采购合同审查标准化操作流程手册

采购合同审查标准化操作流程手册一、手册应用范围与场景本手册适用于企业采购部门、法务部门及相关业务人员对各类采购合同（包括但不限于商品采购、服务采购、工程采购等）的审查工作，旨在规范合同审查流程，防范法律风险与商业风险，保证合同条款合规、完整、可执行。具体应用场景包括：新供应商合作前的合同审查；常规采购订单对应的合同文本审核；重大采购项目（如金额超过万元或涉及关键业务）的专项合同审查；合同续签、变更时的条款修订审查。二、标准化操作流程步骤（一）审查准备阶段明确审查依据收集并熟悉与采购相关的法律法规（如《_________民法典》《_________招标投标法》等）、公司内部管理制度（如《采购管理办法》《合同管理规定》）及本次采购的具体需求文件（如采购申请单、技术规格书、供应商投标文件等）。若涉及特殊行业（如医疗器械、食品等），需同步关注行业监管法规（如《医疗器械监督管理条例》等）。整理审查资料要求采购部门提供完整的合同草案，包括但不限于：合同、附件（如技术参数表、服务标准、验收流程图等）、供应商主体资格文件（营业执照复印件、相关资质证书复印件等）、采购需求审批文件（如采购申请单、立项批复等）。核对资料完整性，若资料缺失（如供应商资质过期、技术附件未明确），应要求采购部门补充完整后方可进入下一步审查。组建审查小组根据合同重要性及复杂程度，确定审查人员构成：一般合同由采购经理、法务专员共同审查；重大或复杂合同需增加技术部门负责人、财务部门负责人参与，必要时可邀请外部法律顾问提供专业意见。（二）合同接收与初步登记接收合同文本采购部门通过OA系统或纸质版提交合同草案，审查人员核对合同名称、版本号、供应商名称等基本信息是否与采购需求一致，确认无误后签收。填写《合同审查登记表》在《合同审查登记表》（详见“三、常用工具模板”）中记录以下信息：合同编号、合同名称、供应商名称、采购部门、提交日期、审查人、审查截止日期、合同类型（商品/服务/工程）、合同金额等，保证每份合同有唯一编号可追溯。（三）形式审查：基础要素核对形式审查主要检查合同文本的规范性及基础要素的完整性，保证合同形式合法、内容无重大遗漏。合同文本完整性检查检查合同是否包含封面、目录、附件等完整结构，是否存在空白页、涂改处（若有涂改需供应商盖章或签字确认），页码是否连续。合同主体信息核对采购方：名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表信息是否与公司营业执照一致，避免使用简称或旧称。供应商：名称、统一社会信用代码、地址是否与营业执照、资质证书一致，若为分支机构，需确认其是否有总公司的授权书；授权代表签字需核对授权委托书（载明授权范围、授权期限），避免越权代表。合同基本要素检查核对合同是否明确以下核心要素：标的物（或服务内容）：名称、规格、型号等是否清晰；数量与计量单位：是否准确，避免使用“一批”“若干”等模糊表述；合同金额：大小写是否一致，币种（如人民币）是否明确；履行期限：起始时间、截止日期是否具体，避免使用“尽快”“适时”等不确定表述；签字盖章页：双方是否预留签字盖章位置，法定代表人/授权代表签字处是否有手写签名，公司盖章是否为清晰公章（非部门章或财务章）。附件完整性检查确认合同中列明的所有附件（如技术协议、服务方案、验收标准等）是否齐全，附件内容是否与冲突，冲突时以约定为准（需在中明确）。（四）实质审查：核心条款与风险排查实质审查是合同审查的核心，重点审查条款的合法性、合规性、合理性及可执行性，识别并防范潜在风险。标的条款审查明确性：标的物（或服务）的名称、规格、型号、技术参数等是否具体，是否符合采购需求文件中的技术标准，避免“同类型产品”“行业标准”等模糊描述（若需引用行业标准，需在合同中注明标准编号及版本）。合规性：标的物是否符合国家质量、安全、环保标准（如涉及特种设备、危化品等，需确认供应商是否具备相应生产/经营资质）。数量与质量条款审查数量：计量单位是否标准（如“吨”“件”“平方米”等），数量是否与采购申请单一致，是否约定合理损耗率及计算方式。质量：质量标准：明确约定国家标准、行业标准还是双方约定的特殊标准，避免“合格”“优质”等主观表述；验收方式：约定验收时间（如到货后X个工作日内、服务完成后X日内）、验收流程（如外观检查、功能测试、第三方检测等）、验收标准（可引用附件中的技术参数表）；质量异议期：明确供应商对质量问题的响应时间（如收到异议后X小时内回复）及处理方式（如免费维修、更换、退货）。价款与支付条款审查金额：合同金额是否与采购订单、投标文件一致，是否包含税费、运费、保险费等所有费用，避免“暂定价”“最终按实结算”等不确定表述（若需调整，需明确调整范围、计算方式及审批流程）。支付方式：明确支付条件（如“到货验收合格后支付”“开具合规票据后支付”）、支付比例（如预付款X%、到货款X%、质保金X%）、支付账户（供应商账户名称是否与合同主体一致，避免个人账户）。履行与交付条款审查履行期限：明确标的物交付时间（如“年月日前交付至指定地点”）或服务开始/完成时间，避免“X天内”等模糊表述（需明确起算点，如“合同签订后X天内”）。履行地点：明确交付地点（如“采购方指定仓库，地址：市区路号”）或服务履行地点，涉及运输的需明确运输方式、费用承担方及运输风险转移节点（如“交付前风险由供应商承担，交付后由采购方承担”）。违约责任条款审查对等性：双方违约责任是否对等，避免仅约定供应商违约责任而免除采购方责任。具体性：明确违约情形（如“逾期交付”“质量不合格”“未按约定提供票据”等）、违约金计算方式（如“按逾期金额每日X‰支付违约金”，总额不超过合同总额的X%）或损失赔偿范围（如直接损失、合理费用）。争议解决：明确争议解决方式（如“向采购方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼”或“提交仲裁委员会仲裁”），避免同时约定诉讼和仲裁（约定无效）。权利义务与特殊条款审查知识产权：若涉及技术资料、专利等，需明确知识产权归属及使用权限，避免侵犯第三方权益。保密条款：明保证密范围（如技术信息、商业价格等）、保密期限（如“合同履行后X年内”）、违约责任（如“泄露秘密需支付违约金X万元”）。不可抗力：明确不可抗力的定义（如“自然灾害、战争等不能预见、不能避免且不能克服的客观情况”）、通知义务（如不可抗力发生后X日内书面通知对方）及后果处理方式（如部分或全部免除责任、延期履行）。（五）风险点专项排查针对不同类型采购合同，需额外关注以下专项风险：风险类别具体排查内容主体资格风险供应商营业执照是否在有效期内，经营范围是否包含本次采购标的；若为代理商，需确认代理权限及品牌授权文件。法律合规风险合同条款是否违反法律法规强制性规定（如“不得转包”条款是否明确，工程采购是否需招投标）。商业风险供应商履约能力（如财务状况、历史履约记录），价格是否偏离市场均价（需参考历史采购价或询价记录）。履约风险长期服务合同是否约定阶段性验收及考核标准；定制化产品是否明确知识产权归属及保密义务。（六）审查意见反馈与修改汇总审查意见审查人员根据形式审查、实质审查及风险排查结果，填写《合同审查意见表》（详见“三、常用工具模板”），明确列出问题条款（如“质量标准未明确”“违约金比例过高”）、修改建议及风险等级（高/中/低）。反馈与沟通将《合同审查意见表》反馈至采购部门，由采购部门与供应商沟通修改；若涉及重大条款变更（如金额、履行期限、违约责任等），需报请采购部门负责人及法务部门负责人审批。修改后复审供应商修改合同后，审查人员需对修改内容进行复核，确认问题已解决且无新增风险；若修改不彻底或引入新风险，需要求进一步修改直至符合要求。（七）最终确认与签署确认最终版本复核无误后，在《合同审查登记表》中签署审查意见（“同意签署”“附条件同意签署”），并标注“最终版本”字样。检查签字盖章确认合同文本为双方最终确认版本，采购方法定代表人/授权代表签字、公司盖章，供应商签字盖章处需清晰、无遗漏（骑缝章是否齐全）。签署日期确认核对合同签署日期是否与实际签署一致，避免倒签合同（特殊情况需书面说明原因并报总经理*审批）。（八）合同归档管理整理归档资料将最终签署的合同正本、审查过程中的《合同审查登记表》《合同审查意见表》、供应商资质文件、采购需求文件等资料整理成册，标注合同编号。建立合同台账在合同管理台账中记录合同关键信息（编号、名称、供应商、金额、签署日期、履行期限、质保期等），动态更新合同履行状态（如“待履行”“履行中”“已履行完毕”）。存档与查阅合同正本由行政部*统一存档（电子版备份至公司服务器），采购部门、法务部门留存复印件或电子版；合同履行完毕后，归档资料保存期限不少于合同履行期加5年（根据公司档案管理规定执行）。三、常用工具模板（一）合同审查登记表合同编号合同名称供应商名称采购部门提交日期合同类型□商品□服务□工程合同金额（元）履行期限审查人审查日期审查状态备注□待审查□审查中□已通过审查意见（可附页）最终确认采购部门负责人签字：法务部门负责人签字：总经理签字：日期：日期：日期：（二）风险点排查表风险类别具体风险点排查结果（是/否）风险等级（高/中/低）处理建议主体资格风险供应商营业执照过期要求供应商更新资质供应商超越经营范围拒绝签署或要求补充授权法律合规风险合同条款违反法律法规强制性规定修改条款或重新拟定合同应招标未招标的工程采购合同补办招标手续或终止合同商业风险价格偏离市场均价超过20%要求供应商提供报价依据供应商历史履约记录存在违约增加履约保证金或更换供应商履约风险未约定质量异议期补充质量异议期条款（如15天）交付地点不明确明确具体交付地址及联系人（三）合同审查意见跟踪表意见编号审查意见内容责任部门/人修改期限修改状态（未修改/已修改/已确认）备注001质量标准未约定，需补充国标编号采购部门/张*2024–□未修改□已修改□已确认附国标文本002违约金比例过高（超过30%），调整为20%法务部门/李*2024–□未修改□已修改□已确认003未约定保密期限，补充“合同履行后5年”采购部门/张*2024–□未修改□已修改□已确认四、关键注意事项与风险提示主体审查“三查三看”查营业执照（看是否在有效期内、经营范围）、查资质证书（看是否与采购标的匹配，如食品生产许可证）、查授权委托书（看授权范围是否覆盖合同签订事项）。条款表述“避免模糊”禁止使用“大概”“可能”“尽快”等不确定性表述，金额、时间、数量等需明确具体数值（如“30天内”需明确为“自合同签署日起30日内”）。违约责任“对等明确”双方违约责任需对等，避免“单方约束”；违约金比例需合理（一般不超过实际损失的30%，过高可能被法院调减），明确计算方式（如“按逾期金额每日0.05%计算”）。争议解决“唯一选择”争议解决方式只能选择一种（诉讼或仲裁），