2026年交通设备公司五险一金合规缴纳管理制度

2026年交通设备公司五险一金合规缴纳管理制度一、总则第一条目的与依据为规范公司五险一金（养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险及住房公积金）缴纳管理工作，保障员工合法权益，确保公司缴纳行为符合国家法律法规及地方政策要求，防范用工与合规风险，维护公司正常经营秩序，依据《中华人民共和国社会保险法》《住房公积金管理条例》《中华人民共和国劳动法》等相关法律法规，结合公司业务实际与用工特点，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体在职员工（含全日制员工、试用期员工、劳务派遣员工）的五险一金参保登记、缴费基数核定、缴纳申报、信息变更、补缴、转移及监督管理等全流程活动。公司人力资源部、财务部、各业务部门及全体员工，均需严格遵守本制度要求。第三条基本原则合法强制原则：严格按照法律法规要求，为符合条件的员工足额缴纳五险一金，不得擅自免缴、漏缴或不足额缴纳；足额及时原则：缴费基数如实核定，缴费金额按时足额缴纳，杜绝逾期缴纳或欠缴行为；公开透明原则：缴纳政策、缴费基数、缴纳明细等信息对员工公开，接受员工监督；权责明晰原则：明确各部门在五险一金缴纳管理中的职责，确保流程闭环、责任到人；动态适配原则：及时跟进国家及地方五险一金政策调整，同步优化公司缴纳管理流程。第四条核心定义本制度所称五险一金，指公司依法为员工缴纳的基本养老保险、基本医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险及住房公积金；合规缴纳管理，指对五险一金从参保登记、基数核定、申报缴纳到变更转移的全流程进行规范化管控，确保符合法律法规及地方政策要求，保障公司与员工的合法权益。二、职责分工第五条人力资源部职责作为五险一金缴纳管理牵头部门，负责制定并落实本制度，对接当地社保经办机构与住房公积金管理中心，及时获取政策更新信息；负责员工五险一金参保登记、信息变更、停缴、转移等手续办理；每年牵头开展缴费基数核定与申报工作，确保基数核定合规；建立员工五险一金缴纳台账，按月记录缴纳明细，定期向员工公示；受理员工五险一金相关咨询与投诉，协调解决缴纳过程中的问题；配合外部监管部门检查，落实整改要求；负责五险一金政策宣传与员工培训。第六条财务部职责负责根据人力资源部提供的缴费明细，足额计提五险一金缴纳资金，确保资金及时到账；按月核对社保与公积金缴纳凭证，办理费用报销与账务处理，建立缴纳财务台账；配合人力资源部开展基数核定，审核缴费金额的准确性；对缴纳过程中的资金异常情况及时与人力资源部沟通，协同解决；留存缴纳凭证与财务记录，保存期限不少于15年。第七条各业务部门职责配合人力资源部收集本部门员工五险一金相关信息（如入职、离职、调岗调薪等），及时提交至人力资源部；协助传达五险一金政策与缴纳相关通知，督促本部门员工配合完成基数确认等手续；对本部门员工提出的五险一金疑问，协助对接人力资源部解答。第八条员工职责配合公司完成五险一金参保登记、基数确认等手续，提供真实有效的个人信息（如身份证、银行卡等）；及时向所在部门及人力资源部报备个人信息变更（如姓名、身份证号、户籍等）、劳动关系变动等情况；有权查询个人五险一金缴纳明细，对缴纳异常情况可向人力资源部反馈；离职时配合办理五险一金转移手续；遵守国家及公司五险一金相关管理规定，不得要求公司免缴或不足额缴纳五险一金。三、缴纳管理规范第九条参保登记与缴费范围参保登记：公司自用工之日起30日内，为新入职员工办理五险一金参保登记手续；试用期员工与正式员工享受同等参保待遇，同步办理参保登记。劳务派遣员工由公司与劳务派遣单位明确缴纳责任，确保参保合规，杜绝漏保。缴费范围：全体全日制在职员工需全额参保五险一金；非全日制员工按地方政策规定，缴纳工伤保险，其余险种由员工自行选择以灵活就业人员身份缴纳，公司不予承担缴纳责任；员工依法享受产假、病假等法定假期期间，公司正常为其缴纳五险一金，缴费基数不变。第十条缴费基数核定基数核定依据：缴费基数以员工上一自然年度（1月1日至12月31日）的月平均工资为核定依据，工资总额包括计时工资、计件工资、奖金、津贴和补贴、加班加点工资、特殊情况下支付的工资等货币性收入，不包含餐补、交通补贴等福利性补贴及解除劳动关系经济补偿金等非工资性收入。基数上下限：核定基数需符合当地当年公布的缴费基数上下限标准（下限为当地上年度社会平均工资的60%，上限为300%）；员工上年度月平均工资低于下限的，按下限核定缴费基数；高于上限的，按上限核定；新入职员工以首月全月应发工资为缴费基数，未足月入职的，参照劳动合同约定工资标准核定，次月根据实际发放工资调整。基数申报流程：每年3月至6月（具体时间以当地管理机构通知为准），人力资源部核算全体员工上年度月平均工资，拟定缴费基数表，逐一告知员工本人确认，员工签字确认后（可通过电子签名或纸质确认单形式），加盖公司公章留存备查，并通过线上服务平台完成基数申报。基数一经申报确认，年度内不得随意变更，特殊情况按地方政策执行。第十一条缴费比例与缴纳流程缴费比例：五险一金缴纳比例严格按照当地最新政策规定执行，公司与员工分别按对应比例承担缴纳费用；其中工伤保险、生育保险由公司全额承担，员工不缴纳；住房公积金个人缴纳比例与公司缴纳比例一致，均在当地规定的5%-12%范围内确定。缴纳流程：人力资源部每月5日前完成当月缴费明细核算，提交至财务部审核；财务部审核通过后，于每月10日前足额划转缴纳资金至社保与公积金指定账户；人力资源部每月15日前登录线上服务平台完成申报确认，获取缴纳凭证，同步更新员工缴纳台账；缴纳凭证由财务部归档保存，人力资源部将每月缴纳明细在公司内部公示，公示期不少于3个工作日。第十二条信息变更与转移管理信息变更：员工个人信息（姓名、身份证号、联系方式等）发生变更的，需在10日内提交相关证明材料至人力资源部，人力资源部在5个工作日内办理五险一金信息变更手续；员工岗位变动、调岗调薪导致工资变化的，次年基数调整时同步更新缴费基数。转移办理：员工离职的，人力资源部在劳动关系终止之日起30日内办理五险一金停缴手续，并协助员工办理社保与公积金转移；员工入职时已参保的，需在入职15日内提供原参保地社保与公积金账户信息，人力资源部协助办理转移接续手续，确保缴费年限连续计算；跨统筹地区就业的员工，社保与公积金转移按国家及地方相关政策执行。第十三条补缴管理补缴情形：因公司原因导致员工五险一金漏缴、少缴的，需及时办理补缴；因员工个人原因（如未及时提供参保信息）导致漏缴的，由员工提出补缴申请，公司协助办理，补缴费用由员工全额承担。补缴流程：需补缴时，人力资源部填写补缴申请表，附相关证明材料（如工资发放记录、劳动关系证明等），报部门负责人审批后，提交至当地社保经办机构与公积金管理中心；财务部按补缴金额足额划转资金，人力资源部跟进补缴手续办理进度，确保补缴完成；补缴完成后，及时更新缴纳台账，将补缴凭证归档，并告知员工补缴结果。四、监督检查与风险防控第十四条监督检查机制内部监督：人力资源部每月自查五险一金缴纳明细的准确性与及时性，每季度开展一次全面核查，重点核查参保登记、基数核定、缴纳申报等环节的合规性，发现问题及时整改；财务部每月核对缴纳资金与凭证，确保账实相符；公司管理层每半年对五险一金缴纳管理工作进行抽查，评估制度执行成效。外部监督：主动接受当地社保经办机构、住房公积金管理中心及劳动保障监察部门的监督检查，如实提供缴纳台账、财务记录等相关材料，对检查提出的问题及时整改，留存整改记录；接受员工监督，设立投诉举报渠道（电话、邮箱），员工可对缴纳异常情况进行投诉举报，人力资源部需在5个工作日内核查处理并反馈结果。第十五条风险防控措施合规风险防控：杜绝与员工签订“自愿放弃社保”协议等无效约定，入职时明确告知员工五险一金缴纳的法定性与必要性；若员工因自身原因提出不缴请求，书面告知其法律风险并拒绝，留存沟通记录；及时跟进政策调整，确保缴纳比例、基数核定等符合最新要求，避免因政策滞后导致违规。资金风险防控：财务部严格按缴费明细计提与划转资金，建立缴纳资金专项管理机制，避免资金挪用或逾期缴纳；对缴纳过程中的滞纳金、罚款等额外支出，查明原因并追究相关责任人责任。信息安全风险：人力资源部对员工五险一金个人信息严格保密，建立信息安全管理机制，杜绝信息泄露；缴纳台账与员工信息仅用于公司管理与合规申报，不得用于其他用途。第十六条考核与奖惩五险一金缴纳管理工作纳入相关部门及工作人员年度绩效考核，考核指标包括缴纳及时率、基数准确率、手续合规率等。对制度执行到位、未出现违规情况的部门与个人，给予表彰与物质奖励；对未按制度要求办理参保登记、逾期缴纳、基数核定不实等违规行为，视情节轻重给予相关责任人警告、罚款等处理；因违规缴纳导致公司面临行政处罚或员工索赔的，追究相关部门及责任人责任，造成公司损失的，依法追偿。五、附则第十七条政策宣传与培训人力资源部每季度组织一次五险一金政策培