基层武装部工作档案制度

PAGE基层武装部工作档案制度一、总则（一）目的为加强基层武装部工作档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在基层武装工作中的作用，依据国家有关法律法规和军队档案管理的相关规定，结合基层武装部工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基层武装部在日常工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：基层武装部档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映基层武装部的工作实际，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理基层武装部工作中产生的各类档案，保证档案的齐全和完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及军事秘密、个人隐私等敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）武装部负责人职责1.领导和监督基层武装部档案管理工作，将档案管理纳入武装部整体工作计划。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅登记等具体工作。2.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。3.按照规定的保管期限和销毁程序，对已过保管期限的档案进行鉴定和销毁。4.积极开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级军事机关下发的与基层武装工作相关的文件、指示、通知等。2.基层武装部工作计划、总结、报告、请示等文件材料。3.民兵组织建设、兵役登记、征兵工作等方面的资料。4.军事训练、国防教育、战备执勤等工作的记录和文件。5.武器装备管理、物资器材保障等方面的档案材料。6.基层武装部人员的人事档案、培训记录等。7.其他与基层武装工作有关的文件、资料、图片、音像等。（二）收集要求1.各部门和工作人员应及时将工作中形成的档案材料移交档案管理人员，确保档案收集的及时性。2.档案材料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和可追溯性。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，一般可分为军事工作类、政治工作类、后勤保障类等。2.对每一类档案进行编号，编制档案目录，便于查找和管理。3.对档案材料进行装订、编页，去除金属物，确保档案的整齐和牢固。4.按照档案保管期限的不同，分别进行整理和存放。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集到的档案材料进行初步审核，确保其符合归档要求。2.将审核后的档案材料按照分类和编号顺序进行排列，装入档案盒或档案柜。3.在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、年度等信息。4.建立档案台账，记录档案的归档时间、内容、保管期限等信息。（二）保管期限1.基层武装部工作档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括涉及党和国家机密、军事秘密的文件，以及具有重要历史价值和凭证作用的档案。3.长期保管的档案一般为10年至50年，主要包括重要的工作计划、总结、报告等文件材料。4.短期保管的档案为1年至10年，主要包括一般性的文件、资料等。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应存放在专用的档案柜或档案架上，排列整齐，便于查找。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。4.档案库房应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。5.严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员离开库房时应关好门窗，切断电源。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、期限等信息，经武装部负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅档案应在指定的地点进行，并保持安静，不得在档案上圈划、批注。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经武装部负责人批准，并签订《档案借阅承诺书》后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时报告并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已过保管期限的档案进行鉴定，由档案管理人员、武装部负责人及相关业务人员组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、保管期限等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值，并提出鉴定意见。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报上级主管部门批准。2.批准销毁的档案，应在指定的地点进行销毁，销毁过程应有专人监督，并做好记录。3.档案销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁地点、监督人员等信息，保存[X]年。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立基层武装部工作档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理的要求，将纸质档案的内容录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对信息化管理系统中的档案数据进行更新和维护，及时录入新产生的档案信息，删除已过保管期限或已销毁的档案数据。（三）系统安全与保密措施1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统