学院档案鉴定销毁制度

PAGE学院档案鉴定销毁制度一、总则（一）目的学院档案是学院各项工作的历史记录，对于学院的教学、科研、管理等活动具有重要的凭证和参考作用。为了确保学院档案的真实性、完整性和系统性，同时合理控制档案数量，提高档案管理效率，特制定本档案鉴定销毁制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位形成的各类档案，包括但不限于教学档案、科研档案、行政管理档案、学生档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案鉴定销毁工作合法合规。2.客观公正原则：以档案的价值和保存期限为依据，进行客观、公正的鉴定，避免主观随意性。3.安全保密原则：在档案鉴定销毁过程中，要确保档案信息的安全，防止失密、泄密事件发生。二、档案鉴定组织与职责（一）鉴定小组组成学院成立档案鉴定小组，由学院分管档案工作的领导担任组长，成员包括档案馆负责人、各部门档案管理人员以及相关领域的专家。（二）鉴定小组职责1.制定鉴定计划：根据学院档案管理的实际情况，制定年度档案鉴定计划，明确鉴定的范围、时间、方法和步骤。2.开展档案鉴定：按照鉴定标准和方法，对各类档案进行逐卷、逐件鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。3.提出鉴定意见：对经过鉴定的档案，鉴定小组应形成书面鉴定意见，明确哪些档案需要继续保存，哪些档案可以销毁。4.监督销毁过程：负责监督档案销毁工作的实施，确保销毁工作按照规定程序进行，防止档案流失。三、档案鉴定标准与方法（一）鉴定标准1.重要性标准：反映学院重大事件、重要决策、重点项目等方面的档案，应长期保存。2.历史性标准：具有历史研究价值的档案，如学院发展历程、历史沿革等档案，应永久保存。3.现实性标准：对学院当前工作具有参考价值的档案，如教学计划、科研项目申报材料等档案，应根据实际需要确定保存期限。4.重复性标准：内容重复、价值不大的档案，可适当缩短保存期限或予以销毁。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员直接对档案内容进行审查，根据鉴定标准确定档案的保存价值和保管期限。2.综合分析法：综合考虑档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，对档案的价值进行全面分析和评估。3.专家论证法：对于一些专业性较强、价值难以判断的档案，可邀请相关领域的专家进行论证，提出鉴定意见。四、档案保管期限划分（一）永久保管1.学院制定的重要规章制度、发展规划、工作计划等档案。2.学院召开的重要会议、重大活动形成的档案，如会议记录、决议、纪要等。3.学院与上级主管部门、其他单位签订的重要合同、协议等档案。4.学院在教学、科研、管理等方面取得的重大成果、荣誉证书等档案。5.学院历史沿革、机构设置、人员编制等方面的档案。（二）长期保管1.学院教学档案中的课程教学大纲、考试试卷、实习报告等档案，保管期限为[X]年。2.学院科研档案中的科研项目申请书、研究报告、成果鉴定材料等档案，保管期限为[X]年。3.学院行政管理档案中的年度工作计划、总结、统计报表等档案，保管期限为[X]年。{此处应根据学院实际情况，对不同类型档案的保管期限进行明确规定}（三）短期保管1.学院一般性的文件、通知、简报等档案，保管期限为[X]年。2.学院临时性活动形成的档案，如活动方案、照片、录像等档案，保管期限为[X]年。3.学院学生档案中的毕业生登记表、成绩单等档案，保管期限为[X]年。五、档案销毁程序（一）提出销毁申请档案保管部门根据档案鉴定意见，对已到保管期限且确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，详细说明档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息，并提交档案鉴定小组审核。（二）审核批准档案鉴定小组对《档案销毁申请表》进行审核，签署审核意见。经学院分管档案工作的领导批准后，方可进行档案销毁。（三）编制销毁清单档案保管部门根据批准的《档案销毁申请表》，编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，并由档案鉴定小组组长、档案保管部门负责人签字确认。（四）实施销毁档案保管部门按照批准的《档案销毁清单》，组织专人对档案进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等安全可靠的方法，确保档案信息无法恢复。在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、干净。（五）销毁记录档案保管部门应对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并将销毁记录与《档案销毁清单》一并归档保存。六、档案鉴定销毁工作的监督与检查（一）内部监督学院档案管理部门应定期对档案鉴定销毁工作进行内部监督检查，确保鉴定销毁工作符合规定程序和标准要求。检查内容包括鉴定小组的工作记录、销毁清单、销毁记录等。（二）外部监督学院应接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部机构的监督检查，积极配合外部监督机构的工作，及时整改存在的问题。（三）责任追究对于在档案鉴定销毁工作中违反规定、造成档案损失或失密、泄密事件的单位和个人，学院将依法依规追究其责任。七、档案鉴定销毁工作的信息化管理（一）建立档案鉴定销毁管理系统利用信息化技术，建立档案鉴定销毁管理系统，实现档案鉴定销毁工作的全过程信息化管理。通过系统，可对档案的鉴定意见、销毁申请、审核批准、销毁清单、销毁记录等信息进行实时记录和查询，提高工作效率和管理水平。（二）电子档案的鉴定销毁对于电子档案的鉴定销毁，应按照国家有关电子档案管理的规定执行。在鉴定销毁过程中，要确保电子档案信息的安全删