交通执法队档案管理制度

PAGE交通执法队档案管理制度一、总则（一）目的为加强交通执法队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在交通执法工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于交通执法队全体工作人员在执法活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：交通执法队档案由专门的档案管理部门或人员集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映交通执法活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善交通执法队档案管理制度。2.负责交通执法队各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.对档案进行分类、编目、编号，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁。5.负责档案库房的建设和管理，确保档案存放环境符合要求。6.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在交通执法活动中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并在规定时间内移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用工作，提供必要的信息和资料。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门形成的档案真实、完整、准确。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度。2.做好档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案质量。3.负责档案的查阅、借阅登记和归还工作，及时催还逾期借阅的档案。4.维护档案库房的安全和卫生，定期检查档案保管情况，发现问题及时报告并采取措施解决。5.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围交通执法队档案收集范围包括但不限于以下几类：1.执法文件类：上级机关下发的与交通执法相关的文件、通知、规定等；交通执法队制定的各类规章制度、工作方案、执法文书等。2.执法案件类：立案审批表、调查询问笔录、现场勘查记录、证据材料、处罚决定书、结案报告等。3.执法检查类：检查计划、检查记录、整改通知书、复查记录等。4.队伍建设类：人员档案、培训记录、考核材料、表彰奖励文件等。5.设备物资类：执法车辆、执法设备、办公用品等的购置、使用、维护记录。6.其他类：与交通执法工作相关的会议记录、调研报告、宣传资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等进行分类，一般分为执法文件、执法案件、执法检查、队伍建设、设备物资、其他等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门在文件材料整理完毕后，填写档案移交清单，将档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，确认无误后办理签收手续。3.档案管理部门按照整理方法对档案进行进一步整理、编目，然后将档案存入档案库房。（二）保管期限交通执法队档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：具有重要查考利用价值的档案，如执法案件中的重大案件档案、上级机关重要文件等。2.长期保管的档案：在较长时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为1年至10年。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案存放安全。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。3.定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、完整。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.交通执法队工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅档案的，应持有单位介绍信，经交通执法队分管领导批准后，方可查阅。涉及国家机密或重要执法信息的档案，须经上级主管部门批准，并严格按照保密规定查阅。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门查阅档案时，应出示有效证件，并在档案查阅登记簿上登记。2.档案管理人员根据查阅申请表或介绍信，提供相应的档案，并在现场监督查阅。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在档案查阅登记簿上注销登记。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，不得损害国家利益和交通执法队的合法权益。2.利用档案形成的资料、成果等，如需公开发表或使用，应经交通执法队批准，并注明档案来源。3.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，予以鉴定销毁。3.对仍有一定利用价值，但保管期限已满的档案，可延长保管期限或进行数字化处理后继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，报交通执法队领导审批。2.经批准后，档案管理部门填写档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁时，应指定专人监销，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁清册应永久保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应数据准确、内容完整，按时报送交通执法队领导和上级主管部门。