高校图书馆档案管理制度

PAGE高校图书馆档案管理制度一、总则制定目的为加强高校图书馆档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高图书馆管理水平和服务质量，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本校图书馆实际情况，制定本制度。适用范围本制度适用于本校图书馆各部门在各项工作中形成的具有保存价值的各种载体的档案材料管理。基本原则1.集中统一管理原则：图书馆档案由综合档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映图书馆各项工作的实际情况。3.保密性原则：对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则：优化档案管理流程，便于档案的查阅、借阅和利用，提高服务效率。二、档案管理职责综合档案室职责1.负责制定和完善图书馆档案管理制度，并组织实施。2.集中管理图书馆各类档案，进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，实现档案信息的计算机管理，提高档案查询效率。4.负责档案的安全保管，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和泄密。5.按照规定向学校档案馆移交应归档的档案，并接受学校档案馆的业务指导和监督检查。6.组织开展档案的开发利用工作，为图书馆各项工作提供档案信息支持。各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照档案管理规定，定期向综合档案室移交本部门的档案，并办理交接手续。3.配合综合档案室做好档案的整理、编目、鉴定、销毁等工作。4.严格遵守档案管理制度，在工作中妥善保管档案，防止档案丢失、损坏和泄密。档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、借阅登记等。3.维护档案管理系统的正常运行，及时更新档案信息，确保档案数据的准确性和完整性。4.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时报告并采取措施解决。5.积极为档案利用者提供优质服务，解答档案查询和利用过程中的问题。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理收集范围1.图书馆行政管理文件，包括馆务会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务报表等。2.业务工作文件，如读者服务工作记录、文献资源建设规划与执行情况、图书馆自动化系统运行记录等。3.学术研究与交流材料，包括馆员发表的论文、参加学术会议的资料、学术讲座记录等。4.读者活动档案，如读者座谈会记录、读书活动方案与总结、读者获奖情况等。5.设备仪器档案，包括图书馆各类设备的购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。6.其他具有保存价值的文件材料，如上级部门的来文、图书馆与其他单位的合作协议等。收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集起来。2.收集的档案材料应真实、准确、清晰，不得涂改、伪造。3.对电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和完整性。整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等因素进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、教学科研类、设备仪器类等。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.对每份档案材料进行装订，去除金属物，保持档案整齐美观。4.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案的保管保管条件1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。3.配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合档案保管要求。档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放于档案柜或档案架上，便于查找和管理。2.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括图书馆的重要历史资料、规章制度、人事档案等。3.长期保管的档案期限为16年至50年，主要包括业务工作中的重要文件、学术研究成果等。4.短期保管的档案期限为5年以下，主要包括一般性的文件材料、临时性的工作记录等。档案保管期限的鉴定1.定期对档案进行鉴定，由综合档案室牵头，各部门负责人和档案管理人员参加，组成鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的内容、来源、价值等因素，对档案的保管期限进行重新审定，确定档案的存毁。3.对已到保管期限且无保存价值的档案，填写档案销毁清册，经图书馆领导批准后进行销毁。销毁档案时，应指定专人监销，并在销毁清册上签字。五、档案的利用利用范围1.为图书馆内部管理提供决策依据，如查阅馆务会议记录、工作计划与总结等。2.为馆员开展业务工作提供参考，如查阅文献资源建设资料、读者服务工作记录等。3.为学校教学科研提供支持，如提供相关的文献资料、学术研究成果等。4.为读者提供信息服务，如查阅馆藏目录、借阅档案资料等。利用方式1.查阅：档案利用者可到综合档案室查阅档案原件，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：对确需借出使用的档案，档案利用者应填写借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案材料，应填写复制申请表，经综合档案室负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案材料应加盖图书馆档案专用章。使用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、档案编号、查阅或借阅期限、复制份数等。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计。六、档案的信息化管理信息化建设目标1.建立完善的高校图书馆档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为图书馆各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。数字化处理1.对馆藏档案进行全面的数字化扫描，确保档案图像清晰、完整。2.建立档案数据库，将数字化档案信息录入数据库，实现档案信息的计算机管理。3.对电子档案进行分类、编目、存储，确保电子档案的规范性和安全性。信息系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入和修改，确保档案数据的准确性。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便档案利用者快速查找所需档案。3.借阅管理功能：对档案的借阅情况进行在线管理，包括借阅申请、审批、登记、续借、归还等操作。4.统计分析功能：对档案的利用情况、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置用户权限，对档案信息进行加密处理，确保档案信息的安全。数据备份与维护1.定期对档案数据库进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.建立数据维护制度，定期对档案数据库进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。3.及时更新档案管理信息系统，保证系统功能的先进性和稳定性。七、档案的保密与安全保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书。2.对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围，履行审批手续。3.在档案管理场所设置保密标识，对档案存放区域进行隔离，防止无关人员进入。4.对档案信息进行加密处理，在传输和存储过程中确保信息安全。安全管理1.建立健全档案安全管理制度，明确安全责任，加强安全防范措施。2.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，并定期进行检查和维护，确保设施正常运行。加强对档案管理人