学校心理档案室管理制度

PAGE_学校心理档案室管理制度[学校名称]心理档案室管理制度一、总则（一）目的为加强学校心理档案室的规范化管理，确保心理档案资料的安全、完整和有效利用，为学校心理健康教育工作提供科学依据，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学校心理档案室的建设、管理、使用及维护等相关工作。（三）基本原则1.保密性原则：严格保护学生心理档案信息，防止信息泄露。2.科学性原则：遵循心理健康教育的科学规律，确保档案资料的准确性和可靠性。3.规范性原则：按照统一标准和规范进行档案的建立、整理、保管和使用。4.服务性原则：以服务学校心理健康教育工作和学生发展为宗旨，充分发挥档案的作用。二、心理档案室建设（一）选址与布局1.心理档案室应选择相对独立、安静、通风良好的房间，远离教学区和喧闹场所。2.室内布局应合理，分为档案存储区、办公区、咨询区等功能区域。档案存储区应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施；办公区应配备电脑、打印机、文件柜等办公设备；咨询区应布置舒适、温馨，便于开展心理咨询活动。（二）设施设备1.档案存储设备：购置标准档案柜、档案盒、标签等，用于存放心理档案资料。2.安全防护设备：安装防火报警器、防盗门窗、监控摄像头等，确保档案安全。3.办公设备：配备电脑、打印机、复印机、扫描仪等办公设备，满足档案管理工作的需要。4.咨询设备：在咨询区配备沙发、茶几、绿植等，营造舒适的咨询环境。（三）人员配备1.学校应配备专职或兼职的心理档案管理员，负责心理档案室的日常管理工作。档案管理员应具备心理学、档案管理等相关专业知识，熟悉心理健康教育工作流程。2.学校可根据需要聘请心理健康教育专家或心理咨询师，对心理档案的建立、分析和使用提供专业指导。三、心理档案建立（一）建档对象学校全体学生均应建立心理档案。（二）建档流程1.资料收集学校通过问卷调查、心理测评、教师观察、学生自评与互评等方式，收集学生的基本信息、心理健康状况、学习与生活情况等资料。资料收集过程中，应向学生及家长说明建档目的、意义和保密原则，征得其同意。2.资料整理档案管理员对收集到的资料进行分类、汇总和整理，剔除重复、无效信息。按照统一的档案格式和编码规则，对资料进行编号和登记。3.档案录入将整理好的资料录入电子档案系统，建立学生心理档案数据库。录入过程中应确保信息的准确性和完整性，对录入的数据进行认真核对。4.档案审核心理健康教育教师对录入的心理档案进行审核，确保档案内容真实、准确、有效。对审核中发现的问题及时与相关人员沟通核实，进行修改完善。5.档案归档审核通过的心理档案纸质资料按照类别和时间顺序进行装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、学生姓名、年级等信息。将纸质档案与电子档案对应存放，便于查询和使用。（三）档案内容1.基本信息：包括学生姓名、性别、年龄、班级、家庭住址、联系方式等。2.心理健康测评报告：如心理健康自评量表、症状自评量表（SCL90）、抑郁自评量表（SDS）、焦虑自评量表（SAS）等测评结果。3.心理咨询记录：学生接受心理咨询的时间、地点、咨询师、咨询内容、咨询效果等记录。4.心理辅导记录：学校开展心理辅导活动的相关记录，如团体辅导、个体辅导、主题班会等。5.教师观察记录：班主任及任课教师对学生日常学习、生活、行为表现等方面的观察记录。6.学生自评与互评材料：学生自我评估及同学之间相互评价的相关材料。7.其他相关资料：如学生获奖证书、违纪记录、家长反馈等与学生心理健康相关的资料。四、心理档案管理（一）档案保管1.心理档案应分类存放，专柜保管，确保档案存放有序，便于查找。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、内容是否完整，发现问题及时处理。3.做好档案存储环境的维护，保持室内温度、湿度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。4.对电子档案应定期进行备份，存储于不同介质，并分别存放于不同地点，防止数据丢失。（二）档案借阅1.因工作需要借阅心理档案的，须填写《心理档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经学校心理健康教育负责人批准后，方可借阅。2.档案借阅人员应严格遵守保密制度，不得擅自将档案转借他人或泄露档案内容。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员归还档案时，档案管理员应认真核对档案数量和内容，如发现问题及时向借阅人员查询。（三）档案查阅1.学校心理健康教育教师、班主任及相关管理人员因工作需要查阅心理档案的，可直接到心理档案室查阅。查阅时应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、批注等。2.其他人员因特殊原因需要查阅心理档案的，须经学校心理健康教育负责人批准，并在档案管理员的陪同下查阅。查阅过程中应严格遵守保密规定，不得擅自摘抄、复制档案内容。（四）档案保密1.心理档案管理员及所有接触档案的人员均负有保密义务，不得向无关人员泄露档案内容。2.严格控制档案的使用范围，仅限在学校心理健康教育工作中使用。如需对外提供档案信息，须经学校主管领导批准，并对提供的信息进行技术处理，确保不泄露学生个人隐私。3.对违反保密规定的行为，学校将视情节轻重给予相应的纪律处分；造成严重后果的，将依法追究法律责任。五、心理档案使用（一）个体辅导1.心理健康教育教师根据学生心理档案中反映的问题，为学生提供个性化的心理咨询和辅导服务。2.在个体辅导过程中，教师应充分参考学生心理档案资料，深入了解学生的心理状况和问题根源，制定针对性的辅导方案，并跟踪辅导效果。（二）团体辅导1.学校根据学生心理档案中呈现的共性问题或发展需求，组织开展团体心理辅导活动。2.团体辅导活动前，教师应分析档案资料，确定辅导主题和目标；活动过程中，引导学生积极参与，促进学生之间的交流与合作；活动结束后，对辅导效果进行评估总结。（三）教学参考1.教师可通过查阅学生心理档案，了解学生的学习特点、心理需求和情绪状态，为教学活动的设计和实施提供参考依据。2.根据学生心理档案反映的情况，教师可调整教学方法和策略，关注学生个体差异，实施分层教学、个别指导等，提高教学质量。（四）家校沟通1.学校定期向家长反馈学生心理档案情况，让家长了解学生的心理健康状况和发展动态。2.心理健康教育教师与家长就学生心理问题进行沟通交流，共同商讨教育对策，形成家校教育合力，促进学生健康成长。六、心理档案更新与销毁（一）档案更新1.学校应定期对学生心理档案进行更新，一般每年更新一次。更新内容包括学生基本信息、心理健康测评结果、心理咨询与辅导记录等。2.在档案更新过程中，档案管理员应及时收集新的资料，按照建档流程进行整理、录入、审核和归档。（二）档案销毁1.学生毕业或离校后，其心理档案应妥善保管[X]年，期满后经学校心理健康教育负责人批准，方可进行销毁。2.档案销毁时，应填写《心理档案销毁申请表》，注明销毁档案的类别、数量、销毁原因等。经批准后，由档案管理员和相关人员共同实施销毁，并在销毁记录上签字确认。3.档案销毁方式应采用粉碎、焚烧等确保信息无法恢复的方法，防止档案信息泄露。七、监督与检查（一）内部监督1.学校心理健康教育工作领导小组定期对心理档案室管理制度的执行情况进行检查，确保档案管理工作规范有序。2.档案管理员应定期对心理档案的管理情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部监督1.接受教育行政部门、上级主管