行政人员考勤与报销审核模板

行政人员考勤与报销审核工具指南一、日常应用场景说明本工具适用于企业行政人员对员工考勤数据的月度汇总统计、报销单据的规范审核及流程管理，也可作为新入职行政人员的操作培训参考。具体场景包括：每月固定周期内收集员工考勤记录并统计报表；日常接收员工报销申请后，按公司制度审核单据合规性、金额准确性及审批流程完整性；保证考勤与报销数据真实可追溯，为薪资核算、财务审计提供依据。二、考勤审核操作流程第一步：原始考勤数据收集每月固定日期（如每月最后1个工作日）前，通过以下渠道收集员工考勤原始数据：打考勤机导出的打卡记录（含上班、下班时间）；员工提交的纸质/电子版《请假申请单》《加班申请单》（需经部门负责人签字确认）；特殊情况说明（如出差、外出培训等，需附相关证明材料）。第二步：数据核对与异常标记将收集到的数据导入考勤管理系统（或Excel表格），重点核对以下内容：员工姓名、部门、考勤月份与系统记录是否一致；每日打卡记录是否存在迟到（超过规定上班时间15分钟内）、早退（超过规定下班时间15分钟内）、缺勤（全天未打卡且无请假记录）等异常情况；请假天数与请假单类型是否匹配（如事假、年假、病假等），年假/病假是否余额充足。对异常数据用特殊符号（如“△”）标记，并记录具体异常原因（如“△：3月5日迟到20分钟，无说明”）。第三步：请假与加班合规性确认请假审核：检查《请假申请单》的审批流程是否完整（员工→部门负责人→行政部门），请假事由是否符合公司制度（如病假需附医院证明，事假需提前3天申请）；加班审核：核对加班申请单的加班时长是否与打卡记录一致，加班事由是否为工作需要（如周末项目加班需附部门负责人确认的工作任务说明）。第四步：考勤数据汇总统计核对无误后，按部门《月度考勤统计表》，统计以下指标：应出勤天数（根据当月日历及公司考勤制度计算）；实际出勤天数（总天数-请假天数-缺勤天数）；迟到/早退次数及累计时长；加班总时长（区分工作日加班、周末加班）。第五步：结果审核与反馈将汇总后的考勤表提交行政部门负责人审核，确认无遗漏或错误后，同步至人力资源部门用于薪资核算，并将考勤结果（含异常情况）反馈至各部门负责人及员工本人，保证有异议可3个工作日内提出复核。三、报销审核操作流程第一步：接收报销申请与材料员工提交报销材料时，需检查是否包含：完整填写并签字的《费用报销单》（含报销事由、金额、日期）、与报销事由对应的原始凭证（如行程单、消费记录等）、附件清单（注明凭证张数及类型）；确认报销申请是否在费用发生后的30天内提交（逾期需注明原因并由部门负责人签字确认）。第二步：报销事由与金额核对审核报销事由是否符合公司费用报销范围（如办公费、差旅费、交通费等），是否存在与工作无关的消费（如个人购物、娱乐消费等）；核对报销金额是否与原始凭证金额一致，计算是否准确（如报销金额包含多张凭证需分项汇总后加总）。第三步：票据合规性检查原始凭证需满足：抬头为公司全称、日期与报销事由时间一致、金额清晰无涂改、加盖出具单位公章（或财务专用章）；特殊费用凭证要求（如：差旅费需附行程单及住宿发票，交通费需注明出行事由及路线）。对不符合要求的票据，退回员工补充或更换。第四步：审批流程执行根据公司费用审批权限表，逐级提交审批：员工本人签字确认→部门负责人审核（确认费用合理性）→行政部门复核（审核票据合规性及流程完整性）→财务部门终审（确认金额及支付方式）；超出审批权限的金额（如单笔报销超过5000元），需提交至分管总经理审批。第五步：报销记录归档审批通过后，在《费用报销登记表》中记录报销单号、申请人、报销金额、审批日期、支付状态等信息，并将所有报销材料（含报销单、原始凭证、审批单）按月分类归档，保存期限不少于2年，以备后续查阅。四、考勤统计模板表单月度考勤统计表员工编号姓名（*）部门应出勤天数实际出勤天数迟到次数早退次数事假天数病假天数加班时长（小时）备注001*行政部2221101053月8日迟到002*销售部2220020283月15-16日病假003*技术部2222000012周末项目加班五、报销审核模板表单费用报销单申请日期申请人（*）部门报销事由报销金额（元）票据明细（张数/类型）审批人审核状态备注2023-03-20*行政部采购办公用品580.005/超市购物发票张三（初审）已通过附清单2023-03-22*销售部差旅费（北京）2,350.008/火车票、住宿单、餐饮票李四（复审）已通过附行程单六、操作要点与常见问题规避数据准确性优先：考勤与报销数据需经二次核对，避免因人工计算错误导致薪资偏差或财务纠纷；原始凭证需与系统记录一致，杜绝“补录”“修改”等操作。审批权限严控：严格按照公司制度执行审批流程，不得越级审批或简化环节；对特殊报销事由（如大额费用、突发情况），需额外提交书面说明并经分管负责人确认。保密与时效性：考勤与报销信息仅限相关人员查阅，不得泄露员工个人数据；每月考勤汇总需在次月5日前完成，报销审批需在提交后5个工作日内反馈结果，保证薪资及费用支付及时。异常情况处理：对考勤异常（如未打卡但实际出勤），