2026年交通设备公司行政物资集中采购招标管理制度

2026年交通设备公司行政物资集中采购招标管理制度第一章总则第一条目的为规范公司行政物资集中采购招标管理工作，建立“集中管控、公开透明、合规高效、风险可控”的采购招标体系，优化行政物资采购流程，降低采购成本，保障物资质量与供应稳定性，符合《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及行业规范，结合交通设备公司行政物资采购实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有部门及全体岗位人员，涵盖行政物资集中采购招标的需求提报、招标组织、评标定标、合同签订、履约验收、付款结算及监督考核全流程；行政物资范围包括办公耗材、办公设备、后勤保障物资、会议会展物资、行政接待物资等各类非生产性物资；所有达到招标标准的行政物资集中采购活动，均需遵守本制度。第三条基本原则合规守法原则：严格遵循相关法律法规及行业规范，招标流程、评标标准、合同条款等均符合法定要求，杜绝违规招标行为。公开公平公正原则：招标信息、评标流程、中标结果全程公开，评标标准统一明确，确保所有合格供应商平等参与，不受非法干预。集中管控原则：行政物资实行统一集中采购招标，由牵头部门统筹组织，避免分散采购导致的成本失控、质量参差不齐等问题。性价比优先原则：以物资质量、供应能力、售后服务为核心，结合采购价格，综合评估供应商，追求性价比最优，杜绝单纯以低价为中标准则。权责明晰原则：明确各部门、各岗位采购招标责任，做到“谁提需求、谁负责，谁组织、谁担责”，确保责任落实到人。风险防控原则：强化采购招标全流程风险管控，防范围标串标、利益输送、质量不达标等风险，保障采购活动合法合规。第四条管理职责行政部（牵头部门）：负责制度制定与修订；统筹行政物资集中采购招标工作，组织招标实施、评标协调；建立供应商档案，开展供应商管理；负责采购物资的验收、入库与发放；牵头处理采购招标相关纠纷；负责采购招标档案归档管理。财务部：负责审核采购预算，确认资金来源；审核招标项目的成本合理性；负责中标后的付款结算，核对票据真实性与合规性；参与采购价格评估与履约验收核查。审计部：负责监督采购招标全流程，核查招标流程合规性、评标公正性、合同履约情况等；受理采购招标相关投诉举报，查处违规违纪行为。需求部门：负责提报本部门行政物资采购需求，明确物资规格、数量、质量标准、交付时限等要求；参与物资验收，反馈物资使用情况。评标委员会：由公司管理层、行政部、财务部、审计部及相关技术人员组成，负责制定评标标准，开展评标工作，出具评标报告，推荐中标候选人。公司管理层：审批采购招标预算、招标方案、中标结果及重大采购合同；监督制度落实；协调解决采购招标中的重大问题，保障采购工作有序推进。第二章采购招标范围与标准第五条招标范围必招范围：单次采购金额达到公司规定招标标准的行政物资，均需实行集中招标采购；年度批量采购的同类行政物资（如全年办公耗材），累计金额达到招标标准的，实行年度集中招标。可选招标范围：单次采购金额未达招标标准，但物资质量要求高、供应周期长或涉及金额较大的，经管理层审批后，可参照本制度实行招标采购。免招范围：应急抢险、临时急需的行政物资，无法按招标流程采购的，经管理层审批后，可采用询价、单一来源采购等方式，但需留存详细采购记录，事后补报审计部备案。第六条招标标准与方式招标金额标准：单次行政物资采购金额≥规定金额的，实行公开招标；单次采购金额在规定下限至上限之间的，可实行邀请招标；具体金额标准由财务部会同行政部拟定，报管理层审批后执行。公开招标：适用于采购金额较大、供应商资源丰富的项目，通过官方招标平台、行业媒体发布招标公告，面向社会公开征集合格供应商。邀请招标：适用于采购需求特殊、合格供应商较少的项目，由行政部筛选3家及以上符合资质的供应商，发出招标邀请书，邀请其参与投标。特殊采购方式：应急物资、独家供应物资等符合免招条件的，可采用询价采购（向3家及以上供应商询价比价）、单一来源采购（仅向1家供应商采购）等方式，采购过程需全程留痕，接受审计部监督。第三章集中采购招标流程第七条需求提报与预算审核需求提报：各需求部门根据实际工作需要，填写《行政物资采购需求表》，明确物资名称、规格型号、质量标准、数量、交付时限、预算金额等信息，经部门负责人审核签字后，提交行政部。需求汇总：行政部对各部门提交的采购需求进行汇总梳理，合并同类物资，形成年度或月度集中采购需求计划，明确采购批次、招标方式等。预算审核：行政部将采购需求计划及预算明细提交财务部，财务部审核预算的合理性、资金来源的合规性，审核通过后报管理层审批；审批通过后方可启动招标流程。第八条招标准备招标文件编制：行政部会同需求部门、财务部编制招标文件，内容包括招标项目概况、物资技术要求、投标资格条件、投标文件格式、评标标准、交货要求、合同条款、投标截止时间等，招标文件需经审计部审核、管理层审批后生效。供应商资格预审：公开招标的，通过招标公告明确资格预审条件，行政部会同审计部对报名供应商的资质、业绩、信誉、供应能力等进行审核，筛选出合格供应商；邀请招标的，直接筛选符合资质的供应商，发出邀请书。招标文件发放：向合格供应商发放招标文件，明确投标截止时间、开标时间及地点，解答供应商提出的合理疑问，疑问解答结果需同步告知所有参与投标的供应商。第九条招标实施与评标定标投标文件接收：行政部在投标截止时间前，统一接收投标文件，核对文件完整性、密封性，登记后妥善保管，严禁提前拆封；逾期提交的投标文件，一律不予接收。开标：按招标文件规定的时间、地点组织开标，邀请所有投标供应商、评标委员会成员、审计部监督人员到场；当众拆封投标文件，宣读投标报价、物资参数等核心信息，做好开标记录，由各方签字确认。评标：评标委员会按预先确定的评标标准，对投标文件进行综合评审，重点评估物资质量标准、报价合理性、供应商业绩、售后服务承诺等；评标过程全程保密，审计部全程监督，严禁评标委员与供应商私下接触。定标：评标委员会根据评审结果，出具评标报告，推荐1-3名中标候选人，并排序；行政部将评标报告及中标候选人名单报管理层审批，审批通过后，确定中标人。结果公示：中标结果在公司内部及相关招标平台公示3个工作日，公示期间接受投诉举报；无异议的，向中标人发出中标通知书；有异议且核查属实的，取消中标资格，按评标排名依次递补或重新招标。第十条合同签订与履约验收合同签订：中标通知书发出后，行政部在规定期限内与中标人签订采购合同，合同条款需与招标文件、投标文件保持一致，明确物资质量、交付时间、付款方式、违约责任等内容；合同需经财务部、审计部审核，管理层审批后生效。履约跟踪：行政部跟踪供应商履约情况，督促供应商按合同要求按时供货，及时协调解决履约过程中出现的问题，做好跟踪记录。验收：物资到货后，行政部组织需求部门、财务部开展联合验收，核对物资名称、规格、数量、质量等是否符合合同要求，查验产品合格证、检测报告等佐证材料；验收合格的，签署《物资验收单》，办理入库手续；验收不合格的，责令供应商限期整改、退货或换货，追究其违约责任。第十一条付款结算结算申请：供应商凭《物资验收单》、合法有效发票、采购合同等材料，向行政部提交结算申请；行政部审核材料完整性、真实性后，提交财务部。资金审核：财务部审核结算材料合规性、票据真实性，核对采购金额与合同约定一致后，按公司财务付款流程办理付款；付款方式需严格按合同约定执行，可采用一次性付款、分期付款等方式。尾款支付：涉及分期付款的，尾款需在物资正常使用一定期限、确认无质量问题后，按合同约定支付；供应商未完全履行合同义务的，不予支付尾款。第四章供应商管理第十二条供应商准入供应商准入需满足以下条件：具备独立法人资格，持有合法有效的营业执照、相关行业资质证书；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的物资供应能力和售后服务体系；近3年内无重大违法违规经营记录、无质量投诉纠纷记录；能提供符合招标要求的物资样品及检测报告。第十三条供应商考核行政部建立供应商考核机制，每季度对合作供应商进行考核，考核指标包括物资质量、交付及时性、售后服务、报价合理性等；考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级，考核结果作为后续合作、招标资格的重要依据。第十四条供应商档案与动态管理档案建立：行政部为每家长期合作供应商建立专属档案，留存供应商资质证明、合作合同、验收记录、考核结果、投诉处理记录等资料，实行“一户一档”管理。动态管控：对考核优秀的供应商，在后续招标中给予优先邀请资格；对考核合格的供应商，维持正常合作；对考核不合格的供应商，暂停合作资格，责令限期整改，整改仍不合格的，列入供应商黑名单，取消后续投标资格。档案保管：供应商档案实行电子档案与纸质档案双轨管理，电子档案加密存储，纸质档案专人保管，保管期限自合作终止之日起不少于3年。第五章监督考核与奖惩第十五条监督检查日常监督：审计部对采购招标全流程进行日常监督，核查需求提报合理性、招标文件合规性、评标公正性、合同履约情况等，发现问题及时督促整改，做好监督记录。专项审计：每季度开展一次采购招标专项审计，重点核查招标流程合规性、采购价格合理性、资金使用合规性等，形成专项审计报告，上报管理层。投诉处理：设立采购招标投诉举报电话与信箱，接受员工及供应商投诉举报；审计部对投诉举报信息严格保密，在3个工作日内启动核查，核查属实的，严肃处理相关责任人，反馈处理结果。第十六条考核与奖惩奖励措施：（1）采购管理先进部门：年度内采购招标流程规范、成本控制成效显著、无违规行为的部门，授予“行政物资采购管理先进部门”称号，给予部门绩效奖金上浮5%-10%奖励。（2）采购管理先进个人：严格执行采购招标制度、及时发现采购风险、提出有效优化建议的个人，给予一次性奖金500-2000元，年度评优优先考虑。（3）优秀供应商奖励：年度考核优秀的供应商，给予下一年度招标项目优先中标权、增加采购份额等奖励，建立长期战略合作关系。处罚措施：（1）轻微违规：需求提报不实、采购流程操作不规范但未造成损失的，扣除责任人当期绩效奖金100-300元，给予口头警告，限期整改。（2）一般违规：招标文件存在漏洞、评标流程不规范、验收把关不严导致物资质量不达标，造成一定损失的，扣除责任人当期绩效奖金300-800元，给予书面警告，部门负责人承担连带责任。（3）严重违规：存在围标串标、利益输送、伪造凭证、收受回扣等违法违规行为，或因采购失职导致重大经济损失、监管处罚的，扣除责任人全年绩效奖金，给予降职、撤职或解除劳动合同处分；造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；情节严重的，移交司法机关处理。第七章附则第十七条制度解释本制度由公司行政部负责解释，若条款存在歧义，以行政部出具的官方解释为准。第十八条制度修订本制度根据国家法律法规、行业规范及公司行政物资采购管理实际需求适时修订，修订流程由行政部发起，征求相关部门意见后拟定修订草案，报公司管理层审批通过后生效；修订后的制度需向全体员工公示，原制度对应条款同时废止。第十九条特殊情况处理遇不可抗力（如自然灾害、