2026年口腔医疗管理公司办公设备使用与维护制度

2026年口腔医疗管理公司办公设备使用与维护制度第一章总则第一条为规范公司办公设备的使用与维护管理，保障办公设备安全稳定运行，提升办公效率，降低设备运维成本，延长设备使用寿命，依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国消防法》等相关法律法规，结合口腔医疗管理公司办公实际需求，制定本制度。第二条本制度所称办公设备，是指公司为保障经营管理活动正常开展配置的各类通用办公设备及医疗辅助办公设备，包括计算机、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、传真机、电话机、碎纸机、空调、办公桌椅、文件柜等；本制度所称使用与维护管理，涵盖办公设备的申领、登记、使用、日常保养、定期维护、故障报修、报废处置及档案管理等全流程活动。第三条本制度适用于公司各职能部门、下属口腔医疗机构及全体在职员工（含医疗、护理、行政、财务、客服等各类岗位人员），覆盖公司所有办公区域内办公设备的全生命周期管理。第四条办公设备使用与维护管理工作遵循以下基本原则：（一）规范高效原则：建立标准化的设备使用与维护流程，确保设备操作规范、维护及时，提升办公设备使用效率；（二）权责统一原则：明确设备使用、维护、管理的责任主体，将设备管理情况与岗位考核挂钩，做到谁使用、谁负责；（三）预防为主原则：强化日常保养与定期维护，及时排查设备安全隐患，减少设备故障发生率，保障设备稳定运行；（四）节约高效原则：合理配置办公设备资源，避免重复配置与资源浪费，规范设备耗材使用，降低运维成本；（五）安全合规原则：严格遵守安全操作规范，保障设备使用过程中的人身安全、数据安全，符合消防安全及用电安全要求。第五条公司成立办公设备使用与维护管理小组，由总经理担任组长，分管行政的领导担任副组长，成员包括行政部门、财务部门、信息技术部门及各下属口腔医疗机构负责人。管理小组统筹决策办公设备管理重大事项，审定设备采购与报废计划、审核运维经费预算、协调解决设备管理中的重大问题，监督本制度落地执行。行政部门是办公设备使用与维护的归口管理部门，负责牵头制定与修订本制度、统筹办公设备的采购、登记、调配、报废处置，组织开展设备日常保养与定期维护，建立设备管理档案，协调处理设备故障报修，监督各部门设备使用与维护情况；信息技术部门负责计算机、打印机、扫描仪等电子办公设备的技术支持，提供设备故障排查、系统维护、数据安全防护等专业服务；财务部门负责审核办公设备采购与运维经费预算，按规定办理费用报销手续；各下属口腔医疗机构负责本机构办公设备的日常使用管理、维护保养监督，明确专人担任设备管理专员；全体员工需严格遵守本制度规定，正确使用办公设备，做好日常保养，及时上报设备故障。第二章管理范围与职责分工第六条办公设备管理核心范围：（一）电子办公设备：包括台式计算机、笔记本电脑、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、传真机、电话机、摄像头、路由器等；（二）办公家具类设备：包括办公桌椅、文件柜、会议桌、沙发等；（三）环境保障类设备：包括空调、饮水机、加湿器、除湿机等；（四）其他办公设备：包括碎纸机、装订机、过塑机等辅助办公设备。第七条各部门及岗位核心职责：（一）行政部门：每年第四季度组织各部门开展办公设备需求调研，结合设备使用年限、运行状况，编制下一年度办公设备采购与更新计划，报管理小组审批；建立办公设备全生命周期管理档案，详细记录设备采购合同、验收记录、配置参数、使用部门、使用人、维护记录、故障报修记录、报废处置记录等信息；每季度组织一次办公设备全面排查，重点检查设备运行状况、安全隐患、保养情况等，形成排查报告并督促问题整改；统筹办公设备耗材（如打印机硒鼓、墨盒、纸张等）的采购、登记、发放与管理，建立耗材领用台账，控制耗材使用成本。（二）信息技术部门：负责电子办公设备的初始配置、系统安装、软件升级、数据备份与恢复等技术服务；建立电子设备故障快速响应机制，接到故障报修后，简单故障需在2个工作日内解决，复杂故障需在5个工作日内提出解决方案并推进修复；定期开展电子办公设备安全检查，安装必要的安全防护软件，防范病毒入侵与数据泄露；为员工提供电子办公设备使用与基础维护的专项培训，提升员工规范操作能力。（三）各下属口腔医疗机构：依据公司办公设备配置标准，合理分配本机构设备资源，明确每台设备的使用人与责任人；监督本机构员工规范使用办公设备，及时制止违规操作行为；协助行政部门开展设备排查与维护工作，及时上报设备故障与安全隐患；建立本机构办公设备领用与耗材使用台账，定期向行政部门报备。（四）设备使用人：作为设备使用与日常保养的直接责任人，需熟练掌握所使用设备的基本操作规范，严格按要求操作设备；做好设备日常清洁与保养工作，保持设备外观整洁、运行环境干燥通风；使用过程中发现设备异常或故障，需立即停止使用并及时向本部门负责人及行政部门报修，不得擅自拆卸、维修设备；离职或岗位调整时，需按规定办理设备交接手续，确保设备完好无损、相关资料齐全。第三章办公设备使用规范第八条通用使用规范：（一）设备使用前，使用人需确认设备外观完好、线路连接正常、运行环境安全（无易燃易爆物品、无潮湿积水、通风良好）；首次使用或更换设备的，需参加行政部门或信息技术部门组织的操作培训，掌握操作方法后方可使用；（二）使用过程中严格按设备操作说明书或培训要求操作，不得随意更改设备设置、拆卸设备零部件、连接无关外部设备（如不明U盘、移动硬盘等）；严禁在办公设备上存放、处理与工作无关的内容，严禁利用电子办公设备浏览不良网站、下载非法软件；（三）设备使用完毕后，需按规定关闭设备电源，拔掉电源插头（长时间不使用时），整理好设备线路，保持使用环境整洁；对于打印机、复印机等共用设备，使用后需及时清理残留纸张、废料，做好使用记录。第九条各类设备专项使用规范：（一）计算机类设备：严格遵守计算机操作流程，开机前检查电源与线路连接，开机后等待系统正常加载再进行操作；工作过程中及时保存文件资料，定期对重要数据进行备份；严禁在计算机内安装盗版软件、游戏软件及其他与工作无关的软件；使用U盘、移动硬盘等外部存储设备前，需先进行病毒查杀；下班前需关闭计算机系统并切断电源，确保设备安全。（二）打印机、复印机、扫描仪类设备：使用前确认耗材（硒鼓、墨盒、纸张）充足，打印或复印前仔细核对打印内容、份数、格式，避免错打、多打造成浪费；优先采用双面打印、复印模式，减少纸张消耗；打印或复印过程中如出现卡纸、耗材耗尽等情况，需按设备提示规范处理，无法解决的及时联系行政部门；扫描仪使用时需确保扫描文件平整、清洁，避免污渍、褶皱影响扫描效果，扫描完成后及时保存文件并关闭设备。（三）投影仪、传真机类设备：投影仪使用前需检查投影幕布、连接线、音响设备是否正常，调整好投影角度与清晰度；使用过程中避免频繁开关设备，使用完毕后需先关闭投影仪主机，待散热完成后再切断电源，收好连接线与遥控器；传真机使用前确认电话线连接正常、纸张充足，传真文件需清晰完整，发送前核对接收方号码；接收传真后及时整理文件，做好登记；传真机出现卡纸、通信故障时，需停止使用并及时报修。（四）空调、碎纸机类设备：空调使用需遵循节能原则，夏季温度设置不低于26℃，冬季温度设置不高于20℃，无人办公时需关闭空调；定期清洁空调滤网，保持空气流通；碎纸机使用时需将纸张折叠整齐，避免超量投放，严禁投放金属、塑料、硬纸板等非纸质物品；碎纸过程中如出现卡纸，需按设备提示反向旋转清理，清理完毕后再继续使用，使用后及时关闭电源。（五）办公家具类设备：合理使用办公桌椅、文件柜等家具，避免用力敲击、拖拽，保持家具表面整洁；文件柜内物品摆放整齐，避免超载存放导致柜体变形；开关柜门、抽屉时轻推轻拉，防止碰撞损坏。第四章办公设备维护保养规范第九条日常保养规范：（一）设备使用人需每日对所使用设备进行清洁，用干燥、柔软的抹布擦拭设备外观，清除灰尘、污渍，避免使用腐蚀性清洁剂；电子设备需重点清洁键盘、鼠标、显示屏等易积灰部位，打印机、复印机需清洁进纸口、出纸口残留纸屑；（二）保持设备运行环境干燥通风，避免设备长期处于潮湿、高温、多尘环境；定期检查设备线路连接情况，发现线路老化、破损、松动等问题，及时向行政部门报备更换；（三）电子办公设备需定期开机运行，避免长期闲置导致部件老化；打印机、复印机等设备每周需进行一次空转测试，检查设备运行是否顺畅；空调设备每月需清洁一次滤网，每年换季使用前需进行一次全面检查。第十条定期维护规范：（一）行政部门联合信息技术部门每半年组织一次全公司办公设备定期维护，对电子设备进行系统检测、软件升级、病毒查杀、硬件检修；对办公家具、空调等设备进行结构检查、紧固维修、清洁保养；对维护情况进行详细记录，更新设备管理档案；（二）对于大型办公设备（如大型复印机、投影仪等）或技术含量较高的设备，行政部门需委托专业第三方机构进行年度专项维护，确保设备运行性能稳定；维护完成后，需要求第三方机构出具维护报告，并存入设备档案；（三）针对口腔医疗辅助办公设备（如医疗数据录入专用计算机、诊疗报告打印设备等），需结合医疗行业规范要求，增加维护频次，每季度开展一次专项维护，重点检查设备数据安全与运行稳定性，确保符合医疗服务相关要求。第四章办公设备故障报修与处置规范第十一条故障报修规范：（一）设备使用人发现设备故障或异常后，需立即停止使用，保护好故障现场，填写《办公设备故障报修单》（含设备名称、型号、使用部门、使用人、故障描述、报修时间等信息），提交至本部门负责人审核后，报送行政部门；电子设备故障需同时抄送信息技术部门；（二）行政部门接到报修后，需在1个工作日内完成故障登记与初步核实，简单故障（如耗材耗尽、纸张卡纸等）可直接安排解决；复杂故障需协调信息技术部门或第三方维修机构进行检修，明确维修责任人与完成时限，并及时向报修人反馈处理进展；（三）维修过程中，维修人员需做好维修记录，详细记录故障原因、维修措施、更换零部件、维修费用等信息；报修人需配合维修人员开展故障排查与测试工作，确保维修效果。第十二条维修验收与费用管理：（一）设备维修完成后，维修人员需通知行政部门及报修人进行验收；验收内容包括设备运行状态、故障是否解决、维修质量、外观是否完好等；验收合格的，由报修人、维修人员、行政部门负责人共同签字确认；验收不合格的，需要求维修人员重新维修，直至验收合格；（二）维修费用需严格按公司财务管理制度执行，由行政部门统一办理费用报销手续；报销时需提供维修合同（如涉及第三方）、维修清单、费用发票、验收记录等相关材料，经财务部门审核后报销；（三）因员工违规操作、故意损坏或未按要求进行日常保养导致设备故障的，维修费用由相关责任人承担；因设备自然老化、正常损耗导致故障的，维修费用由公司承担。第十三条设备报废处置规范：（一）符合以下条件之一的办公设备，可申请报废：达到规定使用年限（电子设备一般为5-8年，办公家具一般为8-10年）且无法正常使用的；维修费用过高（超过设备现有价值的50%）且维修后仍无法保障稳定运行的；设备严重损坏、无法修复的；因技术更新换代，设备已落后淘汰、无使用价值的；（二）设备报废需由使用部门提出申请，填写《办公设备报废申请表》，说明设备基本信息、报废原因、处置建议等，经行政部门、财务部门审核后，报管理小组审批；审批通过后，由行政部门统一组织处置；（三）报废处置需遵循环保、安全、合规的原则，电子办公设备需委托有资质的专业机构进行数据销毁与回收处理，防止数据泄露；办公家具等设备可根据实际情况进行回收利用、捐赠或拆解处理；处置完成后，行政部门需及时更新设备管理档案，财务部门做好资产核销工作。第五章办公设备档案管理第十四条档案内容与归集：（一）办公设备档案包括设备基础信息材料（设备名称、型号、规格、配置参数、采购合同、发票、验收记录、保修凭证等）、使用管理材料（设备领用记录、使用人变更记录、耗材领用台账等）、维护维修材料（日常保养记录、定期维护记录、故障报修单、维修清单、维修发票、验收记录等）、报废处置材料（报废申请表、审批文件、处置记录、资产核销凭证等）；（二）行政部门负责档案的统一归集与整理工作，设备采购验收后1个工作日内完成初始档案建立，设备使用、维护、报废过程中及时更新相关材料，确保档案内容完整、准确、规范；电子办公设备档案需同时抄送信息技术部门备案。第十五条档案保管与使用：（一）档案采用纸质与电子双重归档方式，纸质档案妥善存放在专用档案柜，实行专人管理，建立档案借阅登记制度，借阅档案需经行政部门负责人审批，借阅期限不得超过7个工作日；电子档案存储在公司加密服务器，做好备份与安全防护，防止信息泄露或丢失；（二）档案保管期限为设备报废后至少3年，其中电子办公设备的维修记录、数据安全相关材料保管期限不得少于5年；档案保管期间，行政部门需定期检查档案保管情况，确保档案完好；（三）档案作为设备采购、维护、报废、成本核算、审计检查的重要依据，相关部门因工作需要查阅档案的，需按规定办理借阅手续；外部单位（如审计机构、监管部门）依法查阅档案的，按相关规定配合提供。第六章监督考核与奖惩第十六条监督检查机制：（一）日常监督：行政部门每日对各部门办公设备使用与维护情况进行抽查，重点检查设备操作规范性、日常保养情况、故障报修及时性等，及时发现并纠正问题；（二）定期考核：每季度由行政部门牵头开展办公设备管理专项考核，考核指标包括设备完好率（≥95%）、故障报修及时率（100%）、维修完成率（≥98%）、耗材使用合规率（≥98%）、档案完整率（100%）等；考核结果与各部门及设备使用人的绩效考核直接挂钩；（三）专项督查：管理小组每半年组织一次全公司办公设备管理专项督查，结合设备排查情况、考核结果、员工反馈等，对各部门设备管理工作进行综合评估，督促问题整改，提出优化改进建议。第十七条奖励措施：对严格遵守本制度规定，在办公设备使用与维护管理工作中表现突出的部门和个人，公司给予通报表扬及相应奖励：（一）部门奖励：季度考核中各项指标均达标，设备完好率高、耗材使用成本控制效果好、无重大设备故障的部门，授予“办公设备管理优秀部门”称号，发放团队奖金；（二）个人奖励：设备使用规范、日常保养到位，所使用设备全年无故障或故障发生率极低的个人；及时发现设备重大安全隐患并避免损失的个人；提出办公设备管理优化建