矿山产品销售内控制度

PAGE矿山产品销售内控制度一、总则（一）目的为加强公司矿山产品销售内部控制，规范销售行为，防范销售风险，确保公司销售业务的稳健运行，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司矿山产品销售业务的全过程，包括销售计划制定、客户开发与管理、销售合同签订、发货与收款、售后服务等环节。（三）基本原则1.合法性原则：销售活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保公司经营活动合法合规。2.风险防范原则：识别、评估和控制销售过程中的各类风险，保障公司资产安全。3.职责分离原则：明确各部门和岗位在销售业务中的职责权限，避免职责交叉、相互推诿。4.流程规范原则：建立科学、合理、规范的销售业务流程，确保各项工作有序开展。5.信息沟通原则：加强销售部门与其他部门之间的信息沟通与协作，提高工作效率。二、销售计划管理（一）市场调研1.销售部门应定期开展市场调研，收集矿山产品市场动态、价格走势、竞争对手信息等，为销售计划制定提供依据。2.调研内容包括但不限于市场需求、客户偏好、行业政策变化等，通过多种渠道获取信息，如行业报告、市场调研机构数据、客户反馈等。（二）销售计划制定1.根据市场调研结果，结合公司生产能力、库存情况等因素，制定年度、季度和月度销售计划。2.销售计划应明确销售目标、产品品种、销售区域、价格策略等内容，并分解到具体的销售团队或销售人员。3.在制定销售计划过程中，应充分征求生产、财务、物流等部门意见，确保计划的可行性和协调性。（三）销售计划审批1.销售计划初稿完成后，提交销售部门负责人审核。销售部门负责人应重点审核计划的合理性、可行性以及与公司整体战略目标是否相符。2.经销售部门负责人审核通过的销售计划，报公司分管领导审批。公司分管领导应从公司全局角度出发，对销售计划进行综合评估，确保计划符合公司利益。3.销售计划经公司分管领导审批后，正式下达执行。（四）销售计划调整1.在销售计划执行过程中，如遇市场环境变化、客户需求变动、公司生产计划调整等因素，需要对销售计划进行调整。2.销售部门应及时收集相关信息，分析原因，提出调整建议，并填写《销售计划调整申请表》。3.《销售计划调整申请表》应详细说明调整原因、调整内容以及对公司销售业绩、财务状况等方面的影响。4.销售计划调整申请表经销售部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后，按照新的销售计划执行。三、客户开发与管理（一）客户开发1.销售部门应积极开拓市场，寻找潜在客户。通过多种途径开发客户，如参加行业展会、网络营销、客户推荐、电话营销等。2.在客户开发过程中，销售人员应充分了解客户需求、信用状况、经营规模等信息，并建立客户档案。3.客户档案应包括客户基本信息、联系方式、交易记录、信用评估等内容，确保客户信息的完整性和准确性。（二）客户信用评估1.销售部门应定期对客户进行信用评估，评估内容包括客户的财务状况、经营能力、信用记录等。2.根据客户信用评估结果，将客户分为不同信用等级，如A级（信用良好）、B级（信用一般）、C级（信用较差）等。3.针对不同信用等级的客户，制定相应的销售政策和风险控制措施。对于信用等级较高的客户，可以给予一定的信用额度和优惠政策；对于信用等级较低的客户，应加强风险管控，如要求提供担保、缩短付款期限等。（三）客户关系维护1.销售人员应定期与客户沟通，了解客户需求变化，及时提供优质的产品和服务，增强客户满意度和忠诚度。2.建立客户投诉处理机制，及时处理客户投诉和反馈意见。对于客户投诉，应认真调查原因，采取有效措施解决问题，并将处理结果及时反馈给客户。3.定期对客户进行回访和满意度调查，收集客户意见和建议，不断改进销售工作。四、销售合同管理（一）合同签订流程1.销售人员与客户达成销售意向后，应及时起草销售合同。销售合同应明确双方的权利义务、产品规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式等条款。2.销售合同初稿完成后，提交销售部门负责人审核。销售部门负责人应重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性以及是否符合公司利益。3.经销售部门负责人审核通过的销售合同，报公司法务部门审核。法务部门应从法律角度对合同进行审查，确保合同不存在法律风险。4.法务部门审核通过后，销售合同提交公司分管领导审批。公司分管领导应在授权范围内对合同进行审批，确保合同签订符合公司规定。5.销售合同经公司分管领导审批后，由销售人员与客户签订。签订后的销售合同应加盖公司合同专用章，并妥善保管。（二）合同执行跟踪1.销售部门应建立合同执行跟踪台账，对销售合同的执行情况进行实时跟踪。跟踪内容包括合同发货进度、收款情况、客户反馈等。2.销售人员应定期与生产部门、物流部门沟通协调，确保合同按时、按质、按量履行。如遇合同执行过程中出现问题，应及时采取措施解决，并向销售部门负责人汇报。3.对于逾期未履行的合同，销售部门应及时与客户沟通，了解原因，并采取相应的催款措施或法律手段，维护公司合法权益。（三）合同变更与解除1.在销售合同履行过程中，如因不可抗力、市场环境变化、客户需求调整等原因需要变更合同条款，应按照合同变更流程进行操作。2.合同变更申请应由销售人员提出，经销售部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后，与客户签订合同变更协议，并及时通知相关部门。3.如因各种原因需要解除销售合同，应按照合同解除流程进行操作。合同解除申请应由销售人员提出，经销售部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后，与客户签订合同解除协议，并妥善处理相关善后事宜。五、发货与收款管理（一）发货管理1.销售部门根据销售合同和客户需求，下达发货通知单给生产部门和物流部门。发货通知单应明确发货产品规格、数量、交货时间、交货地点等信息。2.生产部门接到发货通知单后，应按照要求组织生产，并确保产品质量符合标准。生产完成后，及时通知物流部门安排发货。3.物流部门接到发货通知后，应根据客户要求选择合适的运输方式，确保货物安全、及时送达客户手中。在发货过程中，应做好货物的装卸、运输记录，并及时反馈发货情况给销售部门。4.发货后，销售人员应及时与客户沟通，确认货物是否按时、按质、按量送达。如客户反馈货物存在问题，应及时协调相关部门处理。（二）收款管理1.销售部门应按照销售合同约定的付款方式和时间，及时跟踪客户收款情况。对于信用销售的客户，应在信用期内及时催收货款。2.建立应收账款管理制度，明确应收账款的管理责任和催收流程。销售部门应定期对应收账款进行账龄分析，对于逾期未收回的账款，应及时采取催款措施。3.催款措施包括电话催款、邮件催款、上门催款等方式。对于长期拖欠货款的客户，必要时可通过法律手段追讨欠款。4.财务部门应定期与销售部门核对应收账款账目，确保账目清晰、准确。同时，应加强对应收账款的风险管理，合理计提坏账准备。六、售后服务管理（一）售后服务内容1.公司应建立完善的售后服务体系，为客户提供优质的售后服务。售后服务内容包括产品安装调试、维修保养、技术支持、培训等。2.对于客户反馈的产品质量问题，应及时响应并安排专业技术人员进行处理。在规定时间内到达客户现场，对问题进行诊断和修复。3.定期对客户进行回访，了解产品使用情况和客户满意度，收集客户意见和建议，不断改进产品质量和售后服务水平。（二）售后服务流程1.客户提出售后服务需求后，应及时记录并转交给售后服务部门。售后服务部门应根据客户需求，安排相应的技术人员进行处理。2.技术人员接到任务后，应与客户沟通，了解具体情况，并准备好相关工具和材料。到达客户现场后，对产品进行检查和维修，确保问题得到解决。3.维修完成后，技术人员应向客户介绍产品使用注意事项，并对客户进行培训，提高客户对产品的使用和维护能力。4.售后服务部门应及时将售后服务情况反馈给销售部门，以便销售部门了解客户需求和满意度，为后续销售工作提供参考。（三）售后服务费用管理1.建立售后服务费用管理制度，明确售后服务费用的预算、核算、报销等流程。售后服务费用应纳入公司成本核算体系，确保费用支出合理、合规。2.售后服务费用预算应根据公司销售计划、产品质量状况、客户需求等因素进行编制。在预算执行过程中，应严格控制费用支出，避免超支。3.售后服务费用报销应按照公司财务制度进行审批，确保报销凭证真实、合法、有效。对于大额售后服务费用支出，应进行专项审计。七、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对销售业务进行审计，检查销售内控制度的执行情况，发现问题及时提出整改建议。2.审计内容包括销售计划制定、客户开发与管理、销售合同签订、发货与收款、售后服务等环节。通过查阅文件、账目、报表，实地走访客户等方式进行审计。3.内部审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题进行详细说明，并提出改进措施和建议。审计报告应提交公司管理层，作为决策参考依据。（二）日常监督1.销售部门应建立内部监督机制，定期对销售业务进行自查自纠。通过内部培训、案例分析、经验交流等方式，提高销售人员的风险意识和业务水平。2.在销售业务流程中，各环节工作人员应相互监督，发现问题及时