机关单位档案管理责任制实施细则

机关单位档案管理责任制实施细则一、总则1.制定目的：为规范机关档案管理工作，强化责任落实，保障档案资源完整、安全并有效服务机关履职，结合单位实际工作情况制定本细则。2.政策依据：依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规及上级档案主管部门要求，立足单位职能定位与业务特点。3.适用范围：本细则适用于单位各科室（部门）及所属机构的档案管理活动，涵盖文书、业务、科技、人事、会计等各类档案。4.基本原则：坚持“统一领导、分级负责、集中管理、全程管控”，落实“谁形成、谁负责，谁管理、谁负责”的责任机制。二、职责分工（一）领导班子责任单位主要负责人：对档案工作负总责，统筹档案管理与单位发展规划，保障人员配置、经费投入及设施建设，定期听取档案工作汇报并解决重大问题。分管领导：协助主要负责人分管档案工作，审定档案管理制度，协调跨部门档案事务，督促责任落实与问题整改。（二）档案管理部门责任档案管理部门（如办公室、档案科）作为档案工作的组织实施主体，履行以下职责：制定完善档案管理制度、流程及操作规范，牵头组织档案业务培训与考核。指导、监督各部门档案收集、整理、移交工作，确保档案质量符合规范。负责档案的集中保管、鉴定、统计、利用及信息化建设，建立档案安全防控体系。定期向同级档案主管部门报送档案工作情况，配合完成档案执法检查与专项审计。（三）业务部门责任各科室（部门）为档案形成的责任主体，履行以下职责：部门负责人：为本部门档案管理第一责任人，督促本部门人员按要求形成、移交档案，确保档案真实、完整、有效。部门档案员：负责本部门文件材料的日常收集、分类整理及预归档，定期（如年度终了后3个月内）移交至档案管理部门；跟踪业务活动，确保应归档材料无遗漏。（四）档案工作人员责任专职档案员：执行档案管理制度，开展档案接收、编目、保管、利用等日常工作；维护档案实体与信息安全，定期检查库房环境与档案状况，做好防护记录；开展档案编研，为单位决策、业务开展提供信息支撑。兼职档案员：配合专职档案员工作，完成本岗位或部门的档案收集、整理任务，参加档案业务培训并落实整改要求。三、档案管理流程责任要求（一）档案形成与收集各部门在业务活动中形成的文件材料（含纸质、电子、声像等），由经办人负责收集，确保内容真实、格式规范（如电子文件元数据完整、纸质文件签字盖章齐全）。重大活动、重要会议、重点项目形成的档案，由牵头部门指定专人全程跟踪收集，同步形成《档案收集清单》报档案管理部门备案。（二）整理与归档部门档案员按档案管理部门要求，对收集的材料进行分类、组卷（或数字化整理），在规定时限内移交档案管理部门；电子档案需与纸质档案同步整理、归档，确保“双套制”管理规范。档案管理部门接收档案时，须严格审核质量，对不符合要求的退回部门重新整理，直至验收通过。（三）保管与利用档案管理部门应配备符合安全标准的库房，落实防火、防潮、防虫、防盗等措施，定期（每季度）检查档案保管状况并记录；电子档案需存储于专用服务器，定期备份并检测可读性。档案利用实行审批制度：内部利用由部门负责人签批，外部利用需经单位分管领导批准；利用过程做好登记，严禁擅自复制、传播档案信息。（四）鉴定与销毁档案管理部门每10年组织一次到期档案鉴定，成立由业务部门、档案部门、法律部门人员组成的鉴定小组，提出存毁意见并报单位分管领导审批。销毁档案须编制《销毁清册》，经单位主要负责人批准后，由两人以上监销，监销人签字确认；《销毁清册》永久保存，销毁过程全程记录。四、监督考核（一）考核组织由单位档案工作领导小组（或办公室）牵头，会同纪检、人事部门组成考核小组，每年结合年度工作考核开展档案管理责任考核。（二）考核内容重点考核职责履行、制度执行、档案质量（完整率、准确率）、安全管理、利用服务成效等，具体参照《档案管理考核评分表》（见附件）。（三）结果运用考核结果纳入部门和个人绩效考核，与评优评先、职务晋升挂钩：对考核优秀的部门和个人予以表彰，优先推荐参加档案系统评优；对考核不合格的，责令限期整改，整改不力的追究相关责任。五、责任追究（一）违规行为认定未履行档案管理职责，导致档案收集不完整、整理不规范、移交不及时的；档案保管不善，造成档案损毁、丢失，或档案信息泄露的；擅自销毁档案，或违规提供、利用档案，造成不良后果的。（二）责任追究方式对直接责任人，视情节给予批评教育、责令检查、通报批评、扣减绩效工资等处理；情节严重的，依规给予党纪政纪处分；因失职造成重大损失的，依法追究法律责任。发生违规行为的部门，取消当年评优资格，限期整改；整改情况纳入次年考核，整改不力的约谈部门负责人。（三）整改要求被追究责任的部门或个人，应在15个工作日内制定整改方案，明确整改措施、时限及责任人；档案管理部门跟踪检查整改效果，确保问题闭环解决。六、附则1.本细则由单位档案管理部门负责解释，自发布之日起施行。2.本细则未尽事宜，按国家相关档案法律法规执行；此前规