机关单位档案管理工作流程指导

机关单位档案管理工作流程指导档案作为机关单位履职活动的原始记录，是维护历史真实面貌、服务决策管理、保障合法权益的重要依据。规范档案管理工作流程，提升档案资源开发利用水平，对机关单位高效运转具有重要支撑作用。本文结合实务操作要求，从档案收集、整理、归档、保管、利用、鉴定销毁、信息化建设及安全保密等环节，梳理全流程管理要点，供实务参考。一、档案收集：夯实管理基础档案收集是管理工作的起点，需明确范围、规范方式，确保档案资源“应收尽收、应归尽归”。（一）收集范围界定机关单位档案涵盖文书档案（如公文、会议纪要、工作计划总结）、业务档案（如行政审批材料、统计报表、项目实施文档）、人事档案（如干部任免、考核鉴定、培训记录）及特殊载体档案（如照片、音像、实物档案）。需结合单位职能，细化各类型档案的具体收集范围，避免遗漏关键材料。（二）收集方式与要求1.定期收集：各业务部门按季度或年度，将已办理完毕、具有保存价值的文件材料移交档案部门；2.专项收集：针对重大活动、专项工作（如审计、巡视），成立专项小组集中收集档案，确保活动全程记录完整；3.收集要求：移交材料需完整、真实，签字盖章等手续齐全；电子档案与纸质档案内容、格式一致，元数据（如文号、日期、责任者）规范采集。二、档案整理：规范资源组织整理是对收集档案的系统化加工，通过分类、组卷、编号、编目，实现档案有序管理。（一）分类与组卷1.分类方法：常用“年度-机构（或问题）-保管期限”分类法。例如，按年度区分不同时期档案，按内设机构（或业务类型）划分类别，再按永久、30年、10年等保管期限细化；2.组卷规则：同一主题、业务流程或时间阶段的文件可组为一卷，卷内文件按重要程度、时间顺序排列，避免跨年度、跨业务组卷。（二）编号与编目1.档号编制：采用“全宗号-年度-机构（或问题）代码-案卷号（或件号）”结构，确保每卷（件）档案有唯一标识；2.目录编制：编制《案卷目录》《卷内文件目录》，注明文件文号、题名、日期、页数等信息，便于快速检索。三、档案归档：明确责任边界归档是档案正式进入管理流程的关键环节，需明确时间节点与审核要求。（一）归档时间节点年度档案：次年第一季度完成归档，确保上一年度文件材料及时入档；项目档案：项目验收通过后3个月内归档，同步移交项目总结、验收报告等材料；特殊档案：人事任免、审计结论等即时性档案，随办随归；音像、实物档案在活动结束后1个月内归档。（二）归档审核流程1.部门初审：业务部门对移交材料进行完整性、规范性检查，填写《档案移交清单》；2.档案部门复审：审核材料是否符合归档要求，确认无误后签字接收，建立归档台账。四、档案保管：保障实体安全保管工作需兼顾环境控制与实体防护，延长档案寿命，确保资源安全。（一）库房管理要求环境控制：档案库房温度保持14-24℃，湿度45-60%，避免阳光直射，定期通风；配备除湿机、空调、防虫药剂（如樟脑丸），防止档案霉变、虫蛀；安防措施：安装烟感报警器、灭火器、防盗门窗，定期检查电路、消防设施；重要档案可采用防磁柜、恒温恒湿柜保管。（二）档案移交与转存移交：跨部门调整或长期保管档案需办理移交手续，填写《档案移交清册》，双方签字确认；转存：定期对纸质档案进行数字化备份，重要档案可异地存放（如存入档案馆），防范突发风险。五、档案利用：释放资源价值档案利用是管理工作的核心目标，需规范查阅、借阅流程，深化编研服务。（一）查阅与借阅1.查阅流程：内部人员填写《档案查阅申请单》，经部门负责人审批后，在档案阅览室查阅；外部人员需持单位介绍信、身份证，经分管领导审批后查阅；2.借阅管理：借阅档案需限定期限（一般不超过15天），填写《档案借阅台账》；归还时检查档案完整性，如有损坏需说明原因并整改。（二）档案编研结合单位工作需求，开展档案编研工作：编研方向：整理政策文件汇编、历史资料集、专题研究报告（如机构沿革、重大项目回顾）；成果应用：编研成果供内部决策参考、对外交流，或通过政务公开渠道向社会开放（涉密档案除外）。六、档案鉴定与销毁：优化资源结构定期鉴定档案价值，销毁无保存意义的档案，释放管理资源。（一）定期鉴定成立由档案、业务、保密部门人员组成的鉴定小组，每5年对档案进行一次价值鉴定，依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，判定档案存毁。（二）销毁流程1.审批手续：编制《档案销毁清册》，列明档案编号、题名、日期、数量，经单位分管领导审批；2.销毁方式：纸质档案采用碎纸机销毁或指定地点焚毁，电子档案彻底删除；销毁过程需两人以上监销，填写《档案销毁记录》，监销人签字确认。七、档案信息化建设：提升管理效能推进档案数字化、系统化管理，实现资源共享与高效利用。（一）数字化加工1.扫描要求：纸质档案高清扫描（分辨率≥300dpi），彩色、黑白模式适配文件类型；扫描后进行去污、纠偏处理，确保图像清晰；2.元数据采集：同步采集文件文号、日期、责任者、密级等元数据，建立电子档案与纸质档案的关联关系。（二）管理系统应用1.系统功能：选用符合《电子档案管理系统通用功能要求》的管理软件，实现档案检索、借阅审批、统计分析、到期鉴定预警等功能；2.安全管理：设置分级权限（如管理员、查阅员、编研员），数据加密存储，定期备份（至少每月一次），防范数据丢失。八、档案安全与保密：筑牢风险防线档案涉及大量敏感信息，需严格执行保密制度，完善应急预案。（一）保密制度执行1.密级管理：按文件密级划分保管区域（如绝密档案单独存放），限制访问权限；借阅、复制涉密档案需经保密部门审批；2.人员培训：定期开展档案保密教育，明确岗位保密责任，签订保密承诺书。（二）应急预案1.灾备方案：制定火灾、水灾、系统故障等突发事件应对预案，明确应急处置流程（如档案抢救、数据恢复）；2.应急演练：每年组织一次应急演练，检验预案有效性，提升应急处置能力。结语机关单位档案管理是一项系统性、规范性工作，需在收集、整理