公司会议预订与设施申请工具一体化模板

公司会议预订与设施申请一体化工具模板说明一、适用工作情境本工具适用于企业内部各类会议及配套设施申请场景，覆盖以下常见需求：常规会议：部门周会、月度总结会、项目进度同步会等固定周期会议；专项研讨：产品方案评审、技术难点攻克、跨部门协作对接等议题型会议；活动接待：客户来访洽谈、合作伙伴交流、内部培训讲座等需外部参与或特殊安排的会议；应急会议：突发事务讨论、临时决策会议等需快速响应的紧急安排。通过一体化流程，实现会议预订与设施申请（如投影设备、会议室、茶歇、白板等）的同步管理，避免重复沟通，提升资源调配效率。二、全流程操作指南步骤1：发起申请——填写基础信息登录公司内部办公系统，进入“会议与设施预订”模块，“新建申请”；填写会议核心信息：会议主题：简洁明确，如“Q3产品迭代方案评审会”；会议类型：下拉选择“常规会议/专项研讨/活动接待/应急会议”；申请人：自动关联工号，无需手动填写；申请部门：选择对应部门，如“产品研发部”；会议时间：精确到开始-结束时间（需避开已预订时段，系统自动冲突检测）；预计时长：填写会议预计持续时间（如“2小时”）；参会人数：预估参会人数（含申请人），用于匹配会议室容量；会议地点：系统根据人数、设备需求推荐可选会议室（或手动指定）；会议目的：简要说明会议核心目标（如“确定产品功能优先级”）。步骤2：设施需求——勾选配套资源在“设施申请”板块，根据会议需求勾选所需设施（支持多选）：基础设备：投影仪、音响系统、视频会议终端、麦克风、白板、马克笔；环境布置：横幅制作、桌型排列（课桌式/圆桌式/剧院式）、绿植摆放；服务支持：茶歇（含饮品、点心）、会议记录、摄影摄像、技术支持人员；其他需求：特殊说明（如“需提前测试视频会议设备连接稳定性”）。勾选后系统自动关联资源状态（如“投影仪-3号会议室可用”），若资源冲突需更换备选方案。步骤3：提交审批——触发流程流转确认信息无误后，“提交申请”；系统根据会议类型及部门层级自动匹配审批链：常规会议：部门负责人*经理审批→行政部备案；跨部门会议：部门负责人经理审批→涉事部门负责人总监会签→行政部备案；大型活动/接待类会议：部门负责人经理审批→行政部负责人总监审批→分管副总*总审批；应急会议：申请人直接提交至部门负责人*经理加急审批，1小时内完成流程。审批通过后，系统自动发送确认通知至申请人及参会人员；驳回时需注明原因，申请人修改后可重新提交。步骤4：预订确认——资源锁定与准备行政部收到审批通过通知后，1个工作日内完成以下操作：锁定会议室及设施资源，在系统内更新“已预订”状态；按需求联系供应商（如茶歇、横幅）确认交付时间；若需技术支持，提前协调IT人员到场调试设备；通过系统向申请人发送《会议预订确认函》，包含：会议地点、设施清单、联系人及电话（内部短号）。步骤5：会议前准备——二次核对与提醒会议前1天，申请人登录系统查看“会议准备清单”，确认：会议室设备（投影仪、麦克风等）是否正常可用；茶歇、横幅等是否按时送达；参会人员是否收到会议提醒（系统自动发送日历邀请）；如遇特殊情况（如设备故障、时间冲突），行政部需提前2小时联系申请人协商调整方案。步骤6：会后反馈与归档会议结束后，申请人需在系统内填写《会议反馈表》：实际参会人数、会议时长、设施使用情况（如“投影仪使用正常，麦克风音量清晰”）；设施损坏或遗失需注明（如“白板笔遗失1支，后续申请补领”）；会议纪要（作为附件，便于查阅）；行政部确认反馈信息后，标记该申请为“已完成”，资源状态释放至可用池；系统自动归档所有数据，形成部门会议记录台账。三、核心工具表格模板表1：会议预订与设施申请表（发起阶段填写）字段名称填写要求示例会议主题简洁明确，不超过20字Q3产品迭代方案评审会会议类型下拉选择（常规/专项/接待/应急）专项研讨申请人系统自动关联，无需填写——申请部门选择对应部门产品研发部会议时间精确到“YYYY-MM-DDHH:MM-HH:MM”2023-10-2014:00-16:00预计时长数字+单位（小时/分钟）2小时参会人数预估总人数（含申请人）8人会议地点系统推荐或手动选择3号会议室（20人）会议目的简述核心目标确定产品功能优先级及排期所需设施勾选（多选）投影仪、白板、马克笔、茶歇特殊需求文本框填写（选填）需提前30分钟调试视频会议设备附件会议议程（如有）《Q3产品迭代议程.pdf》表2：会议设施使用清单与反馈表（会后填写）字段名称填写要求示例会议编号系统自动MT20231020001实际参会人数填写实际到场人数7人实际会议时长填写实际开始-结束时间14:00-15:45（1小时45分钟）设施使用情况逐项勾选“正常/异常/未使用”投影仪：正常；麦克风：异常异常说明设施异常时填写原因麦克风声音沙哑，临时更换备用设备损失/遗失情况如有损坏或遗失需填写白板笔遗失1支（蓝色）茶歇满意度评分（1-5分）4分（种类充足，配送及时）会议纪要附件《Q3产品评审纪要20231020.docx》改进建议文本框填写（选填）建议增加备用麦克风数量四、操作要点与温馨提示提前规划，预留缓冲时间常规会议需提前2个工作日提交申请，大型活动/接待类会议需提前5个工作日，保证资源调配充足；会议时长建议预留15分钟缓冲，避免后续会议延误。信息准确，避免资源浪费参会人数、会议时间等信息需真实填写，系统将根据数据优化会议室分配（如10人会议不占用20人会议室）；设施需求按实际勾选，临时增项需提前1天联系行政部确认，无法保障现场供应。应急处理及时沟通会议当天如遇紧急变更（时间/地点/人数），需立即通过系统或电话联系行政部，同步更新信息；设施故障时，可联系现场IT支持（短号X），同时系统内提交“异常反馈”。资源爱护，规范使用会议室设备（如投影仪、白板）需按规范操作，使用后整理归位；茶歇剩余物资需配合行政部回收，避免浪费；设施损坏或遗失需按公司规定报备处理。反馈闭