养老服务站档案制度汇编

PAGE养老服务站档案制度汇编一、总则（一）目的为加强养老服务站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在养老服务中的作用，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本养老服务站全体工作人员及与养老服务站相关的各类档案管理工作。（三）档案定义养老服务站档案是指在养老服务活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于服务对象档案、服务活动档案、设施设备档案、人员档案、财务档案等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：养老服务站档案由专门的档案管理部门或人员集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映养老服务站的工作实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及服务对象隐私、商业机密等重要档案信息，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的档案管理室，配备档案管理人员，负责养老服务站档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本养老服务站档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅利用。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训和宣传工作。6.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏、泄密等事故发生。三、档案收集（一）收集范围1.服务对象档案：包括服务对象基本信息、健康状况、服务需求、服务记录、评估报告等。2.服务活动档案：包括各类服务活动方案、通知、记录、照片、视频等。3.设施设备档案：包括设施设备采购合同、安装调试记录、使用说明书、维护保养记录、维修记录等。4.人员档案：包括工作人员个人基本信息、入职离职手续、培训记录、考核评价等。5.财务档案：包括财务预算、决算、收支凭证、报表等。6.其他档案：与养老服务站工作相关的其他具有保存价值的文件、资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确、完整地收集上来。2.档案收集应遵循全面、系统、真实的原则，不得遗漏重要文件和资料。3.对收集到的档案应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，确保档案质量。（三）收集时间1.各类档案应在形成后及时收集，一般不得超过一个月。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后一周内收集归档。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.服务对象档案：按照服务对象类别、服务项目等进行分类。2.服务活动档案：按照活动类型、时间顺序等进行分类。3.设施设备档案：按照设施设备类别、型号等进行分类。4.人员档案：按照人员类别、岗位等进行分类。5.财务档案：按照财务年度、档案类型等进行分类。（三）整理方法1.对收集到的档案进行分类、编号，编制档案目录。2.对每份档案进行装订、编页，确保档案整齐、牢固。3.对破损、褪色的档案进行修复或复制，保证档案的完整性。五、档案归档（一）归档要求1.整理好的档案应及时归档，归档时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案应按照分类标准进行存放，排列有序，便于查找。（二）归档时间每月末集中进行一次档案归档工作，确保当月形成的档案及时归档。六、档案保管（一）保管场所1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于通风和管理。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括：服务对象重要权益保障文件、重大服务活动记录、设施设备购置合同等。3.长期保管的档案包括：服务对象一般信息、服务活动常规记录、设施设备维护保养记录等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案包括：临时性文件、一般性通知等，保管期限为1年至5年。（三）保管措施1.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品等。4.建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、保管期限等信息。七、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.养老服务站工作人员因工作需要可查阅本人或本部门相关档案。2.其他人员查阅档案需经档案管理部门负责人批准，并填写查阅申请表。（二）查阅程序1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等。2.档案管理部门负责人对查阅申请表进行审核，批准后安排档案管理人员提供档案。3.查阅人员应在档案管理室查阅档案，不得擅自将档案带出室外。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人同意。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅档案的，需经档案管理部门负责人批准，并填写借阅申请表。2.借阅期限一般不得超过一周，如需延长借阅期限，应办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人员填写借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、借阅时间等。2.档案管理部门负责人对借阅申请表进行审核，批准后安排档案管理人员办理借阅手续。3.借阅人员应在借阅期限内归还档案，归还时应确保档案完好无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。八、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的总数、新增数量、销毁数量等。2.档案利用情况统计：包括查阅、借阅档案的人次、档案利用效果等。（二）统计方法1.档案管理部门应建立档案统计台账，定期对档案数量和利用情况进行统计。2.统计数据应真实、准确、完整，统计报表应及时报送档案管理部门负责人和相关领导。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保管价值与实际需要相适应。2.鉴定工作应遵循全面、客观、公正的原则，由档案管理部门负责人组织相关人员进行。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限、重要性、利用价值等因素，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，可予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门提出档案销毁清单，报档案管理部门负责人审核。2.档案管理部门负责人审核后，报主管领导批准。3.经批准的档案销毁清单应一式两份，一份留存档案管理部门，一份交档案销毁执行部门。4.档案销毁执行部门应按照档案销毁清单进行销毁，并在销毁清单上签字确认。5.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式及监销人员等信息。十、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立养老服务站档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备和档案管理软件，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.对档案进行数字化扫描，建立电