档案‘三合一’制度：规范全流程管理

档案‘三合一’制度：规范全流程管理档案“三合一”制度，核心是将档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表整合为一份统一制度，用于规范档案形成、收集、整理、归档、鉴定、销毁全流程，是机关档案管理的基础制度（依据档函〔2022〕58号，2025年底前机关需全面实行）。以下从核心内涵、编制要点、执行流程、保障措施等方面展开，提供可直接落地的制度模板与操作指南。一、核心内涵与作用核心模块定义核心作用档案分类方案明确档案门类（文书、基建、会计等）、档号结构及编制规则统一分类标准，确保档案有序化、检索高效化文件材料归档范围界定应归档与不归档的文件材料边界避免档案缺失或冗余，保障资源完整档案保管期限表按价值确定保管期限（永久/30年/10年，专业档案从其规定）精准鉴定价值，优化存储资源，降低管理成本二、制度编制规范（核心要点）1.编制依据国家档案局档函〔2022〕58号、第8号令、第13号令等；GB/T11822、DA/T18等档案行业标准；本单位职能、内设机构及业务流程。2.结构框架（通用模板）PlainText

[单位名称]档案“三合一”管理制度

第一章总则（目的、依据、适用范围、原则）

第二章档案分类方案（门类划分、档号规则）

第三章文件材料归档范围（应归档/不归档清单）

第四章档案保管期限表（按条款明确期限）

第五章编制与修订流程（编制、审核、审批、备案）

第六章执行与监督（责任分工、检查、追责）

第七章附则（解释权、生效日期）3.分类方案编制要点门类划分：覆盖文书、基建、会计、人事、科研、声像等全门类；档号结构：采用“全宗号-门类代码-年度-保管期限-件号”等层级，示例：ZJ-WS-2026-YJ-001（ZJ为全宗号，WS为文书，YJ为永久）；层级编码：条款号分2-4层（如1、1.1、1.1.1），按业务流程或职能排序。4.归档范围与保管期限表编制格式：采用“条款号+条款+保管期限”三栏式，示例如下：条款号条款内容保管期限1.1单位年度工作总结、计划永久1.2部门月度例会纪要10年2.1基建项目立项批复、可研报告永久2.2基建项目监理日志30年关键原则：一事一条款，明确文件来源、内容、形式；不归档范围单独列明（如草稿、重复文件、临时性通知）；专业档案（如会计、人事）按行业规定细化期限。三、执行流程（从编制到落地）组建编制小组：由档案部门牵头，联合办公室、业务部门、财务部门等，明确分工与时间表。调研梳理：梳理单位职能、业务流程、历史档案分类现状；收集近3年文件清单，区分应归档/不归档材料；对标同行业标杆单位，借鉴成熟经验。起草制度：按上述框架编写，确保条款可操作、无歧义。审核审批：内部审核：业务部门、法律顾问、财务部门会审；外部备案：报同级档案主管部门审查通过后发布实施。培训与执行：开展全员培训，重点讲解归档范围、期限判定、档号填写；档案部门建立台账，跟踪执行情况，每季度抽查归档质量。修订与维护：每年评估制度适用性，遇机构调整、业务变化时及时修订，重新备案。四、常见问题与防范措施常见问题防范措施分类交叉、档号混乱统一门类代码，编制《档号编制手册》，组织专项培训归档范围模糊细化条款，明确“不归档清单”，附典型案例说明期限判定错误对照8号令及专业标准，重大档案组织专家会审执行不到位将归档工作纳入部门绩效考核，档案部门定期督查五、制度模板（精简版）PlainText

[单位名称]档案“三合一”管理制度

第一章总则

第一条为规范档案管理，依据档函〔2022〕58号等文件，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位及下属机构所有档案的形成、收集、整理、归档、鉴定、销毁等环节。

第三条遵循“统一标准、分类科学、应归尽归、期限精准”原则。

第二章档案分类方案

第四条档案门类：文书（WS）、基建（JJ）、会计（KJ）、人事（RS）、声像（SX）等。

第五条档号规则：全宗号-门类代码-年度-保管期限（YJ/J30/J10）-件号。

第三章归档范围

第六条应归档材料：

1.单位决策、规划、总结等综合性文件；

2.业务合同、项目报告、审批文件等；

3.财务报表、审计报告、会计凭证等；

4.人事任免、考核、培训等材料。

第七条不归档材料：

1.非正式草稿、重复文件；

2.与本单位无关的抄送文件；

3.临时性事务通知。

第四章保管期限表（节选）

|条款号|条款|保管期限|

|----|----|----|

|1.0|综合性文件|-|

|1.1|单位年度工作报告、发展规划|永久|

|1.2|部门季度总结、计划|10年|

|2.0|业务合同|-|

|2.1|重大合同（金额≥500万）|永久|

|2.2|一般合同|30年|

第五章附则

第八条本制度由档案部门负责解释，自发布之日起施行。

发布单位：[单位名称]

发布日期：XXXX年XX月XX日六、数字化适配建议系统对接：将“三合一”规则嵌入OA或档案管理系统，实现文件形成时自动判定归档范围、分类及期限；电子档号生成：系统按规则自动分配档号，避免人工错误；到期提醒