农村幼儿园档案管理制度

PAGE农村幼儿园档案管理制度一、总则（一）目的为加强农村幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园管理、教育教学、后勤保障等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本农村幼儿园各部门及全体教职工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门指定专人负责档案资料的收集、整理和移交，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理幼儿园在管理、教育教学、师资队伍建设、家园合作等方面形成的各类档案资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、幼儿园商业秘密和个人隐私的档案资料妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以园长为组长，副园长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹规划幼儿园档案管理工作，审定档案管理制度、工作计划和总结，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）综合档案室1.配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、查阅、利用、统计和鉴定销毁等。2.建立健全档案管理制度，制定档案管理工作流程和操作规范，确保档案管理工作有序进行。3.负责档案管理设施设备的配备和维护，保证档案库房的安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。4.定期对档案管理人员进行业务培训，提高其档案管理业务水平和综合素质。（三）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案资料的收集、整理和移交工作，并指定专人作为兼职档案员，具体负责本部门档案管理工作。2.兼职档案员要按照档案管理要求，及时收集、整理本部门在工作中形成的各类档案资料，确保档案资料的完整、准确，并定期移交综合档案室。3.积极配合综合档案室做好档案管理工作，接受档案管理人员的业务指导和监督检查。三、档案的分类与编号（一）档案分类农村幼儿园档案分为行政管理类、教育教学类、师资队伍建设类、后勤管理类、家园合作类、声像电子类等六大类。1.行政管理类：主要包括幼儿园章程、发展规划、年度工作计划与总结、园务会议记录、行政管理文件、人事档案、财务档案、安全管理档案等。2.教育教学类：涵盖课程设置、教学计划、教案、教学反思、听课记录、教研活动记录、幼儿学籍档案、教育教学成果等。3.师资队伍建设类：包含教师培训计划与总结、教师业务档案、师德师风建设资料、教师考核评价记录等。4.后勤管理类：有食堂管理档案、物资采购与管理档案、设施设备维护档案（包括房屋、水电、消防等设施设备）、环境卫生档案等。5.家园合作类：涉及家长会记录、家长学校活动资料、家长意见反馈、家园联系手册、亲子活动档案等。6.声像电子类：包括幼儿园活动照片、录像、录音、电子文档等。（二）编号规则1.采用“年度类别流水号”的编号方法。例如：2023XZ001，表示2023年行政管理类的第1份档案。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.类别：用大写字母表示，如行政管理类用“XZ”，教育教学类用“JY”等。4.流水号：用三位阿拉伯数字表示，从“001”开始依次编号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门在履行职能过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。2.幼儿园组织开展的各类活动形成的相关材料，如会议材料、活动方案、活动记录、活动成果等。3.教职工个人在教学、科研、管理等工作中形成的有代表性的材料，如教案、论文、获奖证书等。4.上级主管部门下发的与幼儿园工作相关的文件、通知、指示等。5.幼儿园与外部单位签订的合同、协议、合作项目材料等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员要明确档案收集的范围和要求，及时收集本部门产生的各类档案资料，确保档案资料的齐全、完整。2.对于重要活动形成的档案资料，要实行“一事一档”，由活动负责人或组织者在活动结束后及时整理并移交综合档案室。3.档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造、损毁。如有特殊情况需要修改，应在修改处加盖印章，并注明修改日期和修改人。（三）整理方法1.遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，按照档案分类方案进行分类整理。2.每份档案材料应齐全完整，如有破损、缺页等情况，应进行修补或复制。3.对档案材料进行排序，一般按照文件的形成时间先后顺序排列，重要文件在前，次要文件在后。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录清晰、准确，便于查找和利用。五、档案的归档与移交（一）归档时间1.各部门兼职档案员应在每年年底前将本年度整理好的档案资料移交综合档案室。2.对于专项工作或临时活动形成的档案资料，应在工作结束或活动结束后一个月内移交综合档案室。（二）移交手续1.移交档案时，双方应填写档案移交清单，清单一式两份，双方各执一份。清单应详细注明档案的编号、题名、日期、数量等内容。2.移交人应确保移交的档案资料完整、准确、整理规范，并与档案移交清单内容一致。接收人应认真核对档案资料，如发现问题应及时与移交人沟通解决。3.双方核对无误后，在档案移交清单上签字确认，完成档案移交手续。六、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防有害气体的房间，面积应满足档案存放的需要。2.库房内要配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应坚固耐用，符合档案保管要求。3.库房应设置温湿度控制设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.按照档案分类编号顺序，将档案上架存放，不同类别的档案应分开存放，并设置明显的标识牌。2.同一类别的档案应按照年度顺序排列，便于查找利用。3.对于珍贵、易损的档案资料，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放、使用保护套等。（三）安全管理1.建立健全档案库房安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，非档案管理人员未经允许不得进入库房。2.配备必要的安全设施设备，如消防器材、防盗报警装置、监控设备等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、幼儿园商业秘密和个人隐私的档案资料，要采取加密存储、专人保管等措施，防止泄露。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.幼儿园内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.因工作需要查阅重要档案或涉及机密档案的，需经园长批准。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，经园长批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅要求1.查阅人员应遵守档案查阅规定，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散或转借他人。2.查阅档案时，应在指定的地点进行，查阅时间一般不得超过两个工作日。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还综合档案室，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）利用登记1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、复印、摘录等利用情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、利用目的等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据，以便更好地满足幼儿园各项工作对档案的利用需求。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定销毁的规定和标准，结合幼儿园实际情况，对档案进行定期鉴定。2.坚持全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由园长担任组长，综合档案室负责人、各部门负责人及相关业务骨干为成员。负责对拟销毁的档案进行审核鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性、准确性和系统性。2.档案的保存价值，包括是否反映幼儿园主要职能活动、是否对今后工作有参考利用价值等。3.档案的保管期限是否已满，是否符合国家有关规定。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出鉴定意见，填写档案鉴定销毁清册，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、鉴定意见等内容。2.经园长批准后，对确无保存价值的档案进行销毁。销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.监销人应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁情况报告园长。档案销毁清册应永久保存。九、档案管理人员职责（一）档案管理员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本园档案管理制度，负责档案的日常管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、查阅、利用、统计和鉴定销毁等工作，确保档案管理工作规范、有序。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色或字迹扩散的档案及时进行修复或复制。4.积极开展档案信息资源的开发利用工作，为幼儿园各项工作提供档案资料支持和服务。5.负责档案管理设施设备的维护和管理，保证档案库房的安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。6.参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。（二）兼职档案员职责1.在本