2023档案三合一制度

PAGE2023档案三合一制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集公司在各个工作环节中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密和敏感信息的档案进行保密管理，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用价值，为公司的各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁公司各部门形成的档案。3.建立健全公司档案管理体系，指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案管理人员进行培训和业务指导。4.负责档案信息资源的开发利用，编制档案检索工具，提供档案查阅服务，为公司领导决策和各项工作提供依据。5.做好档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。6.负责公司档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程，提高档案管理工作效率和水平。（二）各部门职责1.各部门应指定一名兼职档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受综合管理部的业务指导和监督。2.按照公司档案管理制度的要求，及时收集、整理本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整，并定期向综合管理部移交。3.负责本部门档案信息资源的开发利用，积极配合综合管理部做好档案查阅和利用工作，为公司各项工作提供支持。4.严格遵守公司档案管理的各项规定，保守档案机密，确保档案的安全。三、档案分类与编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等五大类。1.文书档案主要包括公司在行政管理、党群工作、经营管理等活动中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。2.科技档案指公司在科研、生产、技术改造等活动中形成的具有保存价值的文件材料，如项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术文件、实验数据等。3.会计档案是公司在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。4.人事档案包括公司员工的个人基本信息、履历材料、考核材料、任免材料、工资福利材料、教育培训材料、党团材料等。5.业务档案指公司在业务经营活动中形成的各类档案，如市场营销档案、客户档案、合同档案、招投标档案等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式，具体如下：1.文书档案编号格式为：[年度]WS+[流水号]，其中“[年度]”为公元纪年的四位数字，“WS”为文书档案类别代码，“[流水号]”为该年度文书档案的顺序号。例如：2023WS001，表示2023年度的第1份文书档案。2.科技档案编号格式为：[年度]KJ+[项目代码]+[流水号]，其中“[年度]”为公元纪年的四位数字，“KJ”为科技档案类别代码，“[项目代码]”为该科技项目的代码，“[流水号]”为该项目科技档案的顺序号。例如：2023KJ01001，表示2023年度的第1个科技项目的第1份科技档案。3.会计档案编号格式为：[年度]KZ+[类别代码]+[流水号]，其中“[年度]”为公元纪年的四位数字，“KZ”为会计档案类别代码，“[类别代码]”根据会计档案的具体类别设定，如“1”表示会计凭证，“2”表示会计账簿等，“[流水号]”为该类别会计档案的顺序号。例如：2023KZ1001，表示2023年度的第1册会计凭证。4.人事档案编号格式为：[年度]RS+[员工编号]，其中“[年度]”为公元纪年的四位数字，“RS”为人事档案类别代码，“[员工编号]”为该员工的唯一编号。例如：2023RS001，表示2023年度的第1位员工的人事档案。5.业务档案编号格式为：[年度]YW+[业务类别代码]+[流水号]，其中“[年度]”为公元纪年的四位数字，“YW”为业务档案类别代码，“[业务类别代码]”根据业务档案的具体业务类别设定，如“SC”表示市场营销档案，“HT”表示合同档案等，“[流水号]”为该业务类别档案的顺序号。例如：2023YWSC001，表示2023年度的第1份市场营销业务档案。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门兼职档案管理人员应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要文件和资料，应在形成后及时归档，不得积压或丢失。3.公司员工在办理完毕相关业务后，应将工作中形成的文件材料及时移交本部门兼职档案管理人员。（二）档案整理1.综合管理部负责制定档案整理方案，明确档案整理的原则、方法和要求。2.各部门兼职档案管理人员按照档案整理方案的要求，对收集到的文件材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作。3.文书档案应按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类整理，同一事由的文件应集中排列；科技档案应按照项目阶段、专业类别等进行整理，确保档案的系统性和逻辑性；会计档案应按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别分别整理；人事档案应按照档案内容的类别进行整理；业务档案应按照业务流程和类别进行整理。4.档案整理过程中，应剔除重复、无效的文件材料，确保档案的精炼和准确。5.整理后的档案应编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于查阅和检索。五、档案保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案库房内不得存放易燃、易爆、腐蚀性等物品，严禁在档案库房内吸烟和使用明火。（二）保管方式1.档案应按照不同类别、不同保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.纸质档案应采用档案盒或档案柜进行存放，档案盒和档案柜应标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。4.对于重要的档案，应采取加密存储、访问控制等安全措施，确保档案信息的安全。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、公司发展规划、重要会议纪要、重大合同协议等。2.长期保管凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如一般性的业务文件、年度工作计划和总结等。3.短期保管凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如临时性的通知、报表等。（四）档案清查1.综合管理部应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。2.清查内容包括档案的数量、完整性、准确性、保管期限、存放位置等，发现问题应及时进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对档案清查情况进行总结和分析，并提出改进措施。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.综合管理部应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由综合管理部负责人、档案管理人员和相关业务部门人员参加。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值和保管期限等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。4.对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。（二）档案销毁1.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容，并经鉴定小组负责人签字确认。2.档案销毁工作应在指定的地点进行，由专人负责监销。监销人员应在档案销毁清册上签字，确认档案已销毁。3.严禁个人私自销毁档案，销毁档案应严格按照国家有关规定进行，确保档案信息不被泄露。七、档案利用（一）利用范围公司员工因工作需要，可以查阅、借阅公司档案。查阅、借阅档案应遵守公司档案管理制度的规定，不得擅自扩大利用范围。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，并经所在部门负责人签字同意后，提交综合管理部。2.综合管理部档案管理人员根据《档案查阅申请表》，为查阅人员提供档案查阅服务，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等内容，并经所在部门负责人和综合管理部负责人签字同意后，办理借阅手续。4.借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如有违反，应承担相应的责任。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密和敏感信息的档案，未经公司授权，不得查阅、借阅和对外提供。2.重要档案的查阅和借阅，应经公司领导批准。3.档案利用过程中，如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理手续。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为公司各部门提供便捷的档案查阅和利用服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化对公司现有纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行分类存储和管理。2.档案管理信息系统建设开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的录入、编目、检索、借阅、统计等功能。3.数据安全管理建立健全档案信息化数据安全管理制度，采取数据备份、加密存储、访问控制等安全措施，确保档案信息的安全。