合同管理审批流程及归档标准化模板

合同管理审批流程及归档标准化模板一、适用范围与应用背景二、合同发起与提交流程合同起草与材料准备业务部门根据合作需求，起草合同文本，保证内容完整（包括但不限于合同双方主体信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等核心条款）。准备附件材料（如对方资质文件、技术协议、报价单、会议纪要等），与合同文本一并提交。填写《合同审批表》发起人登录合同管理系统（或使用纸质表单），填写《合同审批表》，注明合同名称、合同编号、对方主体信息、合同金额、履行期限、关键条款摘要、附件清单及业务部门意见。合同编号规则建议：年份（4位）+部门代码（2位）+合同类型代码（2位）+流水号（3位，如“2024-CG-001”）。三、部门初审环节审核主体：业务部门负责人。审核内容：合同内容是否符合业务需求，标的、数量、价格等是否与前期沟通一致；附件材料是否齐全、有效（如对方营业执照、授权委托书等资质文件是否在有效期内）；履行期限、交付方式等是否具备可操作性。审核结果处理：符合要求的，在《合同审批表》“部门初审意见”栏签字确认，提交至法务部门；不符合要求的，退回发起人修改完善后重新提交。四、法务审核要点审核主体：法务部门（或外聘法律顾问）。审核重点：合同主体是否合法，对方是否具备相应资质或履约能力；合同条款是否违反法律法规、行业规范或公司内部制度；权利义务是否对等，违约责任、争议解决方式是否明确、合理；是否存在法律漏洞（如知识产权归属、保密条款等）。审核结果反馈：通过审核的，法务部门在审批表“法务审核意见”栏签字并标注“同意”；存在问题的，出具《合同修改意见书》，列明具体修改建议，发起人根据意见调整后再次提交法务复核。五、财务审核确认审核主体：财务部门。审核内容：合同金额的准确性、定价依据是否充分（如市场价格、历史合作数据等）；付款方式、进度、条件是否符合公司财务管理制度（如预付款比例、发票要求等）；涉及税费、汇率、融资成本等财务条款是否合理；对方收款账户信息是否完整、合规。审核意见：财务部门在审批表“财务审核意见”栏签字确认，重点关注资金风险与财务合规性。六、领导审批决策审批权限划分：金额在[具体金额，如5万元]以下的：由分管业务领导审批；金额在[具体金额，如5万-50万元]的：由分管业务领导与总经理联合审批；金额在[具体金额，如50万元以上]或涉及重大战略合作、对外投资的：提交总经理办公会或董事会集体审议。审批重点：领导根据合同重要性、业务战略价值、风险评估结果，最终审批是否签署合同。审批意见需在《合同审批表》“领导审批意见”栏明确签署“同意”“否决”或“补充说明”。七、合同签署与分发签署准备：审批通过后，由法务部门或业务部门制作正式合同文本（保证所有修改意见已落实），加盖合同专用章或公章（严禁部门章代替）。签署规范：双方签署人需持有有效授权委托书，签字字迹清晰、日期完整；若为合同签署，需保证合同文本一式[具体份数，如肆]份，双方各执[具体份数，如贰]份。分发与备案：签署后3个工作日内，业务部门将合同原件分发至财务、法务、档案室等相关部门，并在合同管理系统中更新合同状态为“已签署”。八、归档管理规范归档责任部门：合同履行完毕后，由业务部门负责整理合同材料，提交至档案室统一归档。归档材料清单：合同正本及副本（含所有附件）；《合同审批表》及各环节审核意见单；对方资质文件、授权委托书、补充协议等与合同相关的全部材料；合同履行过程中的重要凭证（如验收报告、付款凭证、往来函件等）。归档要求：电子档案：扫描成PDF格式（分辨率不低于300DPI），命名规则为“合同编号+合同名称”，存储至公司指定服务器或云端档案系统，保证可追溯、不可篡改；纸质档案：按合同编号顺序排列，使用档案盒统一存放，标注“合同编号+合同名称+归档日期”，档案盒内附《合同归档清单》（模板见下文）。保管期限：根据合同类型及法律法规要求确定，一般合同保管期限不少于[具体年限，如10年]；涉及重大权益、诉讼时效的合同，保管期限至合同权利义务终止后[具体年限，如5年]。九、关键注意事项与风险提示合同内容完整性：严禁签署条款不完整、关键信息（如金额、日期、违约责任）缺失的合同，避免因歧义引发纠纷。审批时效管理：各环节审核时限原则上不超过[具体天数，如3个工作日]，紧急合同可启动“绿色通道”，但需书面说明原因并经分管领导批准。保密要求：合同内容及审批过程中涉及的商业秘密，严禁无关人员知悉或泄露，违者按公司制度追责。归档及时性：合同履行完毕后15个工作日内完成归档，逾期未归档的，业务部门需向档案室提交书面说明。定期检查机制：档案室每季度对合同归档情况、保管状态进行检查，保证档案安全、完整；法务部门每年组织合同合规性抽查，发觉问题及时整改。十、模板表格表1：合同审批表合同名称合同编号甲方信息单称名称：____________________统一社会信用代码：____________________地址/联系人：____________________乙方信息单称名称：____________________统一社会信用代码：____________________地址/联系人：____________________合同标的合同金额人民币________元（大写：________）履行期限自_年_月_日起至_年__月__日止付款方式□一次性付款□分期付款（说明：______）附件清单1.____________________________2.____________________________3.____________________________业务部门意见负责人签字：__________日期：____年__月__日部门初审意见负责人签字：__________日期：____年__月__日法务审核意见审核人签字：__________日期：____年__月__日财务审核意见审核人签字：__________日期：____年__月__日领导审批意见审批人签字：__________日期：____年__月__日表2：合同信息登记表合同编号合同名称合同类型（□采购/□销售/□服务/□租赁/□其他）签署日期履行期限金