招投履约保证金内控制度

PAGE招投履约保证金内控制度一、总则（一）目的为加强公司在招投标及合同履约过程中的风险管理，规范招投履约保证金的管理，保障公司合法权益，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司参与的各类招投标活动以及相关合同履约过程中涉及的保证金管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业标准，确保保证金的收取、使用、退还等操作合法合规。2.风险防控原则：通过规范保证金管理，有效降低招投标及合同履约过程中的风险，保障公司利益。3.规范操作原则：明确各环节操作流程和职责，确保保证金管理工作有序、规范进行。4.透明公开原则：保证金的管理过程应保持透明，接受内部监督和必要时的外部检查。二、招投履约保证金的定义与分类（一）定义招投履约保证金是指公司在参与招投标活动或签订合同过程中，按照招标人或合同对方要求，向其缴纳的一定金额的资金，用于保证公司履行投标承诺或合同约定的义务。（二）分类1.投标保证金：在投标阶段，为确保投标人履行投标义务，按照招标文件要求缴纳的保证金。2.履约保证金：在合同签订后，为保证合同顺利履行，根据合同约定向对方缴纳的保证金。三、保证金的收取（一）收取依据1.依据招标文件或合同条款中关于保证金的明确要求收取。2.收取金额应符合法律法规及行业惯例规定的合理范围。（二）收取流程1.业务部门发起：业务部门在参与招投标或签订合同前，确认需要缴纳保证金，并填写保证金缴纳申请单，详细注明项目名称、保证金类型、金额、收款方等信息。2.财务部门审核：财务部门收到申请单后，审核申请信息的准确性和完整性，核实收款方信息及保证金金额是否符合规定。审核通过后，在申请单上签字确认。3.公司领导审批：经财务部门审核后的申请单提交公司领导审批。领导根据项目情况及公司规定进行审批，审批通过后签字确认。4.缴纳保证金：财务部门依据审批后的申请单，按照规定的方式和时间向指定收款方缴纳保证金。缴纳完成后，及时获取收款凭证，并进行妥善保管。（三）特殊情况处理如因特殊原因无法按时缴纳保证金，业务部门应提前向招标人或合同对方说明情况，并争取获得其同意延期缴纳的书面回复。同时，业务部门应将相关情况及时反馈给财务部门和公司领导，共同协商解决方案。四、保证金的管理（一）账户管理1.设立专门的保证金账户，用于存放各类保证金资金。该账户应与公司其他账户严格区分，确保资金流向清晰可查。2.保证金账户的开设、变更、撤销等操作应按照银行相关规定及公司财务管理制度执行，并及时进行账务处理。（二）资金核算1.财务部门应按照会计准则，对保证金的收支进行准确核算，确保账目清晰、数据准确。2.定期对保证金账户进行核对，编制保证金收支明细表，与银行对账单进行核对，发现问题及时查明原因并进行处理。（三）档案管理1.建立保证金档案管理制度，对保证金缴纳、使用、退还等相关资料进行归档保存。档案内容应包括保证金缴纳申请单、审批文件、收款凭证、合同文件、退还申请及相关审批文件等。2.档案应分类存放，便于查阅和管理。档案保存期限应符合法律法规及公司档案管理规定要求。五、保证金的使用（一）使用情形1.若公司在招投标或合同履约过程中出现违约行为，招标人或合同对方有权按照约定扣除相应的保证金。2.扣除的保证金应专项用于弥补招标人或合同对方因公司违约而遭受的损失，如经济赔偿、项目整改费用等。（二）使用流程1.对方提出扣除申请：招标人或合同对方在发现公司违约行为后，应向公司发出书面的保证金扣除通知，详细说明违约事实、扣除金额及依据等。2.业务部门核实：业务部门收到扣除通知后，对违约事实进行核实。如确认违约情况属实，应填写保证金使用审批单，说明违约情况及初步处理意见。3.财务部门审核：财务部门对保证金使用审批单进行审核，核实扣除金额是否准确，相关手续是否齐全。审核通过后签字确认。4.公司领导审批：经财务部门审核后的审批单提交公司领导审批。领导根据实际情况进行审批，审批通过后签字确认。5.执行扣除：财务部门依据审批后的审批单，从保证金账户中扣除相应金额，并按照对方要求进行支付或处理。同时，及时调整保证金账户余额及相关账目记录。（三）争议处理如公司对对方扣除保证金的行为存在异议，业务部门应及时与对方沟通协商，了解其扣除依据和理由。如协商不成，可通过法律途径解决争议。在争议解决期间，公司应妥善保存相关证据资料，积极应对可能出现的法律纠纷。六、保证金的退还（一）退还条件1.在公司按照招投标文件或合同约定全面履行义务后，招标人或合同对方应在规定时间内退还相应的保证金。2.如因不可抗力等特殊原因导致合同无法履行或部分无法履行，经双方协商一致并达成书面协议后，按照协议约定退还保证金。（二）退还流程1.业务部门申请：业务部门在确认满足保证金退还条件后，填写保证金退还申请单，注明项目名称、保证金类型、金额、收款方信息等，并附上相关证明材料，如合同履行完毕的证明文件、验收报告等。2.财务部门审核：财务部门收到申请单后，审核申请信息及证明材料的真实性、完整性。核实保证金账户余额是否足够退还，以及收款方信息是否准确无误。审核通过后签字确认。3.公司领导审批：经财务部门审核后的申请单提交公司领导审批。领导根据项目实际情况进行审批，审批通过后签字确认。4.退还保证金：财务部门依据审批后的申请单，按照规定的方式和时间向原收款方退还保证金。退还完成后，及时获取收款凭证，并对保证金账户进行相应的账务处理。（三）特殊情况处理如因原收款方信息变更等原因导致保证金无法正常退还，业务部门应及时与对方沟通协调，获取最新收款方信息，并重新办理退还手续。如因其他特殊情况导致退还延迟，业务部门应及时向公司领导汇报，并采取有效措施尽快解决问题。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对招投履约保证金的管理情况进行审计监督，检查保证金的收取、使用、退还等操作是否符合本制度规定，账目记录是否准确完整。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）外部检查1.积极配合相关政府部门、行业监管机构等的检查工作，如实提供招投履约保证金管理的相关资料和信息。2.对于外部检查提出的问题和要求，及时进行整改和落实，确保公司保证金管理工作符合法律法规及行业标准要求。八、责任追究（一）违规责任界定1.对于在招投履约保证金管理过程中违反本制度规定的行为，明确责任部门和责任人。2.区分故意违规和过失违规行为，根据情节轻重进行责任认定。（二）责任追究方式1.对于违规责任人，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理措施。2.因违规行为给公司造成经济损失的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。（三）整改与预防1.针对违规行为，相关责任部门应制定整改措施，明确整改期限和责任人，确保问题得到彻底解决。2.