企业资产管理制度及执行标准手册

企业资产管理制度及执行标准手册一、总则1.1制度目的与依据为规范企业资产管理流程，保障资产安全、完整及高效利用，明确各部门职责，降低资产流失风险，依据国家《企业国有资产法》《会计准则》及企业内部管理要求，特制定本制度。1.2适用范围与实施背景本制度适用于企业各部门（含子公司、分支机构）的所有固定资产、无形资产、低值易耗品等资产的全生命周期管理，涵盖资产从采购、验收、使用、维护到盘点、处置的各个环节。实施背景为企业资产规模扩大、跨部门协作需求增加，需通过标准化管理提升资产使用效益。二、资产管理职责分工2.1行政部（资产管理部门）负责资产台账的建立、维护与更新，保证账实一致；组织资产采购、验收、盘点、处置等流程的执行与监督；制定资产分类标准、编码规则及存放规范；协调资产维修、调拨等跨部门事务。2.2财务部负责资产会计核算，包括入账、折旧计提、减值测试等；审核资产采购预算、报废处置的财务合规性；配合行政部进行资产盘点，核对财务账与资产台账的一致性。2.3使用部门负责本部门资产的日常保管、使用与维护，保证资产完好；提交资产采购需求、领用申请、报废申请等；指定专人作为资产保管人，明保证管责任。2.4采购部根据审批通过的采购需求，执行供应商选择、合同签订及采购执行；保证采购资产符合质量标准与预算要求。三、资产全生命周期管理流程3.1资产采购管理3.1.1操作流程与执行步骤步骤1：需求提出使用部门根据业务需求，填写《资产采购申请表》（见表3.1.1-1），注明资产名称、规格、数量、预估单价、用途及预算来源，部门负责人签字确认后提交行政部。步骤2：预算审批行政部汇总采购需求，提交财务部审核预算合规性（是否符合年度预算、资金是否到位）；财务部审核通过后，报总经理*审批。步骤3：供应商选择采购部根据资产类型（如办公设备、生产设备），通过公开招标、询价或单一来源采购方式选择供应商（需优先选择合格供应商名录内的单位），形成《供应商比价记录表》。步骤4：合同签订与采购执行采购部与供应商签订采购合同，明确交货时间、质量标准、付款方式等条款；合同签订后，供应商按约定时间交付资产，使用部门与行政部共同现场清点。步骤5：付款结算供应商提交发票、验收单等单据，财务部审核无误后，按合同约定办理付款手续。3.1.2风险提示与合规要求严禁无预算、超预算采购；供应商选择需遵循“公开、公平、公正”原则，避免利益关联；采购合同需经法务部（或指定法务人员）审核，保证条款合法。3.1.3常用表单模板表3.1.1-1资产采购申请表申请部门申请日期资产名称规格型号单位需求数量预估单价预估总价用途说明预算编号部门负责人签字行政部审核意见财务部预算审核意见总经理审批意见3.2资产验收管理3.2.1操作流程与执行步骤步骤1：到货通知供应商交货前，采购部提前1个工作日通知行政部及使用部门，安排验收人员（行政部专员、使用部门保管人、必要时邀请技术人员）。步骤2：清点核对验收人员对照采购订单、合同，核对资产名称、规格、数量、外观是否完好，有无破损、缺失；设备类资产需检查配件、说明书、保修卡等是否齐全。步骤3：质量检测对技术性较强的资产（如生产设备、精密仪器），由使用部门技术人员或第三方机构进行功能测试，出具《资产质量检测报告》。步骤4：验收确认验收合格后，验收人员共同签署《资产验收单》（见表3.2.1-1），注明资产编号（按行政部编码规则填写）、验收日期、存放地点等信息；验收不合格的，需在3个工作日内联系供应商退换货。步骤5：入库与台账登记行政部根据验收单，将资产信息录入资产台账，更新资产状态为“在库”；使用部门办理领用手续后，状态变更为“在用”。3.2.2风险提示与合规要求验收人员需与采购人员分离，避免“自己验收自己采购”；未经验收或验收不合格的资产，严禁投入使用；资产编号需唯一，保证后续可追溯。3.2.3常用表单模板表3.2.1-1资产验收单资产名称规格型号资产编号供应商名称采购订单号验收数量验收日期存放地点验收项目标准要求实际情况是否合格备注验收人员（签字）使用部门确认行政部确认3.3资产使用与维护管理3.3.1操作流程与执行步骤步骤1：资产领用使用部门填写《资产领用申请表》（见表3.3.1-1），注明领用资产、领用人、用途等，部门负责人签字后提交行政部；行政部核对台账信息，发放资产并更新保管人信息。步骤2：日常使用规范使用人需按资产说明书操作，严禁违规使用（如超负荷运行、私自拆解）；办公设备仅用于工作，严禁外借或挪作他用；移动资产（如笔记本电脑）需定期备份重要数据。步骤3：维护保养使用部门负责资产日常清洁、简单维护（如电脑除尘、设备润滑）；行政部每半年组织一次全面检查，对大型设备（如生产机械）联系专业人员进行年度保养，形成《资产维护记录表》。步骤4：故障与报修资产发生故障时，使用人立即停止使用，填写《资产报修单》（见表3.3.1-2），说明故障现象；行政部根据故障类型，安排内部维修或外部供应商维修，维修后更新资产状态。3.3.2风险提示与合规要求使用人离职或调岗时，需办理资产交接手续，未交接清楚不得离职；严禁私自处置、抵押企业资产；维修费用需符合预算，重大维修需报总经理*审批。3.3.4常用表单模板表3.3.1-1资产领用申请表领用部门领用人资产名称资产编号领用日期预归还日期用途说明部门负责人签字行政部审核表3.3.1-2资产报修单报修资产资产编号报修日期故障现象报修人联系方式维修方案维修负责人维修费用预计完成时间维修记录使用部门确认行政部确认3.4资产盘点管理3.4.1操作流程与执行步骤步骤1：制定盘点计划行政部每年12月制定下一年度盘点计划（至少每年全面盘点1次，季度抽查10%-20%资产），明确盘点时间、范围、人员（行政部、财务部、使用部门联合盘点）及分工。步骤2：盘点前准备财务部提供资产台账（含账面数量、原值、使用状态等信息），使用部门提前核对本部门资产，保证标签清晰、存放有序。步骤3：实地盘点盘点人员按部门逐项清点资产，核对资产编号、名称、数量、使用状态，记录《资产盘点表》（见表3.4.1-1）；对盘盈、盘亏资产，注明原因及初步处理意见。步骤4：差异处理盘点结束后，行政部汇总盘点结果，编制《资产盘点差异报告》，分析差异原因（如漏登、损坏、丢失），报财务部及总经理*审批；盘盈资产需核实来源，盘亏资产需追究责任人（如人为损坏需照价赔偿）。步骤5：账务调整财务部根据审批结果，调整会计账簿及资产台账，保证账实、账账、账证一致。3.4.2风险提示与合规要求盘点时需至少2人共同在场，保证结果客观；盘点差异需在30个工作日内处理完毕，长期挂账需说明原因；盘点报告需由参与人员签字确认，存档备查。3.4.3常用表单模板表3.4.1-1资产盘点表盘点日期盘点部门资产编号资产名称账面数量实盘数量差异数量差异原因使用状态盘点人3.5资产处置管理3.5.1操作流程与执行步骤步骤1：处置申请对达到报废年限（如电子设备5年、机械设备10年）、损坏无法修复或闲置无用的资产，使用部门填写《资产处置申请表》（见表3.5.1-1），注明资产信息、处置原因、处置方式（报废、出售、捐赠等）。步骤2：技术鉴定行政部组织技术部门（或外部机构）对资产进行鉴定，确认是否达到处置条件，出具《资产技术鉴定报告》。步骤3：价值评估对拟出售、捐赠的资产，财务部或第三方评估机构进行价值评估，形成《资产评估报告》。步骤4：审批执行行政部汇总申请、鉴定、评估报告，报总经理*审批；金额较大的资产（如原值超10万元）需提交董事会审批。审批通过后，按以下方式处置：报废：由行政部联系回收公司处理，取得回收证明；出售：通过公开拍卖或协议转让，财务部办理收款；捐赠：需符合公益目的，履行内部审批及外部备案手续。步骤5：账务核销财务部根据处置证明文件，核销资产账簿价值，行政部更新资产台账，状态变更为“已处置”。3.5.2风险提示与合规要求严禁擅自处置或低价转让资产；处置收入需及时入账，不得形成“小金库”；涉及保密资产的处置，需保证信息彻底销毁。3.5.3常用表单模板表3.5.1-1资产处置申请表申请部门资产名称资产