建立红黄黑档案管理制度

PAGE建立红黄黑档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织的规范化管理，全面、准确地记录员工的工作表现、行为规范等信息，以便更好地进行人力资源管理、风险防控和决策支持，特制定本红黄黑档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职人员等。（三）基本原则1.客观公正原则：档案记录应基于客观事实，不受主观因素影响，确保评价和记录的公正性。2.全面准确原则：涵盖员工工作的各个方面，包括工作业绩、职业操守、违纪违规等，保证档案信息的完整性和准确性。3.保密性原则：严格保护员工档案信息的安全，未经授权不得泄露。4.动态管理原则：根据员工的工作变化和表现，及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、红黄黑档案的分类及定义（一）红档案1.定义：记录员工在工作中表现卓越、对公司/组织做出重大贡献、具有突出业绩或展现出高度职业素养和道德品质的相关信息。2.适用情形在业务拓展、项目攻坚等方面取得显著突破，为公司带来重大经济效益或社会效益。多次获得公司内部或外部的重要奖项、荣誉称号。在团队协作中发挥关键引领作用，有效提升团队整体绩效。秉持高度职业操守，在面对利益诱惑等情况时坚守原则，维护公司声誉。（二）黄档案1.定义：记载员工工作表现基本合格，但存在一些需要关注和改进的问题或行为的相关信息。2.适用情形工作绩效基本达到要求，但在某些工作任务上偶尔出现失误或效率有待提高。工作态度尚可，但沟通协作方面存在一些小问题，影响团队局部工作进展。遵守公司基本规章制度，但偶尔出现一些轻微违规行为，如迟到早退次数较少等。（三）黑档案1.定义：记录员工严重违反公司/组织规章制度、职业道德、法律法规，给公司/组织造成重大损失或恶劣影响的相关信息。2.适用情形严重违反公司考勤制度，无故旷工达到规定天数。泄露公司商业机密、技术秘密等重要信息。贪污受贿、挪用公款等严重经济违法违纪行为。在工作中故意弄虚作假，给公司决策造成重大失误。严重违反职业道德，损害公司形象，如恶意诋毁公司、与竞争对手勾结等。三、档案信息收集（一）信息来源1.人力资源部门：负责收集员工的基本信息、考勤记录、绩效评估结果、培训经历等。2.各部门主管：提供员工在日常工作中的表现、任务完成情况、团队协作表现等信息。3.相关业务部门：如涉及项目合作、业务往来等，提供员工在特定业务场景下的表现和行为信息。4.员工本人：员工有权对档案中涉及自身的信息进行补充说明或提出异议。（二）收集频率1.绩效评估信息每季度收集一次，根据公司绩效考核周期进行更新。2.考勤记录每月由人力资源部门汇总整理。3.对于重大事件或特殊情况，相关部门应及时向人力资源部门反馈，以便及时记录在档案中。（三）信息收集要求1.所有信息收集应遵循客观、真实、准确的原则，提供信息的部门和个人应确保所提供信息的可靠性。2.信息应详细具体，能够清晰反映员工的工作表现和行为情况，避免模糊不清或模棱两可的表述。3.收集到的信息应及时整理归档，确保档案内容的时效性。四、档案建立与管理（一）档案建立1.人力资源部门负责为每位员工建立红黄黑档案，档案以电子和纸质两种形式保存。2.电子档案应按照规范的格式进行存储，便于查询和管理；纸质档案应进行分类装订，标注清晰。3.档案建立时，应按照红、黄、黑档案的分类标准，将收集到的信息准确录入相应类别。（二）档案更新1.根据信息收集情况，定期对档案进行更新。对于红档案，如有新的突出贡献事迹，应及时补充记录；对于黄档案，如员工改进情况明显，应调整相关记录；对于黑档案，如涉及新的违法违纪行为或相关处理结果变化，应进行相应更新。2.员工工作岗位变动、职责调整等情况发生时，档案信息应及时进行调整，确保档案与员工实际工作情况相符。（三）档案查阅与借阅1.查阅权限员工本人有权查阅自己的红黄黑档案，但应提前向人力资源部门提出申请，经批准后在指定地点查阅。人力资源部门负责人、各部门主管在工作需要时，可查阅员工档案，但需填写查阅申请表，说明查阅目的和范围。涉及公司重大决策、人力资源调配等特殊情况，公司高层管理人员可在授权范围内查阅相关员工档案。2.借阅规定原则上不允许借阅员工红黄黑档案，确因工作需要借阅的，需经公司分管领导批准。借阅人应妥善保管档案，不得擅自复制、传播档案内容，借阅期限届满后应及时归还。（四）档案保密1.人力资源部门应指定专人负责档案管理，确保档案存放地点安全，防止档案信息泄露。2.对涉及员工个人隐私的信息，如健康状况、违纪处理细节等，应严格保密，未经员工本人同意，不得向任何第三方透露。3.档案管理人员离职时，应办理档案交接手续，确保档案管理工作的连续性和保密性。五、红黄黑档案的应用（一）员工激励与发展1.对于红档案记录的员工，公司在绩效考核、薪酬调整、晋升机会、培训资源分配等方面给予优先考虑和倾斜，以激励员工持续保持优秀表现。2.根据黄档案中记录的问题，人力资源部门和员工所在部门共同制定针对性的培训和辅导计划，帮助员工改进不足，提升工作能力，促进员工职业发展。（二）风险管理1.通过黑档案对严重违规违纪员工的记录，公司可以提前识别潜在风险，采取相应的防范措施，避免类似事件再次发生，保障公司的正常运营和利益。2.在对外合作、业务拓展等过程中，对于合作方或潜在合作伙伴中存在黑档案记录的人员或企业，进行审慎评估，降低合作风险。（三）决策支持1.在人力资源决策方面，如招聘、选拔、调配等过程中，参考红黄黑档案信息，全面了解候选人或员工的综合素质和过往表现，做出更科学合理的决策。2.在公司战略规划、业务布局等重大决策中，分析红黄黑档案数据，了解员工队伍整体状况，为决策提供有力的数据支持和参考依据。六责任追究（一）信息提供不实责任1.对于提供虚假信息或故意隐瞒重要信息导致档案记录失实的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.因提供不实信息给公司造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。（二）档案管理不当责任1.档案管理人员因工作疏忽、失职导致档案信息丢失、损坏或泄露的，应承担相应的管理责任，公司将根据情节给予警告、降职、辞退等处理。2.对于违反档案查阅、借阅规定，擅自传播档案内容的人员，公司将严肃追究其责任，视情节轻重给予纪律处分，直至解除劳动合同。七、附则（一）解释权本制度由公司/组织人力资源部门负责解释。（二）修订与废止1.随