文档撰写规范与格式要求标准模板

文档撰写规范与格式要求标准模板一、适用范围与对象二、标准化操作流程（一）前期准备阶段明确文档定位与受众确定文档核心目标（如汇报工作、规范流程、培训指导等）及主要受众（如管理层、技术团队、客户、新员工等），根据受众调整内容深度与表述方式。示例：面向管理层的项目报告需突出结论与风险，面向技术团队的方案需详述技术细节。收集与整理素材收集与文档主题相关的数据、图表、政策文件、过往案例等素材，保证信息来源可靠、数据准确。对素材进行分类标记，便于撰写时快速调用。搭建文档框架根据文档类型设计逻辑结构，通常包括：封面、目录、前言/引言、章节（分层级）、结论/建议、附录、参考文献等。示例：项目计划书框架可设为“项目背景、目标范围、实施方案、进度计划、资源需求、风险控制、验收标准”等章节。（二）内容撰写阶段标题与封面规范封面包含文档全称、版本号、密级（如公开、内部秘密、机密）、编写部门、编写人、审核人、批准人*、创建日期等信息。标题应简洁明确，概括核心内容，层级标题采用“一、→（一）→1.→（1）”的格式，避免层级过深（建议不超过4级）。内容要求前言/引言：说明文档目的、背景、适用范围及主要内容简介，字数控制在200-500字。主体章节：每章节聚焦一个主题，段落间逻辑清晰，可采用“总-分”“问题-分析-解决”等结构；关键数据、结论需标注来源，重要概念首次出现时需定义说明。图表使用：图表需有编号（如图1、表2）和标题，编号按章节连续编排（如“图1-1项目流程图”），图表下方注明数据来源及简要说明，避免与文字内容重复。语言与术语规范使用书面语，避免口语化、歧义表述（如“大概”“可能”改为“预计”“预估”）；专业术语需统一，首次出现时标注英文全称及缩写（如“KPI（KeyPerformanceIndicator，关键绩效指标）”）。（三）格式调整阶段页面与排版规范页面设置：A4纸，页边距上下2.54cm、左右3.17cm，页码位于页脚居中（封面不显示页码）。字体与字号：一级标题黑体三号，二级标题黑体四号，三级标题黑体小四，标题行距1.5倍；宋体小四，行距1.5倍，首行缩进2字符；图表、注释：楷体GB2312小五，行距1.2倍。目录与自动根据标题层级自动目录（Word中使用“引用→目录”功能），包含一级至三级标题，页码右对齐，目录页单独编排页码（罗马数字Ⅰ、Ⅱ）。附录与参考文献附录收录支撑性材料（如调研问卷、代码片段、政策文件原文），注明“附录1：XXX”；参考文献采用“[序号]作者.文献名称[文献类型标识].出版地:出版社,出版年.”格式（如书籍：[1]张三.管理学[M].北京:人民出版社,2020.），按文中出现顺序编号。（四）审核与修订阶段内部初审编写人完成初稿后，检查内容完整性、数据准确性、格式规范性，重点核对图表编号、术语一致性、页码连续性。交叉审核邀请部门负责人或相关领域专家（如技术文档需技术总监审核）对内容逻辑、专业表述进行审核，填写《文档审核表》（见核心要素表），记录修改意见。终审与定稿根据审核意见修订后，提交至最终批准人（如分管领导）签字确认，定稿版本需标注“V1.0”等版本号，并同步归档至企业文档管理系统。三、核心要素与格式规范表要素类别必填项格式要求示例说明文档封面文档全称、版本号、密级黑体二号居中，其他信息宋体小四分散对齐版本号：V2.0；密级：内部秘密标题层级一至四级标题一级黑体三号，二级黑体四号，三级黑体小四一、项目背景；（一）实施背景；1.政策背景内容核心观点、数据、结论宋体小四，1.5倍行距，首行缩进2字符“2023年Q3销售额同比增长15%（数据来源：财务部）”图表编号、标题、数据来源编号按章节编排（图1-1），标题楷体GB2312小五表2-3用户满意度调查结果（数据来源：客服部）目录一至三级标题自动，页码右对齐，单独页码（罗马数字）目录包含“一、项目背景”“（一）实施背景”等审核信息编写人、审核人、批准人*宋体小四，位于封面右下角，分行填写编写人：李四；审核人：王五；批准人：*赵六四、关键执行要点术语与表述统一同一概念或物品需使用固定术语（如“用户端”统一为“客户端”，避免混用“用户端”“使用者端”）；跨部门文档需提前沟通确认术语定义，避免歧义。数据与来源规范引用的数据、政策文件需标注具体来源（如“根据《XX公司2024年战略规划》第3章”），禁止使用“据业内分析”“相关研究显示”等模糊表述；数据图表需可追溯，保证原始数据可查。版本管理与更新文档修订时需更新版本号（如V1.0→V1.1），并在修订页记录修改内容、修改人*及修改日期；重要文档（如管理制度）需每年评审一次，确认是否需更新或废止。保密与安全要求涉密文档（如未公开技术方案、财务数据）需标注密级，仅限授权人员查阅；电子文档需加密存储，禁止通过Q