行政办公文件收发管理规范

行政办公文件收发管理规范为规范行政办公文件收发流程，保障文件传递高效、安全、规范，提升办公效率，结合单位实际工作需求，制定本管理规范。一、适用范围本规范适用于单位各部门及下属机构的行政办公文件（含纸质文件、电子文件）收发管理工作，涉密文件管理除遵循本规范外，需严格执行国家及单位保密管理相关规定。二、职责分工（一）办公室（行政部）统筹负责单位行政办公文件的收发管理工作，制定并优化文件收发流程；对各部门文件管理情况进行监督、指导与考核；承担单位收文的统一签收、登记、拟办及发文的核稿、编号、用印、分发等核心工作；负责文件管理台账的建立与维护，定期开展文件归档及清理工作。（二）部门文员（或指定经办人）负责本部门文件的接收、传递、办理及发文的拟稿、会签等工作；按要求填写文件处理单，跟踪文件办理进度，及时反馈办理结果；妥善保管本部门在办及已办结文件，定期移交归档文件至办公室。（三）文件经办人根据文件要求或领导批示，具体落实文件内容；在规定时限内完成文件办理工作，如实反馈办理过程中遇到的问题；办理完毕后，及时将文件及相关材料移交至部门文员，确保文件闭环管理。三、文件收发流程（一）收文管理流程1.签收与检查办公室收到外部来文（含邮寄、传真、电子传输等形式）时，需核对来文单位、份数、密级（如有）及文件外观完整性。纸质文件若存在破损、缺页等情况，应在签收单上注明并及时联系来文单位确认；电子文件需检查传输完整性，必要时要求发件方重新发送。2.登记与编号对签收后的文件进行统一登记，内容包括收文日期、来文单位、文件标题、文号、密级、份数、处理状态等。纸质文件按年度+流水号编制收文编号，电子文件同步录入文件管理系统，确保“一文一号”，便于追溯。3.拟办与批办办公室根据文件内容、性质及单位职责分工，提出拟办意见（如“请××领导阅示”“转××部门办理”等），经办公室负责人审核后，呈送相关领导批办。领导批办时需明确办理要求、责任部门及办结时限，批办意见应清晰、具体。4.承办与催办部门文员收到批办后的文件，应及时移交至指定经办人，并做好交接记录。经办人需按批办要求开展工作，遇特殊情况无法按时办结的，应提前向部门负责人及办公室说明原因，申请延期。办公室定期（如每周）跟踪文件办理进度，对超期未办结的文件进行催办，记录催办情况。5.办结与归档文件办理完毕后，经办人需填写办理结果（含办理过程、结论等），经部门负责人审核后，将文件及相关材料移交部门文员。部门文员整理后，定期（如每月）移交至办公室，由办公室按档案管理规定进行归档，确保文件“闭环管理”。（二）发文管理流程1.拟稿与会签发文部门根据工作需求起草文件，内容需准确、简洁，格式符合单位《公文处理办法》要求。涉及多部门职责的文件，需经相关部门会签，会签部门应在2个工作日内反馈意见，逾期未反馈视为无异议。2.核稿与签发拟稿部门将文件（含会签意见）提交办公室核稿，办公室重点审核文件格式、政策依据、文字表述及会签情况，提出修改意见。核稿通过后，文件呈送单位领导签发，领导签发时需明确发文字号、印发范围及执行要求。3.编号与印制办公室根据签发意见编制发文字号，涉密文件编号需单独管理。文件印制前需再次核对内容与格式，纸质文件由文印室按规范排版印刷，涉密文件需指定专人印制并做好保密措施；电子文件通过单位OA系统或加密邮箱分发，禁止使用私人通讯工具传输。4.用印与分发印制完成的文件需经办公室核对无误后，加盖单位公章（或业务专用章），用印情况需登记备案。文件分发前需确定分发范围（含主送、抄送单位及内部部门），采用挂号信、专人送达或电子传输等方式，确保文件安全送达，收件方需签字确认。5.归档与备份发文部门需留存文件底稿（含领导签发件、会签单、修改记录等），与正式发文样本一并移交办公室归档。电子文件需在单位服务器及移动存储设备（双备份）中留存，确保可追溯、可查阅。四、管理要求（一）文件分类管理1.按密级分为涉密文件（含绝密、机密、秘密）、内部文件（限单位内部流转，不对外公开）、公开文件（可对外发布），分类管理、分级阅知。涉密文件需单独存放，配备密码柜等保密设备，阅知范围严格限定。2.按性质分为公文（如请示、报告、通知等）、资料性文件（如会议纪要、调研报告等），公文需严格遵循《党政机关公文处理工作条例》要求，资料性文件需明确管理责任。（二）登记与台账管理1.收文、发文均需建立纸质台账与电子台账，台账内容需真实、完整，更新及时。纸质台账应妥善保管，防止丢失、损坏；电子台账需定期备份，避免数据丢失。2.台账需包含文件编号、标题、来源/去向、日期、处理状态、经办人等核心信息，便于查询与统计。每年年底对台账进行汇总分析，优化文件管理流程。（三）传递与安全管理1.纸质文件传递需使用文件传阅单，注明传阅顺序、阅知要求及时限，禁止文件横传或个人留存。涉密文件传递需由专人负责，使用加密信封或专用文件袋，必要时专车送达。（四）催办与督办管理1.办公室对限时办结的文件建立催办机制，采用电话、邮件或当面沟通等方式提醒经办人，对超期文件进行预警，记录逾期原因及处理结果。2.重要文件（如上级部署的专项工作、领导批示的紧急事项）需纳入督办范围，跟踪办理全过程，定期向领导汇报督办情况，确保工作落实。（五）归档与销毁管理1.办结文件需在30个工作日内完成归档，归档文件需按年度、类别、密级整理，编制归档目录。电子文件归档需确保格式兼容、内容完整，与纸质文件同步归档。2.无保存价值的文件（含纸质、电子）需按规定销毁，涉密文件需经单位保密委员会审批，采用碎纸机销毁或送指定机构处理，销毁过程需双人监销并记录。（六）保密管理1.涉密文件需严格执行“谁经手、谁负责”的原则，阅知人员需履行保密义务，不得复制、摘抄涉密内容，不得向无关人员透露文件信息。2.文件保管场所需具备防盗、防火、防潮、防泄密等条件，节假日或人员外出时，需对文件进行封存或移交，确保文件安全。五、监督与考核（一）定期检查办公室每月对各部门文件管理情况进行抽查，重点检查文件登记完整性、办理及时性、保密措施落实情况等，形成检查报告，通报存在问题并要求限期整改。（二）责任追究对未按本规范办理文件，导致文件丢失、泄密、延误办理的，视情节轻重给予批评教育、绩效扣分或行政处分；因文件管理不当造成重大损失的，依法依规