采购管理内控制度

PAGE采购管理内控制度一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本采购管理内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在满足公司生产经营需求的前提下，通过科学合理的采购决策和管理，降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制体系，加强对采购全过程的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门公司采购部门作为采购执行机构，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.根据公司需求，编制采购计划和预算。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.协调采购过程中的各项工作，确保采购任务按时完成。5.跟踪采购合同执行情况，处理采购纠纷。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术要求制定、供应商选择和采购合同评审等工作。2.财务部门：负责采购预算的审核、采购资金的支付与核算，监督采购活动的财务合规性。3.质量部门：参与采购合同的质量条款评审，负责对采购物资的质量进行检验和验收，确保所采购物资符合质量要求。三、采购流程（一）采购计划编制1.需求部门根据公司生产经营计划、库存状况等，定期编制采购需求计划，并提交给采购部门。2.采购部门结合需求部门的采购需求计划，综合考虑市场供应情况、采购周期、资金预算等因素，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。3.采购计划经采购部门负责人审核后，报财务部门审核资金预算，最后提交采购决策委员会审批。（二）供应商选择与管理1.供应商寻找与筛选采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的资料，并进行整理和分析。2.供应商评估成立供应商评估小组，由采购部门、质量部门、技术部门等相关人员组成。根据公司制定的供应商评估标准，对筛选后的供应商进行实地考察和综合评估。评估内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、环保措施、财务状况、信誉等方面。供应商评估小组根据评估结果，对供应商进行打分排序，确定合格供应商名单。3.供应商档案建立采购部门对合格供应商建立档案，记录其基本信息、评估情况、合作历史、交易记录等内容。定期对供应商档案进行更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。4.供应商动态管理采购部门定期对供应商的表现进行评价和考核，根据考核结果对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，及时发出整改通知，要求其限期改进；对于整改后仍不符合要求的供应商，取消其合格供应商资格。（三）采购谈判与合同签订1.采购谈判根据采购项目的特点和需求，采购部门确定谈判人员组成。谈判人员应具备丰富的采购经验、良好的沟通能力和谈判技巧。必要时，可邀请技术专家、法律顾问等参与谈判。采购谈判人员与供应商就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商谈判，争取达成双方都能接受的协议。在谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的成本结构和市场行情，合理运用谈判策略，维护公司利益。同时，要注意收集和保留谈判过程中的相关资料，如谈判记录、报价单、承诺书等。2.采购合同签订采购谈判达成一致后，采购部门负责起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同草案经采购部门负责人审核后，提交法律部门进行合法性审查。法律部门应对合同条款的合法性、完整性、准确性进行审核，提出修改意见。根据法律部门的审核意见，采购部门对采购合同草案进行修改完善，然后提交采购决策委员会审批。经审批通过的采购合同，由双方授权代表签字盖章生效。（四）采购执行与验收1.采购执行采购部门根据采购合同的约定，向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况。采购订单下达后，采购部门应及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付采购物资。如遇特殊情况需要变更采购订单，采购部门应及时与供应商协商，并办理相关变更手续。2.采购验收采购物资到货前，采购部门应通知质量部门、需求部门等相关人员做好验收准备工作。采购物资到货后，由质量部门按照合同约定的质量标准进行检验和验收。验收内容包括物资的外观、数量、规格、型号、质量证明文件等方面。对于重要物资或技术复杂的物资，可邀请专业机构或专家进行验收。验收合格的采购物资，由需求部门办理入库手续；验收不合格的采购物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取补货、换货、退货等措施进行处理，并跟踪处理结果。（五）采购付款1.采购物资验收合格后，采购部门应及时整理相关资料，如采购合同、验收报告、发票等，并提交给财务部门。2.财务部门根据采购合同约定的付款方式和期限，对采购部门提交的资料进行审核。审核无误后，按照公司财务管理制度办理付款手续。3.对于预付款项，财务部门应严格按照合同约定进行支付，并跟踪采购项目的执行情况，确保预付款项安全。对于货到付款或验收合格后付款的项目，财务部门应在收到完整的验收报告和发票后及时付款。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险等。2.针对识别出的风险因素，采购部门会同相关部门进行风险评估，确定风险的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的约束力度。加强对供应商的日常管理和监督，定期评估供应商的信誉和经营状况，及时发现潜在风险。建立供应商违约应急预案，一旦发生供应商违约情况，能够迅速采取措施，减少损失。如寻找替代供应商、调整采购计划、追究供应商违约责任等。2.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资质量的检验和验收。要求供应商提供质量保证文件，并对其质量保证体系进行审核。定期对采购物资进行质量抽检，发现质量问题及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施。对于质量问题严重的供应商，取消其合作资格。3.价格波动风险应对关注市场价格动态，建立价格预警机制。当市场价格出现较大波动时，及时调整采购计划和策略。采用灵活的采购方式和定价策略，如签订长期合同、采用套期保值工具、与供应商协商价格调整机制等，降低价格波动风险。加强采购成本分析和控制，寻找降低采购成本的途径和方法，提高采购效益。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格按照合同审批流程签订合同，确保合同条款合法、合规、完整、准确。定期对采购合同执行情况进行检查和评估，及时发现合同履行过程中存在的问题，并采取相应措施进行解决。建立合同纠纷处理机制，对于合同纠纷，及时与供应商协商解决。协商不成的，可通过法律途径解决。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，规范采购行为。采购人员应定期向部门负责人汇报采购工作进展情况，接受内部监督。（二）外部监督1.公司应积极接受政府有关部门的监督检查，配合相关部门开展对采购活动的专