公务卡管理内控制度

PAGE公务卡管理内控制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范公务卡使用行为，提高公务支出透明度，防范财务风险，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司本部及所属各部门、分支机构。（三）基本原则1.严格规范原则：公务卡的使用必须严格遵守国家法律法规和本制度规定，确保公务支出合法合规。2.安全高效原则：保障公务卡信息安全，提高资金使用效率，简化报销流程。3.权责明晰原则：明确各部门及人员在公务卡管理中的职责，确保责任落实到位。二、公务卡的申请与发放（一）申请条件公司在职员工因工作需要，且符合以下条件的，可申请办理公务卡：1.具有完全民事行为能力；2.遵守国家法律法规和公司各项规章制度；3.经所在部门负责人批准。（二）申请流程1.员工填写《公务卡申请表》，详细注明个人基本信息、联系方式、申请公务卡用途等内容，并提交所在部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，将申请表报送至财务部门。3.财务部门对申请信息进行审核，审核通过后统一向发卡银行申请办理公务卡。（三）卡片发放1.发卡银行将公务卡发放至公司财务部门后，财务部门负责通知申请人领取。2.申请人领取公务卡时，应在《公务卡领取登记表》上签字确认，并妥善保管公务卡及密码。三、公务卡的使用与管理（一）使用范围公务卡主要用于公司日常公务支出，包括但不限于办公用品购置费、差旅费、会议费、招待费等。（二）使用规范1.持卡人应严格按照公务卡使用范围使用公务卡，不得用于个人消费。2.公务卡消费时，应取得合法有效的发票等报销凭证，并在规定时间内办理报销手续。3.持卡人应妥善保管公务卡及密码，如因保管不善导致公务卡遗失、被盗或密码泄露，应及时向发卡银行挂失，并承担相应责任。（三）报销管理1.公务卡消费后，持卡人应在规定时间内（一般为消费后[X]个工作日内），填写《公务卡报销申请表》，并附上消费发票、消费清单等报销凭证，提交所在部门负责人审核。2.部门负责人对报销申请进行审核，审核通过后签字确认，并报送至财务部门。3.财务部门对报销申请进行复审，复审通过后按照公司财务报销流程进行报销。报销款项直接支付到公务卡账户，不得提取现金。（四）还款管理1.公司财务部门应按照与发卡银行签订的还款协议，按时足额偿还公务卡欠款。2.持卡人应关注公务卡还款情况，如因个人原因导致逾期还款产生的利息、滞纳金等费用，由持卡人自行承担。四、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门负责对公务卡使用情况进行日常监督检查，定期统计分析公务卡消费数据，及时发现和纠正违规行为。2.各部门负责人应加强对本部门公务卡使用情况的监督管理，确保本部门人员严格按照制度规定使用公务卡。（二）外部监督1.积极配合财政、审计等相关部门的监督检查，如实提供公务卡使用情况及相关资料。2.对于监督检查中发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告相关部门。五、风险防控（一）信用风险防控1.加强对持卡人的信用教育，提高持卡人的信用意识，确保按时足额还款。2.建立持卡人信用档案，对信用记录不良的持卡人进行重点监控，并采取相应措施。（二）信息安全风险防控1.严格遵守国家有关信息安全法律法规，加强公务卡信息安全管理，防止信息泄露。2.与发卡银行签订信息安全保密协议，明确双方在信息安全方面的责任和义务。（三）操作风险防控1.规范公务卡申请、使用、报销、还款等操作流程，加强对关键环节的控制。2.定期对公务卡管理系统进行维护和升级，确保系统安全稳定运行。六、附则（一）解释权本制度由公司财务部门负责解释。（二）修订