行员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人因工作需要查阅档案的，应按照国家有关法律法规和本行规定，提交查阅申请，并经本行相关部门负责人和档案管理部门负责人审批同意后，方可查阅。3.不同级别的人员查阅档案的权限应根据工作需要和档案的保密要求进行设定，确保档案信息不被不当获取。（二）查阅程序1.查阅人应持有效证件到档案管理部门办理查阅登记手续，填写《档案查阅登记表》，注明查阅档案的名称、数量、查阅目的等。2.档案管理部门工作人员根据查阅申请，在档案保管场所内为查阅人提供必要的查阅条件，并对查阅过程进行监督。3.查阅人应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出保管场所，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.本行员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.外部单位或个人因工作需要借阅档案的，应按照国家有关法律法规和本行规定，提交借阅申请，并经本行相关部门负责人和档案管理部门负责人审批同意后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人应持有效证件到档案管理部门办理借阅登记手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限、借阅用途等。2.档案管理部门工作人员根据借阅申请，对借阅人进行必要的档案保密教育，并向借阅人提供档案副本或复印件，如确需借阅原件的，应经特别批准。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。4.借阅期限届满后，借阅人应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案借阅登记表》上签字确认。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织本行成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、审计部门人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.档案鉴定工作应依据国家有关法律法规和本行档案保管制度，结合档案的历史价值、现实利用价值等因素进行。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，可予以鉴定销毁。3.对于仍有一定利用价值但已超过保管期限的档案，可进行缩微、数字化等处理后继续保存。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，编制《档案鉴定清单》，提交档案鉴定工作小组。2.档案鉴定工作小组对《档案鉴定清单》中的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.档案鉴定工作小组形成鉴定报告，报本行分管领导审批。（四）销毁程序1.经本行分管领导批准同意销毁的档案，档案管理部门应按照规定的程序进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.销毁档案应采用焚烧、粉碎等方式进行，不得将档案出售或赠送他人。4.档案销毁后，监销人应在《档案销毁清单》上签字确认，并将《档案销毁清单》存档。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、查阅、利用等功能。2.提高档案管理的效率和质量，降低档案管理成本，为银行业务发展提供更加便捷、高效的档案服务。（二）信息化系统功能1.档案录入功能支持档案管理人员将纸质档案和电子档案信息录入系统，实现档案数据的电子化存储。2.档案查询功能提供多种查询方式，如按档案编号、类别、关键词、时间等进行查询，方便用户快速查找所需档案。3.档案借阅功能实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，提高借阅效率和管理水平。4.档案统计分析功能对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全保密功能采取身份认证、权限管理、数据加密等安全措施，确保档案信息的安全保密。（三）数据备份与恢复1.定期对档案信息化系统的数据进行备份，备份介质应分别存储在不同的物理位置。2.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在系统故障等情况下能够及时恢复数据。（四）信息化管理要求1