采购流程规范化管理及审批模板

采购流程规范化管理及审批模板一、适用场景与业务背景日常运营物资采购：如办公耗材、生产辅料、维修备件等常规性、重复性物资采购；项目专项采购：如新项目建设、技术研发、市场活动等特定项目所需的设备、材料或服务采购；紧急采购：因突发情况（如设备故障、生产急需）导致的需快速响应的采购需求；供应商引入与合同签订：新增供应商资质审核、框架协议采购、年度服务采购等需长期合作的采购场景。通过标准化流程，可明确各环节职责，提升采购效率，控制采购成本，防范合规风险。二、标准化操作流程指引（一）采购需求发起与提报需求部门发起：采购需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确以下信息：物品/服务名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算总金额；采购理由、用途、期望交付时间；如有技术图纸、质量标准等附件，需一并提交。部门负责人审核：需求部门负责人对采购需求的合理性、必要性及预算匹配性进行审核，签字确认后提交至采购部。（二）采购预算确认预算核对：采购部对接财务部，核对采购需求是否在部门年度预算范围内，预算科目是否准确。预算调整（如需）：若超预算，需求部门需提交《预算调整申请表》，说明调整原因，经分管领导审批后，方可进入下一步流程。（三）采购方式选择与执行根据采购金额、物资类型及公司制度，选择对应采购方式，具体采购金额（人民币）采购方式执行要点5000元以下零星采购采购部根据需求直接对接合格供应商询价，选择性价比最优方案，保留至少2家供应商报价记录。5000-50000元比价采购采购部向不少于3家合格供应商发出询价单，收集报价后形成《比价分析表》，明确选择理由。50000元以上招标采购/议标采购按公司招标管理办法执行，需成立招标小组，编制招标文件，组织开标、评标，确定中标供应商。紧急采购（金额不限）紧急采购流程需注明“紧急”原因，经部门负责人及分管领导口头审批后，24小时内补办书面手续，事后说明情况。（四）供应商确定与合同签订供应商资质审核：采购部对候选供应商的营业执照、相关资质证书（如生产许可证、ISO认证等）、供货能力、信誉等进行审核，保证供应商符合准入标准。合同拟定与审批：采购部与供应商确定合作细节后，拟定《采购合同》，明确双方权利义务、标的物信息、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款；合同需经法务部（如设）、财务部及分管领导逐级审批，审批通过后由授权代表签字盖章生效。（五）订单下达与执行跟踪订单：采购部根据审批通过的合同或结果，向供应商下达《采购订单》，作为交货依据。进度跟踪：采购专员定期跟踪订单执行情况，包括生产进度、物流安排等，保证按期交付；若延迟，及时与供应商沟通并反馈至需求部门。（六）验收入库实物验收：需求部门协同仓库管理员，按采购订单及合同约定的技术参数、质量标准进行验收，核对数量、规格、外观等，填写《验收入库单》。质量检测（如需）：对需专业检测的物资（如设备、原材料），可委托质检部门或第三方机构进行检测，合格后方可入库。异常处理：若验收不合格，需求部门需在2小时内反馈至采购部，采购部与供应商协商退换货或索赔事宜，必要时启动法律程序。（七）付款结算发票审核：供应商开具合规发票，采购部核对发票信息与合同、订单、入库单是否一致，提交财务部。付款审批：财务部审核无误后，按合同约定付款方式（如预付款、到付款、分期付款）《付款申请单》，经财务负责人、总经理审批后安排付款。资料归档：付款完成后，采购部将采购申请、合同、订单、入库单、发票等资料整理归档，保存期限不少于5年。三、核心流程表单模板（一）《采购需求申请表》申请部门申请日期年月日申请人*物品/服务名称规格型号/技术参数数量预估单价（元）预估总价（元）采购理由及用途期望交付时间年月日预算科目是否超预算□是□否（如超，需附预算调整申请）部门负责人意见：签字：日期：采购部意见：签字：日期：财务部意见：签字：日期：（二）《采购询价/比价记录表》询价单号询价日期年月日需求部门*物品/服务名称规格型号数量交付时间要求供应商信息报价（元）付款方式备注（如供货周期、资质等）比价分析（选择理由）：采购部负责人签字：日期：（三）《验收入库单》入库单号入库日期年月日供应商*采购订单号合同号需求部门*序号物品名称规格型号单位应收数量验收人员（需求部门）：签字：仓库管理员：签字：采购部确认：签字：日期：（四）《采购付款申请表》付款申请号申请日期年月日申请人*供应商名称合同号采购订单号付款方式付款金额（大写）：付款金额（小写）：元付款事由：附件清单：□合同□订单□入库单□发票□其他：部门负责人意见：签字：日期：财务部审核意见：签字：日期：总经理审批意见：签字：日期：四、关键风险控制要点（一）预算与成本控制严格执行预算管理，无预算或超预算采购需经特殊审批，杜绝计划外支出；大额采购必须通过比价、招标等方式降低采购成本，保留完整的比价记录备查。（二）供应商管理建立合格供应商名录，定期对供应商进行绩效评估（交货及时性、质量合格率、价格竞争力等），淘汰不合格供应商；禁止与未经资质审核的供应商合作，防范“三无”产品或服务风险。（三）审批流程规范各环节审批人需对所审批内容的真实性、合规性负责，不得越权审批或代签；紧急采购需在事后24小时内补办书面手续，保证流程可追溯。（四）合同与验收管理合同条款需严谨，明确双方权利义务，避免模糊表述（如“按需供货”“质量良好”等），违约责任需具体；验收需由需求部门、仓库、