人事行政部档案管理制度

PAGE人事行政部档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司人事行政部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司人事行政部所管理的各类档案，包括但不限于员工人事档案、行政文件档案、合同协议档案、证照档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：人事行政部负责对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则：档案内容应真实反映公司各项工作和员工实际情况，确保档案信息的准确性。3.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）人事行政部职责1.制定和完善档案管理制度，明确档案管理流程和要求。2.负责各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。5.负责档案的查阅、借阅和归还工作，按照规定办理相关手续。6.对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理水平。7.做好档案的安全保密工作，防止档案信息泄露。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常收集、整理、归档和保管工作，确保档案的有序存放。3.协助人事行政部做好档案的查阅、借阅和归还登记工作，及时跟踪档案的流向。4.定期对档案进行盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.做好档案库房的安全管理工作，确保档案存放环境安全。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案信息。三、档案分类与编号（一）档案分类1.员工人事档案：包括员工个人基本信息、入职离职记录、薪资福利、培训考核、奖惩情况等。2.行政文件档案：包括公司各类规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等。3.合同协议档案：包括劳动合同、租赁合同、采购合同、合作协议等。4.证照档案：包括公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人身份证等各类证照。5.其他档案：包括公司荣誉证书、资质证书、项目资料等其他相关档案。（二）档案编号1.对每类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编号规则如下：员工人事档案：以“RS”开头，后面依次为入职年份、月份、员工序号，如“RS202305001”。行政文件档案：以“XZ”开头，后面依次为年份、月份、文件序号，如“XZ202305001”。合同协议档案：以“HT”开头，后面依次为年份、合同序号，如“HT2023001”。证照档案：以“ZZ”开头，后面依次为证照类型代码、序号，如“ZZ01001”（营业执照）。其他档案：以“QT”开头，后面依次为年份、档案序号，如“QT2023001”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应及时将本部门产生的各类档案移交人事行政部，移交时应填写档案移交清单。2.员工个人应按照要求及时提交个人人事档案相关资料，如学历证书、资格证书、培训记录等。3.人事行政部定期对各类档案进行收集，确保档案的及时归档。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类标准对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号，并在档案首页附上档案目录，注明档案内容和页码。3.对档案进行装订，确保档案整齐、牢固。4.对电子档案进行分类存储，建立电子档案索引，便于查找和利用。五、档案归档与保管（一）档案归档1.整理好的档案应及时归档，放入相应的档案柜或存储设备中。2.档案归档应按照编号顺序排列，便于查阅和管理。3.建立档案归档台账，记录档案的归档日期、编号、名称、保管期限等信息。（二）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度控制设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。3.对档案进行分类存放，不同类型的档案应分开存放，便于查找和管理。4.定期对档案进行检查，发现档案有损坏、变质等情况应及时采取措施处理。5.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全工作，确保档案的安全。六、档案查阅与借阅（一）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交人事行政部审批。3.人事行政部根据审批意见，安排档案管理人员提供查阅服务，并做好查阅记录。4.查阅档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案内容。5.查阅完毕后，档案管理人员应及时将档案归还原位。（二）档案借阅1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅单位或个人信息、借阅目的、借阅期限等。2.申请表经公司相关领导签字同意后，提交人事行政部审批。3.人事行政部根据审批意见，与借阅单位或个人签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。4.借阅协议签订后，档案管理人员按照协议要求提供档案借阅服务，并做好借阅记录。5.借阅期限届满，借阅单位或个人应及时归还档案。如因特殊原因需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。6.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、泄露档案内容。如因保管不善导致档案损坏或丢失，借阅人员应承担相应的赔偿责任。七、档案统计与清查（一）档案统计1.人事行政部定期对档案进行统计，统计内容包括档案数量、类别、保管期限、查阅借阅情况等。2.建立档案统计台账，及时记录档案的增减变动情况。3.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。（二）档案清查1.人事行政部每年组织一次档案清查工作，对档案的数量、质量、保管情况等进行全面清查。2.清查工作应制定详细的清查方案，明确清查范围、方法、步骤和要求。3.清查过程中，发现档案存在问题应及时记录，并采取措施进行整改。4.清查结束后，应撰写档案清查报告，总结清查工作情况，提出改进措施和建议。八、档案保密与安全（一）档案保密1.档案管理人员应严格遵守保密制度，保守档案机密。2.未经公司领导批准，不得擅自将档案信息提供给外部单位或个人。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应监督查阅、借阅人员遵守保密规定。4.对涉及公司商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取特殊的保密措施。（二）档案安全1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防盗门、防火门、监控设备等。2.档案库房应安装防盗报警装置，确保档案库房安全。3.定期对档案进行安全检查，发现安全隐患应及时整改。4.做好档案的防火工作，档案库房应配备灭火器材，严禁在库房内吸烟和使用明火。5.做好档案的防潮工作，档案柜应放置干燥剂，防止档案受潮发霉。6.做好档案的防虫、防鼠工作，档案库房应定期进行消毒，防止虫害和鼠害。九、档案销毁（一）销毁条件1.档案已超过保管期限，且确无保存价值。2.档案因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法修复且无保存必要。3.档案涉及的事项已结束，且已履行完毕相关手续。（二）销毁程序1.由档案管理人员提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等。2.申请表经人事行政部负责人审核后，报公司相关领导审批。3.经公司领导批准后，人事行政部组织相关人员对拟销