2026年档案完整性协议

2026年档案完整性协议本协议由以下双方于2026年[具体日期]在[具体地点]签订：甲方：[甲方名称]，一家根据[国家/地区]法律注册成立的公司，以下简称“甲方”。乙方：[乙方名称]，一家根据[国家/地区]法律注册成立的公司，以下简称“乙方”。鉴于甲方和乙方在[具体业务领域]开展业务合作，需要确保相关档案资料的完整性、准确性和安全性，双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议，以资共同遵守。本协议的目的是明确双方在档案管理方面的权利和义务，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，并建立有效的沟通和协作机制，以促进双方业务的顺利开展。在本协议中，除非另有明确说明，否则下列词语具有以下含义：“档案”指在甲乙双方业务合作过程中产生的所有文件、记录、数据、报告、图纸、照片、音像资料以及其他任何形式的载体，包括但不限于纸质文件、电子文件、数据库、电子邮件、即时消息记录等。“完整性”指档案资料应完整无损，未经未经授权的修改、删除或损毁。“准确性”指档案资料应真实、准确、完整地反映相关事件或活动的实际情况。“安全性”指档案资料应得到妥善保护，防止未经授权的访问、使用、复制、泄露或损毁。“档案管理系统”指甲方或乙方用于存储、管理和维护档案资料的任何系统，包括但不限于物理档案库、电子文档管理系统、数据库等。“授权人员”指经甲方或乙方授权负责档案管理的人员。“保密信息”指根据本协议或双方另行签订的保密协议，需要保密的档案资料。甲方的权利和义务提供档案：甲方有权要求乙方按照本协议约定提供相关档案资料，并应向乙方提供必要的档案资料清单。档案管理：甲方负责对其产生的档案资料进行收集、整理、分类、归档和保管，并确保档案资料的完整性、准确性和安全性。系统维护：甲方负责维护其档案管理系统，确保系统的正常运行和数据安全。授权人员：甲方有权授权其员工访问和使用档案管理系统，并对授权人员进行必要的培训。保密义务：甲方应遵守保密义务，保护乙方的保密信息。配合义务：甲方应配合乙方进行档案审计和检查，并根据乙方的合理要求提供必要的协助。乙方的权利和义务提供档案：乙方有权要求甲方按照本协议约定提供相关档案资料，并应向甲方提供必要的档案资料清单。档案管理：乙方负责对其产生的档案资料进行收集、整理、分类、归档和保管，并确保档案资料的完整性、准确性和安全性。系统维护：乙方负责维护其档案管理系统，确保系统的正常运行和数据安全。授权人员：乙方有权授权其员工访问和使用档案管理系统，并对授权人员进行必要的培训。保密义务：乙方应遵守保密义务，保护甲方的保密信息。配合义务：乙方应配合甲方进行档案审计和检查，并根据甲方的合理要求提供必要的协助。档案的保管和利用保管期限：双方应根据相关法律法规和业务需要，确定各类档案资料的保管期限。保管期限届满后，方可按照规定进行处置。保管方式：双方应采取必要的措施，确保档案资料的物理安全和信息安全，包括但不限于：物理安全：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件，并限制人员进出。信息安全：电子档案应进行加密存储，并设置访问权限，防止未经授权的访问、修改和复制。备份机制：双方应建立档案资料的备份机制，定期进行备份，并确保备份数据的完整性和可用性。利用方式：双方应按照本协议约定的目的和范围利用档案资料，并应遵守以下规定：授权使用：任何单位和个人不得未经授权擅自使用档案资料。目的限制：档案资料只能用于本协议约定的目的，不得用于其他用途。安全保密：利用人应妥善保管档案资料，防止泄露、丢失或损毁。档案的销毁销毁条件：档案资料达到保管期限后，或因其他原因不再具有保存价值的，可以销毁。销毁程序：双方应按照以下程序销毁档案资料：审批：销毁档案资料前，应经双方授权人员批准。登记：销毁档案资料应进行登记，记录销毁时间、销毁人、销毁方式等信息。监督：销毁档案资料应由双方授权人员共同监督进行，确保销毁彻底。证明：销毁完成后，应形成销毁证明，并由双方授权人员签字确认。不可销毁档案：涉及法律诉讼、审计、监管等特殊情况的档案资料，不得销毁，应按照相关规定进行保管。保密保密义务：双方应对从对方获取的保密信息承担保密义务，未经对方书面同意，不得向任何第三方披露、泄露或使用保密信息。例外情况：以下情况不属于保密信息的披露或泄露：法定义务：因遵守法律法规或监管要求而必须披露保密信息的。公开信息：已公开的保密信息。获得授权：已获得对方书面授权披露保密信息的。保密期限：保密期限为本协议有效期内及本协议终止后[具体年限]年。审计审计权利：双方有权对对方的档案管理工作进行审计，以评估其是否符合本协议的约定。审计程序：进行审计前，应提前[具体天数]通知对方，并协商确定审计时间、范围和方式。审计过程中，对方应提供必要的协助和配合。审计结果：审计完成后，应形成审计报告，并由双方授权人员签字确认。如发现不符合本协议约定的情况，对方应及时进行整改。违约责任任何一方违反本协议的约定，应承担违约责任，并赔偿由此给对方造成的损失。因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，应提交[仲裁机构名称]按照其届时有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。协议的生效、变更和终止生效：本协议自双方授权代表签字并加盖公司公章之日起生效。变更：对本协议的任何修改或补充，均须经双方书面同意。终止：本协议在以下情况下终止：协商一致：双方协商一致终止本协议。单方解除：一方严重违反本协议，另一方有权解除本协议。不可抗力：因不可抗力导致本协议无法继续履行的。期限届满：本协议约定的期限届满